Ο χρόνος περνάει, τα νέα συστήματα επικοινωνίας γεννιούνται και πεθαίνουν, αλλά ο κύριος για περισσότερο από μια δεκαετία ήταν πάντα ο ίδιος, τα ηλεκτρονικά μηνύματα. Σήμερα, ωστόσο, οι υπηρεσίες λήψης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαφέρουν μεταξύ σύγχρονων και καινοτόμων, με επιλογές για την οργάνωση αλληλογραφίας με διαφορετικούς τρόπους και παλιομοδίτικες, ίδιες με εκείνες πριν από δέκα χρόνια, χωρίς καμία βελτίωση.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Οι καλύτεροι ελεύθεροι ιστότοποι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου μπορείτε να δημιουργήσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Το Google Mail, που ονομάζεται Gmail, είναι σίγουρα η πιο ισχυρή και γεμάτη από επιλογές υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του διαδικτύου και για εκείνους που αντιμετωπίζουν δυσκολίες στη διαχείριση εισερχόμενων μηνυμάτων, σε αυτό το άρθρο θα δούμε μερικά σημαντικά κόλπα που πρέπει να γνωρίζετε για την απλούστευση της διαχείρισης. των νέων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθησαν .
Πρόκειται για τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος για την τακτοποίηση της αλληλογραφίας, διότι, αν γνωρίζετε, αν αφήσετε την εργασία αυτή στο χέρι του χρήστη, παρά την κάθε προσπάθεια, θα καταλήξετε αναπόφευκτα να χάσετε τον πόλεμο με διαταραχή.
Για να αυτοματοποιήσετε τα εισερχόμενα του Gmail, ώστε να μην χρειάζεται να ανησυχείτε για την απώλεια σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνυμάτων, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτές τις 6 συμβουλές χρησιμοποιώντας τις εσωτερικές λειτουργίες του ιστότοπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Google.
Αυτή είναι μια επιτομή του πλήρους οδηγού στο Gmail .
1) Χρησιμοποιήστε φίλτρα και ετικέτες για να διαχειριστείτε αυτόματα τη λήψη των εισερχόμενων μηνυμάτων .
Είχα ήδη μιλήσει για αυτό στο παρελθόν σε ένα γενικό άρθρο οδηγού για τη δημιουργία φίλτρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Yahoo Mail, στο Hotmail και σε άλλες υπηρεσίες αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένου του Gmail.
Η γνώση του τρόπου δημιουργίας φίλτρων στο Gmail είναι απαραίτητη για τη δημιουργία νέων κάθε φορά που λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα στα εισερχόμενά σας, το οποίο δεν είναι αυτόματα καταλογογραφημένο.
Έτσι εάν έχετε όλα τα ληφθέντα μηνύματα αναγραφόμενα σε χρονολογική σειρά, αλλά χωρίς διαφοροποίηση, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε φίλτρα και ετικέτες για να ταξινομήσετε τα μηνύματα σε διάφορους φακέλους σύμφωνα με τον αποστολέα, το θέμα ή άλλα κριτήρια.
Όντας ετικέτες, τα μηνύματα δεν μετακινούνται από τη γενική λίστα των εισερχομένων, αλλά απλά φιλτράρονται και διακρίνονται στην ομάδα, διευκολύνοντας την εύρεση και αναζήτηση τους.
Οι ετικέτες παρατίθενται στην αριστερή πλευρά της σελίδας στο μενού του Gmail.
Όταν λάβετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας που δεν διαθέτει ετικέτα, ανοίξτε το ή επιλέξτε το και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί ετικέτας, το κουμπί δίπλα στο κουμπί " Άλλο " για να δημιουργήσετε ένα νέο.
Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να εφαρμόζεται μια ετικέτα σε κάθε επαναλαμβανόμενο μήνυμα .
Για παράδειγμα, μια ετικέτα εφαρμόζεται στις ειδοποιήσεις Facebook, μια άλλη ετικέτα εφαρμόζεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Navigaweb, ένα άλλο για να δουλεύουν μηνύματα κ.ο.κ.
Μόλις δημιουργήσετε τη νέα ετικέτα για ένα μήνυμα, για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι επόμενες εισερχόμενες παρόμοιες με αυτές που έχουν επισημανθεί αυτόματα με τον ίδιο τρόπο, ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε το κουμπί " Άλλο " και, στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στο " Φιλτράρισμα μηνυμάτων αυτού του τύπου ".
Με αυτόν τον τρόπο, δημιουργείται ένας κανόνας αυτόματα και γρήγορα, οπότε συσχετίζονται όλα τα μηνύματα από την ίδια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την ετικέτα που δημιουργείται.
