Ένα από τα πλέον χρησιμοποιούμενα διαγράμματα στον επιχειρηματικό τομέα είναι το διάγραμμα Gantt, ένας ιδιαίτερος τύπος γραφήματος που σας επιτρέπει να ταξινομήσετε όλες τις δραστηριότητες σε σωστά χρονικά διαστήματα, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε αμέσως τη διάρκεια του έργου. Αυτοί οι τύποι διαγραμμάτων χρησιμοποιούνται ευρέως, για παράδειγμα από τη Microsoft και το Mozilla, για να δείξουν τη διάρκεια της υποστήριξης για τα λειτουργικά συστήματα ή τα προγράμματα που γίνονται, αλλά μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα όταν πρέπει να σχεδιάσουμε τις ημερομηνίες εκτέλεσης των εργασιών, τις εξαρτήσεις μεταξύ των διαφορετικών φάσεις και υπο-φάσεις, τα άτομα που συμμετέχουν στο έργο για το συντονισμό και πολλές άλλες περισσότερο ή λιγότερο λεπτομερείς πληροφορίες. Εάν δεν έχουμε δημιουργήσει ποτέ αυτά τα διαγράμματα, σε αυτόν τον οδηγό θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε διαγράμματα Gantt για έργα και σχέδια χρησιμοποιώντας τα πιο γνωστά προγράμματα που είναι διαθέσιμα τόσο στο χώρο εργασίας όσο και στο σπίτι.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Προγράμματα διαχείρισης και προγραμματισμού έργων
1) το Microsoft Excel
Το πρόγραμμα που προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα νέο γράφημα Gantt είναι το Excel, ο διαχειριστής υπολογιστικών φύλλων που περιλαμβάνεται στη σουίτα του Office και είναι διαθέσιμος σε οποιοδήποτε γραφείο ή σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Για να δημιουργήσουμε ένα νέο διάγραμμα Gantt ανοίγουμε το Excel και στην αρχική οθόνη κάνουμε κύλιση στη σελίδα των μοντέλων μέχρι να βρούμε το μοντέλο που ονομάζεται Gantt Project Planning . Ένα νέο υπολογιστικό φύλλο θα ανοίξει αμέσως με το διάγραμμα έτοιμο προς χρήση.
Μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε άλλα μοντέλα Gantt πληκτρολογώντας την κορυφαία γραμμή αναζήτησης Gantt και επιλέγοντας από τα 5 μοντέλα που προτείνει η Microsoft.
Μεγάλο μέρος του γραφικού έργου έχει ήδη γίνει, θα χρειαστεί μόνο να τροποποιήσουμε τα κελιά στα οποία υπάρχει το όνομα του έργου, να τροποποιήσουμε τα ονόματα των διαφόρων δραστηριοτήτων, να εισαγάγουμε τις ημερομηνίες έναρξης του σχεδίου και τη διάρκεια του σχεδίου, να εισάγουμε (επίσης αργότερα) την έναρξη και το τέλος της δραστηριότητας και, τέλος, το ποσοστό ολοκλήρωσης της δραστηριότητας. Κάθε τροποποίηση εντός των κυψελών αντιστοιχεί σε μια τροποποίηση στις ράβδους στη δεξιά πλευρά, που είναι ο πραγματικός πίνακας Gantt. Στο τέλος των αλλαγών, απλά κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στο επάνω μέρος για να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του διαγράμματος, ώστε να μπορείτε να το μοιραστείτε με άλλους συναδέλφους.
2) το Microsoft PowerPoint
Ένα άλλο εργαλείο στη σουίτα του Microsoft Office που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διαγράμματα Gantt είναι το PowerPoint, το πρόγραμμα διαχείρισης διαφανειών και διαφανειών. Για να το κάνουμε αυτό ανοίγουμε το PowerPoint στον υπολογιστή μας και, στην αρχική οθόνη, πληκτρολογούμε στην κορυφή της γραμμής αναζήτησης Gantt, έτσι ώστε να ξεκινήσει η αναζήτηση στο διαδίκτυο για το κατάλληλο μοντέλο. Θα έχουμε 5 μοντέλα Gantt για να εκμεταλλευτούμε, επιλέγουμε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες μας.
