Τρόπος χρήσης των τύπων και των λειτουργιών του Excel

Η καλύτερη χρήση που μπορείτε να κάνετε από το Microsoft Excel (ή το λογισμικό ανοιχτού κώδικα LibreOffice Calc) είναι να πραγματοποιήσετε αυτόματους υπολογισμούς. Προσπαθώντας να είναι σούπερ συνθετικό σε αυτό το άρθρο οδηγού, ας μιλήσουμε για τις Λειτουργίες του, δηλ. Τις εντολές που μπορείτε να εκτελέσετε σε κυψέλες του Excel για να βεβαιωθείτε ότι γεμίζονται αυτόματα με βάση τα δεδομένα που έχουν εγγραφεί στα άλλα κελιά. Με άλλα λόγια, αφού δημιουργηθεί ένας πίνακας αριθμών ή άλλων τιμών, είναι δυνατό να επιλέξετε ένα κελί του οποίου η τιμή μέσα σε αυτό, αφού διαμορφώσει μια λειτουργία, γεμίζει. Αυτός ο τύπος μπορεί να είναι, για παράδειγμα, το άθροισμα των τιμών των άλλων κυττάρων, διασφαλίζοντας ότι το ποσό αυτό αλλάζει αυτόματα μόνο με την αλλαγή ή την προσθήκη αριθμών στον πίνακα, κάνοντας κάθε τύπο υπολογισμού πολύ γρήγορα, ακόμα και με χιλιάδες δεδομένα.
Σε αυτόν τον οδηγό βλέπουμε πώς να χρησιμοποιούμε τους πιο σημαντικούς τύπους και λειτουργίες Excel για να γνωρίζουμε, τόσο τα πιο γνωστά όσο και τα πιο συγκεκριμένα, τα οποία εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται καθημερινά από εκείνους που εργάζονται με το Excel.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να κάνετε υπολογισμούς στο Excel

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες του Excel

Για να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες στο Excel, απλά γράψτε το όνομα της λειτουργίας και, στη συνέχεια, τα κελιά που την αφορούν. Αυτό μπορεί να γίνει με το χέρι επιλέγοντας ένα κελί και στη συνέχεια γράφοντας τη λειτουργία στην κορυφή, πάνω από τη γραμμή ABCDEF .. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο μενού Φόρμες στην κορυφή και να πατήσετε το πλήκτρο Εισαγωγής για να εμφανιστεί ένα πλαίσιο καθοδηγούμενης φόρμουλας με μερικά βασικά παραδείγματα.
Οι τύποι γράφονται πάντοτε με α = μπροστά (για παράδειγμα = SUM) και έπειτα υποδεικνύοντας, σε παρενθέσεις, τα κελιά που πρέπει να προστεθούν χωρισμένα με ένα ερωτηματικό (για παράδειγμα = SUM (A3, C2) των κυψελών A3 και C2) ή διαχωρίζεται από τα σημεία, αν θέλετε να προσθέσετε όλα τα κελιά στη μέση των δύο (για παράδειγμα = SUM (A3, A8) προσθέτει τις τιμές από το κελί A3 στο κελί A8.
Ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε λειτουργίες στο Excel είναι να γράψετε τον τύπο σε ένα κελί (για παράδειγμα = SUM), να δημιουργήσετε ένα κενό και στη συνέχεια να επιλέξετε τα στοιχεία που θα συμπεριληφθούν στη λειτουργία, ένα προς ένα ή πατώντας στην κεφαλίδα του μια στήλη ή ακόμα και σύροντας το ποντίκι πάνω από μια στήλη ή το εύρος των κυψελών των οποίων το άθροισμα πρόκειται να υπολογιστεί ή οποιοσδήποτε άλλος υπολογισμός εκφράζεται. Αλλά συνιστώ να μην ξεχάσετε να τοποθετήσετε τους βραχίονες. Πατήστε Enter για να αποδεχθείτε τον τύπο, ενώ για να βγείτε από τη λειτουργία λειτουργίας μπορείτε να πατήσετε ESC .

Λειτουργίες και φόρμουλες του Excel που πρέπει να γνωρίζετε

Παρακάτω, ας δούμε ποιες είναι οι πιο χρησιμοποιούμενες λειτουργίες από εκείνους που χρησιμοποιούν το Excel. Για κάθε τύπο βλέπουμε επίσης πώς είναι γραμμένο στο Excel στα αγγλικά (τα στοιχεία είναι επίσης στα αγγλικά).