Το φίλτρο μπορεί να τροποποιηθεί επιλέγοντας ένα διαφορετικό κριτήριο, όπως για παράδειγμα, εάν περιέχει μια συγκεκριμένη λέξη στο θέμα ή αν δεν το περιέχει ή εάν το μήνυμα έχει ένα συνημμένο ή όχι.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή " Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση " και επιλέξτε την τελική ενέργεια η οποία μπορεί στην πραγματικότητα να εφαρμοστεί σε αυτά τα μηνύματα ήδη υπάρχουσα ή νέα επιλεγμένη ετικέτα.
Στο Φίλτρο, μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλές ταυτόχρονες ενέργειες από αυτές που είναι διαθέσιμες. για παράδειγμα, να απαντήσετε από προεπιλογή, να αγνοήσετε το μήνυμα, να το επισημάνετε ως ήδη αναγνωσμένο ή ως σημαντικό.
Για παράδειγμα, τα καθαρά ενημερωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεται να ανοίγουν και να διαβάζονται, μπορούν να αγνοηθούν και να αρχειοθετηθούν, ενώ αυτά των αυτόματων ενημερωτικών δελτίων μπορούν να επισημανθούν ως ήδη αναγνωσμένα και επισημασμένα μόνο για να τα βρούν όταν χρειαστούν.
Δημιουργώντας μια προεπιλεγμένη απάντηση για όλα τα μηνύματα που έχουν ληφθεί στο Gmail ενός συγκεκριμένου τύπου μπορεί να είναι η καλύτερη κίνηση για να ελαφρύνει το φόρτο εργασίας όταν γίνεται μονότονη ή για να ενημερώσει τον αποστολέα ότι το μήνυμα έχει ληφθεί και θα απαντηθεί σύντομα.
Μετά τη δημιουργία του φίλτρου, είναι σημαντικό να θυμάστε να τοποθετήσετε το σταυρό στην επιλογή " Εφαρμογή φίλτρου " και στα αντίστοιχα μηνύματα για να βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας είναι αναδρομικός και ισχύει επίσης για μηνύματα που έχουν ήδη ληφθεί στο παρελθόν.
UPDATE: Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Gmail είναι πλέον οργανωμένο σε ειδικές καρτέλες και κατηγορίες
2) Η αποστολή ή η λήψη συνημμένων στο Gmail με το Skydrive, το Dropbox, το κιβώτιο και το Google Drive είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε το υπερβολικό χώρο στο συνημμένο στο Gmail.
Επιπλέον, χωρίς να εγκαταστήσετε plugins, όπως φαίνεται στις ειδήσεις του Δεκεμβρίου, με το Gmail μπορείτε να στείλετε συνημμένα αρχεία έως και 10 GB.
3) Μετατροπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δραστηριότητες ημερολογίου
Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα για το Gmail είναι η ενσωμάτωση του με τα Google Tasts και το Ημερολόγιο Google.
Εάν ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάνοντας κλικ στο μενού Περισσότερα στο επάνω μέρος, μπορείτε να επιλέξετε τη δημιουργία μιας δραστηριότητας συνδεδεμένης με το επιλεγμένο μήνυμα .
Δυστυχώς, δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δημιουργία προγραμματισμένων δραστηριοτήτων με βάση μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε πάντα να δημιουργήσετε ένα φίλτρο και να δώσετε στην ετικέτα "πιθανές δραστηριότητες" στα νέα εισερχόμενα μηνύματα.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Οδηγός για τις Εργασίες Google για τη δημιουργία λιστών δραστηριοτήτων, συμβάντων και ηλεκτρονικών ραντεβού
4) Διαχωρίστε τα εισερχόμενα μηνύματα βάσει της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει .
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι το φίλτρο στο Gmail μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί διαχωρίζοντας τα εισερχόμενα μηνύματα βάσει της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οποία αποστέλλεται το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αυτός ο τύπος φίλτρου είναι χρήσιμος, για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Gmail ως ιστότοπο όπου μπορείτε επίσης να λαμβάνετε μηνύματα από άλλα γραμματοκιβώτια.
Ακόμα καλύτερα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή φίλτρου με ψευδώνυμα Gmail .
Για μια διεύθυνση Gmail υπάρχουν άπειρα ψευδώνυμα .
Για παράδειγμα, εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν , τα ψευδώνυμα είναι
Για παράδειγμα, μπορεί να επισημανθεί ως διεύθυνση Facebook ή μπορεί να δοθεί ως διεύθυνση εργασίας .
Σε άλλα άρθρα, άλλα κόλπα για να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά και οργανωμένα :
- Κατάργηση εγγραφής από τα αυτόματα ενημερωτικά δελτία και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αυτόματα φίλτρα για κοινωνικές ενημερώσεις, ειδοποιήσεις και ενημερωτικά δελτία
- Σύνθετη αναζήτηση αναζήτησης αλληλογραφίας στο Gmail