Μόλις ανοίξει το μοντέλο, θα μπορέσουμε να αλλάξουμε τον τίτλο της διαφάνειας και να τροποποιήσουμε τα διάφορα στοιχεία που έχουν εισαχθεί στο διάγραμμα, αποφασίζοντας το όνομα των διαφόρων δραστηριοτήτων, τη διάρκεια των διαφόρων γραμμών του διαγράμματος και την παρουσία (ή μη) των σημαντικών δραστηριοτήτων, στην περίπτωσή μας από κίτρινα ρόμβους. Στη δεύτερη διαφάνεια υπάρχει συνήθως ο μύθος του διαγράμματος, έτσι ώστε να είναι σε θέση να βοηθήσει στην κατανόηση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί. Μόλις επεξεργαστείτε όλα τα πεδία όπως επιθυμείτε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στην επάνω αριστερή γωνία για να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του γραφήματος Gantt μας κατά την παρουσίαση, έτοιμο για προβολή σε συνέδριο ή συνάντηση.
3) Microsoft Visio
Το πιο δημοφιλές πρόγραμμα για τα flowcharts είναι, φυσικά, το Microsoft Visio, το οποίο είναι πιο λειτουργικό από το άλλο πρόγραμμα του Office, το Microsoft Project, που προορίζεται να απορροφηθεί από πλατφόρμες cloud για επιχειρήσεις. Ανοίγουμε αυτό το πρόγραμμα (δυστυχώς δεν είναι ενσωματωμένο στο Office και πρέπει να το αγοράσουμε ξεχωριστά) και, στην οθόνη εκκίνησης, πληκτρολογούμε στην κορυφή της γραμμής Gantt, έτσι ώστε να ανοίξει το μοντέλο που προσφέρεται online από τη Microsoft.
Κατά την πρώτη εκκίνηση του μοντέλου θα μας ζητηθεί να καταχωρήσουμε αμέσως τα στοιχεία που θα χαρακτηρίσουν το διάγραμμα, όπως τον αριθμό των δραστηριοτήτων, την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης του έργου και την αναμενόμενη διάρκεια. Αφού ολοκληρωθεί η αρχική σύνταξη, κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε το πραγματικό γράφημα Gantt. για να εφαρμόσετε όλες τις απαραίτητες αλλαγές, απλά κάντε κλικ σε ένα από τα σημεία του διαγράμματος ή χρησιμοποιήστε την κατάλληλη πλαϊνή γραμμή, όπου υπάρχουν τα κύρια κουμπιά για τη διαχείριση αυτού του τύπου διαγράμματος. Αυτή είναι η αποφασιστικά πιο δύσκολη επιλογή, αλλά αν είμαστε επαγγελματίες και το Visio είναι το καθημερινό μας ψωμί, ένα γράφημα Gantt που δημιουργείται μαζί του είναι σίγουρα ένα βήμα μπροστά σε σύγκριση με όλα τα άλλα μοντέλα που έχουν δει μέχρι στιγμής.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Οι εναλλακτικές λύσεις Visio να σχεδιάσετε γραφήματα, να δημιουργήσετε διαγράμματα ροής, διαγράμματα και σχήματα
4) LibreOffice
Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε διαγράμματα Gantt στο σπίτι χωρίς να διαταραχθεί η σουίτα του Office (η οποία θυμόμαστε ότι πληρώνεται), μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ελεύθερη σουίτα LibreOffice για να επιτύχουμε το ίδιο αποτέλεσμα. Πρώτα από όλα, κατεβάζουμε το LibreOffice στον υπολογιστή μας, χρησιμοποιώντας τον σύνδεσμο εδώ -> Λήψη του LibreOffice. Μόλις προστεθεί η σουίτα στο σύστημά μας, μπορούμε να κατεβάσουμε τα μοντέλα γραφημάτων Gantt διαθέσιμα online και συμβατά με το LibreOffice.
Τα καλύτερα μοντέλα που μπορούμε να λάβουμε είναι τα εξής:
- Διάγραμμα Gantt (απλό)
- Πρότυπο διάγραμμα Gantt
Παίρνουμε εκείνο που ταιριάζει καλύτερα στο έργο που πρέπει να κάνουμε κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο λήψης που περιέχεται στη σελίδα (μπορείτε να το αναγνωρίσετε από το μεγάλο πράσινο βέλος που συνοδεύει το σύνδεσμο). Αφού ληφθεί το μοντέλο στον υπολογιστή, ανοίξτε το με το LibreOffice Calc, για να αποκτήσετε ένα γράφημα Gantt που είναι έτοιμο προς συμπλήρωση.