Λειτουργίες υπολογισμού

• SUM : είναι η πιο χρησιμοποιούμενη λειτουργία στο Excel. Η χρήση του είναι πολύ απλή, απλά γράψτε τη λέξη = SUM σε ένα κελί και στη συνέχεια το εύρος των κυττάρων με τις τιμές που θα προστεθούν.
• COUNT : για να μετρήσετε τον αριθμό των κελιών, χρησιμοποιήστε τον τύπο = COUNT. NUMBERS

ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Οδηγός για τους τύπους Excel για τον υπολογισμό αριθμών και κελιών (COUNT και SUM)

• Μέσος όρος: Η συνάρτηση AVERAGE λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο, δείχνει τη μέση τιμή μιας σειράς αριθμών και χρησιμοποιείται με γράψιμο σε ένα κελί = ΜΕΣΟ . Στη συνέχεια σύρετε το ποντίκι κατά μήκος της στήλης των κυψελών για να μετρήσετε τις τιμές. (Οδηγός)
• MAX : Η λειτουργία MAX είναι χρήσιμη όταν υπάρχει μεγάλη λίστα αριθμών σε μια στήλη και πρέπει να βρείτε τη μεγαλύτερη τιμή. Πληκτρολογήστε = MAX (στο κελί), στη συνέχεια σύρετε το ποντίκι κατά μήκος της στήλης των κελιών όπου θέλετε να βρείτε τη μέγιστη τιμή. (Οδηγός)
• MIN : Η λειτουργία MIN είναι σαν το MAX, χρησιμοποιείται μόνο για να βρει την ελάχιστη τιμή στη λίστα. (Οδηγός)
• PRODUCT (PRODUCT): Αυτή η λειτουργία σας επιτρέπει να πολλαπλασιάσετε τους αριθμούς των επιλεγμένων κελιών, επίσης καλό για τον υπολογισμό ενός ποσού τιμής κατά ένα ποσοστό (για παράδειγμα ΦΠΑ ή έκπτωση). Στη συνέχεια, γράψτε = PRODUCT, δημιουργήστε ένα κενό και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα κελιά που πολλαπλασιάζονται ή το εύρος των κελιών μεταξύ τους. (Οδηγός)
• MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): Αυτή η συνάρτηση, η οποία στα αγγλικά ονομάζεται SUMPRODUCT, σας επιτρέπει να επιλέξετε πολλαπλές λίστες αριθμών στο φύλλο εργασίας (επομένως πολλαπλές στήλες δεδομένων), πολλαπλασιάζοντας τα ποσά των επιλεγμένων στηλών μεταξύ τους. (Οδηγός)

Σημείωση: μια εναλλακτική μέθοδος για την επιλογή πολλαπλών στοιχείων για την εκτέλεση μιας μαθηματικής λειτουργίας είναι η επιλογή μεμονωμένων στοιχείων πληκτρολογώντας την αρχή της λειτουργίας, κατόπιν κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL, μπορείτε να επιλέξετε τα κελιά που θέλετε να προσθέσετε ή να πολλαπλασιάσετε ένα κάθε φορά. Αφού πληκτρολογήσετε την παρένθεση κλεισίματος ) για να κλείσετε τη λειτουργία, πιέστε το πλήκτρο ENTER για να εμφανιστεί το αποτέλεσμα σε αυτό το κελί.

Λειτουργίες λογικών SE

Πιο σύνθετοι τύποι μπορούν να δημιουργηθούν με την προσθήκη συνθηκών . Λειτουργίες με συνθήκες δημιουργούνται προσθέτοντας το .SE στη συνάρτηση (για παράδειγμα SUM.SE). Αυτοί οι τύποι σάς επιτρέπουν να πραγματοποιείτε υπολογισμούς στα κελιά μόνο εάν πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις . Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε μια στήλη αριθμών, μπορείτε να κάνετε έναν μέσο όρο εκείνων που υπερβαίνουν ένα συγκεκριμένο όριο με τη συνάρτηση AVERAGE.
Για να χρησιμοποιήσετε μια λειτουργία όπως το MEDIA.SE, πρέπει να γράψετε με τον ακόλουθο τρόπο: = SUM.ME (C1: C11; "> = 10") που σημαίνει ότι όλα τα κελιά έχουν μια τιμή μεγαλύτερη ή ίση με 10. Με λίγα λόγια, το εύρος των κυττάρων εισάγεται στην παρένθεση, τότε το και στη συνέχεια, σε εισαγωγικά, την κατάσταση. Για να διευκολυνθεί η δημιουργία συνθηκών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον δημιουργό των λειτουργιών στο μενού Φόρμες στο επάνω μέρος.
Εκτός από τους οδηγούς SOMMA.SE (SUMIF) (οδηγός) και MEDIA.SE (οδηγός), άλλοι τύποι με πολύ κοινές και εύχρηστες συνθήκες είναι οι εξής:

• COUNTIF (COUNTIF): μετράει μόνο κύτταρα που ικανοποιούν μια κατάσταση. (Οδηγός)
• COUNTIF ( COUNTIFS ): όπως το COUNTIF, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μετρήσει τα δεδομένα συμβολοσειρών. (Οδηγός)
• MIN.PIÙ.SE (MINIFS): θα επιστρέψει την ελάχιστη τιμή σε μια σειρά στοιχείων που ικανοποιούν την προϋπόθεση. (Οδηγός)
• MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): ως MIN.PIÙ.SE, αλλά επιστρέφει τη μέγιστη τιμή σε ένα εύρος. (Οδηγός)

Λειτουργίες λογικής

Μερικές από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Excel είναι οι λογικές λειτουργίες που χρησιμοποιούνται για να συγκρίνουν διαφορετικά κελιά για να επιστρέψουν τα αποτελέσματα βάσει των αποτελεσμάτων σύγκρισης. Για παράδειγμα, η λειτουργία SE θα εξετάσει αν τα κελιά ταιριάζουν με τις συνθήκες σύγκρισης που έχουν τεθεί. Εάν η σύγκριση είναι αληθής, το πεδίο αποτελεσμάτων θα επιστρέψει όποια τιμή ορίζεται αν είναι TRUE, αλλιώς θα επιστρέψει την τιμή που καθορίστηκε για το FALSE.
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία SE, πατήστε στο κελί όπου θέλετε να εμφανιστεί το αποτέλεσμα, στη συνέχεια πληκτρολογήστε = SE ( .
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στα κελιά που θέλετε να συγκρίνετε, χωρισμένα από έναν χειριστή σύγκρισης. Για παράδειγμα A2 . Τοποθετήστε ένα ερωτηματικό ακολουθούμενο από την τιμή που θέλετε να εμφανίζεται εάν η προϋπόθεση είναι αληθής. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε "ΝΑΙ" για να δείτε τη λέξη ΝΑΙ γραμμένο σε περίπτωση που ο αριθμός των κελιών A2 είναι μικρότερος από τον αριθμό του κελιού B2.
Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα άλλο ερωτηματικό, ακολουθούμενο από τη λέξη "ΟΧΙ" που θέλετε να εμφανίσετε αν η σύγκριση μεταξύ τιμών δεν είναι αληθής και, συνεπώς, εάν η τιμή του B2 είναι χαμηλότερη από την τιμή Α2, θα γράψαμε NO και θα κλείσουμε την παρένθεση .
Τελικά ο τύπος αυτού του παραδείγματος θα είναι: = SE (C7> C8, "ΝΑΙ", "NO")
Στη συνέχεια, μπορείτε να γεμίσετε ολόκληρη τη στήλη μέχρι την τελευταία σειρά για να εκτελέσετε την ίδια σύγκριση σε όλες τις σειρές.
Μια προηγμένη προσέγγιση για τη χρήση της λειτουργίας SE είναι να φωλιάζετε έναν άλλο υπολογισμό στα πεδία True ή False. Για παράδειγμα, εάν A2 , μπορείτε να το βάλετε αν είναι αληθινό, βάζετε το αποτέλεσμα του A3-A2 ενώ αν είναι ψευδές, κάνετε τη διαφορά A2-A3 (Οδηγός για SE).
Άλλες λογικές λειτουργίες στο Excel περιλαμβάνουν λειτουργούς όπως:
E (AND): Εάν όλα τα κελιά μιας λίστας συμμορφώνονται με την κατάσταση, το αποτέλεσμα είναι True, αλλιώς εμφανίζεται το False. (βλ. οδηγό)
ΜΗ (NOT): αυτή η λειτουργία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιστροφή του αποτελέσματος σε ένα άλλο κελί. Από το αληθινό στο ψεύτικο ή από το ψέμα στο αληθινό. (βλ. οδηγό)
O (OR): Αν κάποιο από τα κελιά πληρούν την προϋπόθεση, το αποτέλεσμα είναι True, αλλιώς False. (βλ. οδηγό)
SWITCH : εκχυλίζει μια συγκεκριμένη καθορισμένη τιμή αν αυτό φαίνεται μέσα στα επιλεγμένα κελιά (βλ. Οδηγό)
XOR : αν μόνο ένα από τα αναγραφόμενα κελιά είναι αληθινό, το αποτέλεσμα θα είναι αληθινό, εάν όλα είναι αληθή ή όλα είναι ψευδή, το αποτέλεσμα θα είναι ψευδές. (βλ. οδηγό)
Όπως και με την οδηγία SE, είναι δυνατό να αντικατασταθούν οι πραγματικές και οι ψευδείς εξόδους με άλλους τύπους, κάνοντας λογικές λειτουργίες ένα πραγματικά ισχυρό εργαλείο του EXcel, αν και πολύπλοκο για χρήση σε πολύ προχωρημένα επίπεδα.