Τροποποιούμε όλα τα πληρωτέα κελιά και εισάγετε το όνομα της δραστηριότητας, τη διάρκεια του έργου και την πραγματική διάρκεια, έτσι ώστε να τροποποιήσουμε τις γραμμές που υπάρχουν στο δεξιό μέρος του υπολογιστικού φύλλου (ο πραγματικός πίνακας Gantt). Το πιο περίπλοκο μοντέλο δεν έχει τίποτα να ζηλέψει για τις λύσεις που προσφέρει το Office, ενώ το απλό μοντέλο είναι για εκείνους που θέλουν να δημιουργήσουν πολύ απλά και γραμμικά διαγράμματα Gantt.
5) GanttProject
Ένα άλλο δωρεάν πρόγραμμα, στα ιταλικά, με το οποίο μπορούμε να δημιουργήσουμε αποτελεσματικό διάγραμμα Gantt είναι το GanttProject.
Με το GanttProject μπορείτε να σχεδιάσετε μεγάλα έργα, χωρίζοντάς τα σε πολλές μικρές δραστηριότητες, να δείτε τα χρονοδιαγράμματα και τις εξαρτήσεις μεταξύ διαφορετικών δραστηριοτήτων, τις ημερολογιακές ημερομηνίες των δραστηριοτήτων και τους πόρους που καταλαμβάνουν. Με το διάγραμμα Gantt είναι επομένως δυνατή η προβολή της διάρκειας κάθε δραστηριότητας μέχρι το τέλος του έργου και η παρακολούθηση και ο έλεγχος της εξέλιξής του με την πάροδο του χρόνου. Τα έργα μπορούν επίσης να δημιουργηθούν με μεγάλη λεπτομέρεια και όλες οι αλλαγές και ενημερώσεις που γίνονται στο έργο μπορούν να εντοπιστούν. Το GanttProject καταρτίζεται σε Java και είναι διαθέσιμο για Linux, Mac OS X και όλες τις εκδόσεις των Windows, αλλά απαιτεί την παρουσία του λειτουργικού τμήματος Java (JRE) στον υπολογιστή για να λειτουργήσει.
6) TeamGantt
Το TeamGantt είναι μια εφαρμογή στο διαδίκτυο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί δωρεάν για τη διαχείριση ενός έργου με έως και τρία άτομα. Στη συνέχεια, υπάρχουν προγράμματα εγγραφής για λιγότερο περιορισμένη χρήση. Μόλις επισκεφθείτε τον ιστότοπο του TeamGantt, εμφανίζεται αμέσως η διεπαφή παρόμοιου με το MS Project και μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως τη δημιουργία του αρχείου διαχείρισης του έργου σας. Η χρήση του είναι πολύ απλή για τη διαχείριση και το σχεδιασμό σύνθετων εργασιών και έργων, τη δημιουργία του καταλόγου δραστηριοτήτων, την οργάνωση των σχετικών πόρων, τη διάσπαση σε επιμέρους δραστηριότητες και τον καθορισμό προθεσμιών και διάρκειας.
7) gantt.io
Το gantt.io είναι ένας ιστότοπος που σας επιτρέπει να δημιουργείτε απεριόριστα γραφήματα Gantt, με ελεύθερα στυλ και λειτουργίες εξαγωγής σε διάφορες αναλύσεις (η δωρεάν έκδοση επιτρέπει μόνο σε χαμηλή ανάλυση), σχεδιαστές στυλ και πολλά άλλα. Αφού εγγραφείτε (τόσο γρήγορα που δεν απαιτεί ή επιβεβαιώνει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο), μπορούμε να επιλέξουμε μεταξύ δημιουργίας ενός διαγράμματος από ένα μοντέλο ή δημιουργίας του από την αρχή και οι δύο δίνουν τη δυνατότητα να προσαρμόσετε το σχέδιο αλλάζοντας χρώματα, κείμενα και τη δομή γενικά.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Καλύτερες εφαρμογές ιστού για τη διαχείριση σχεδίων και δραστηριοτήτων στο διαδίκτυο