Λειτουργίες κειμένου

Για να τερματίσετε αυτόν τον οδηγό στις λειτουργίες του Excel, ας μιλήσουμε για τις λειτουργίες κειμένου, οι οποίες δεν είναι μαθηματικοί τύποι ή υπολογισμοί, αλλά μπορούν να είναι χρήσιμοι για τη σύζευξη λέξεων μεταξύ τους ή για την προσθήκη λιστών προϊόντων και ούτω καθεξής. Το Excel προσφέρει μια ορισμένη ποικιλία τύπων συμβολοσειρών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε αυτές τις περιπτώσεις.
Η συνάρτηση CONCAT σας επιτρέπει να συγκολλήσετε πολλές αλυσίδες κειμένου από διαφορετικά κελιά του φύλλου εργασίας σε μια μονή συμβολοσειρά. Η χρήση αυτής της λειτουργίας είναι απλή στην εγγραφή και απλά κάνει: = CONCAT ("string1": "string2"; "string3") (βλ. Οδηγό). Με μια τέτοια λειτουργία είναι δυνατό να συνδυαστούν πολλές λέξεις μαζί σε διαφορετικά κελιά.
Άλλες λειτουργίες κειμένου και λέξεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel είναι:

• ΑΡΙΣΤΕΡΑ (ΑΡΙΣΤΕΡΑ): επιστρέφει τον αριθμό των χαρακτήρων που καθορίζονται από την αριστερή πλευρά μιας λέξης (βλ. Οδηγό)
• ΔΕΞΙΑ (ΔΕΞΙΑ): επιστρέφει τον αριθμό των χαρακτήρων από τη δεξιά πλευρά μιας συμβολοσειράς. (βλ. οδηγό)
• STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): Εξάγει χαρακτήρες στο κέντρο μιας λέξης. (βλ. οδηγό)
• ΑΚΥΡΩΣΗ ΧΩΡΩΝ (TRIM): αφαιρεί χώρους στην αρχή ή το τέλος μιας συμβολοσειράς. (βλ. οδηγό)
• TEXT (TEXT): μετατρέπει μια τιμή από οποιοδήποτε κελί σε μια έκδοση λέξης αυτής της τιμής. (βλ. οδηγό)
• ΜΗΚΟΣ (LEN): να γνωρίζετε τον αριθμό των χαρακτήρων σε μια λέξη ή κείμενο. (βλ. οδηγό)

Υπάρχουν λειτουργίες του Excel για σχεδόν οποιονδήποτε υπολογισμό ή σκοπό χειρισμού δεδομένων που θα μπορούσατε να φανταστείτε και ακόμα περισσότερο. Όσο περισσότερο βιώνετε με τους τύπους, τόσο καλύτερα γίνεστε με το Excel και μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε μεγάλα και πλήρη υπολογιστικά φύλλα δεδομένων όλων των τύπων. Ο ευκολότερος τρόπος να δοκιμάσετε και να μάθετε τις λειτουργίες είναι να χρησιμοποιήσετε το μενού Φόρμες, πατήστε Εισαγωγή και, στο αναδυόμενο παράθυρο, αλλάξτε την κατηγορία για να δείτε όλες τις διαθέσιμες και χρήσιμες λειτουργίες. Το εργαλείο δημιουργίας φόρμουλας εξηγεί βήμα προς βήμα τον τρόπο επιλογής των διαφόρων κριτηρίων, των συνθηκών και των κυττάρων, κάνοντας ακόμη και μια δουλειά που μέχρι πρόσφατα ήταν απλά για τους ειδικούς.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Excel κόλπα για να γίνουν εμπειρογνώμονες σε υπολογισμούς και την παρουσίαση δεδομένων