Τα ψηφιακά έγγραφα, δηλαδή εκείνα που δημιουργούνται με τον υπολογιστή, διαφέρουν μεταξύ τους με βάση τη μορφή αρχείου και το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για την εγγραφή τους. Όταν αποθηκεύετε ένα νέο έγγραφο κειμένου με ένα πρόγραμμα όπως το Microsoft Word, μπορείτε να επιλέξετε από πολλές μορφές αρχείων.
Η επιλογή είναι σημαντική επειδή εάν αυτό το έγγραφο θα αποσταλεί έπειτα σε άλλο άτομο, βεβαιωθείτε ότι μπορεί να το ανοίξει με το πρόγραμμα γραφής του, το οποίο μπορεί να είναι το Microsoft Word ή άλλο.
Παρακάτω, βλέπουμε τις πιο συνηθισμένες μορφές που χρησιμοποιούνται από τα ψηφιακά έγγραφα, δηλαδή τους τύπους αρχείων που μπορούν να δημιουργηθούν και να δημιουργηθούν από έναν επεξεργαστή κειμένου όπως Word, LibreOffice Writer, Google Docs ή άλλοι.
Ο ίδιος τύπος διάκρισης ισχύει επίσης για μορφές αρχείων υπολογιστικών φύλλων, όπως αυτές που δημιουργήθηκαν με το Excel και παρουσιάσεις όπως αυτές που δημιουργήθηκαν με το Powerpoint .
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Κατάλογος εναλλακτικών προγραμμάτων στο Microsoft Office
1) .DOCX .XLSX .PPTX
Προς το παρόν, το .docx είναι η προεπιλεγμένη μορφή αρχείου του Microsoft Word, που εισάγεται ξεκινώντας από την έκδοση του Office 2007.
Κατά τη στιγμή της απελευθέρωσής του δημιούργησε πολλά προβλήματα για όσους χρησιμοποίησαν το Office 2003 ή προηγούμενες εκδόσεις του Word που δεν μπορούσαν να ανοίξουν τα αρχεία docx χωρίς να εγκαταστήσουν ένα πρόσθετο πρόσθετο.
Θυμάμαι στην πραγματικότητα ότι το 2008 ο οδηγός για το πώς να ανοίξει τα αρχεία Docx με το Office 2003 είχε γίνει το πιο αναζήτητο άρθρο σε αυτό το ιστολόγιο.
Η μορφή Docx είναι πολύ διαφορετική από τη μορφή .doc, επειδή είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο αρχειοθέτησης που βασίζεται σε XML (Extensible Markup Language) και τεχνολογίες συμπίεσης zip.
Στην πραγματικότητα, μπορείτε να δοκιμάσετε να ανοίξετε ένα αρχείο Cox με προγράμματα όπως το 7Zip ή το Winzip για να δείτε πώς μπορεί να εξαχθεί το περιεχόμενο από πολλά αρχεία xml σε ένα φάκελο.
Τα αρχεία Docx, που είναι συμπιεσμένα, είναι πολύ μικρότερα από τα αρχεία doc.
Επιπλέον, δεδομένου ότι είναι ένα σύνολο αρχείων xml, σε περίπτωση που το αρχείο docx καταστραφεί, είναι ακόμα δυνατή η ανάκτηση μέρους του περιεχομένου του.
Το ίδιο ισχύει για τα αρχεία που έχουν δημιουργηθεί με το Excel, το .XLSX και με το Powerpoint, .PPTX.
2) .DOC .XLS .PPT
Το .Doc είναι ο προκάτοχος της μορφής .docx, η οποία εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως σήμερα παρόλο που δεν πρέπει πλέον να είναι το προεπιλεγμένο πρότυπο για την αποθήκευση προγραμμάτων όπως το Word.
Οι τελευταίες εκδόσεις του Office και άλλων προγραμμάτων όπως το LibreOffice σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε αρχεία σε αυτή τη μορφή, τα οποία επομένως παραμένουν δημοφιλή και προστατεύουν από τυχόν ασυμβατότητες.
Ας πούμε ότι αν θέλετε να είστε σίγουροι ότι όποιος λαμβάνει ένα έγγραφο μπορεί να το διαβάσει χωρίς προβλήματα, τότε είναι καλύτερα να το στείλετε σε μορφή .DOC και όχι στο .DOCX.
3) .DOCM .XLSM. ΡΡΤΜ
Το αρχείο DOCM περιγράφεται ως "έγγραφο Word με δυνατότητα μακροεντολής".
Οι μορφές με το M γεννήθηκαν με το Office 2007 και περιλαμβάνουν Μακροεντολές ή αυτοματισμούς.
Εάν θέλετε να λειτουργήσει η μακροεντολή εντός του εγγράφου ή του υπολογιστικού φύλλου ή της παρουσίασης, τότε πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως DOCM, XLSM ή PPTM.
Αν λάβετε ένα τέτοιο αρχείο μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μην το ανοίξετε ποτέ πριν το ελέγξετε με ένα πρόγραμμα προστασίας από ιούς, επειδή οι μακροεντολές μπορούν να περιέχουν πολύ ισχυρούς ιούς.
4) .DOTX .XLTX .POTX
Η μορφή "x" των εγγράφων Word, Powerpoint και Excel είναι μια νεότερη μορφή αρχείου που χρησιμεύει ως πρότυπο για τη διατήρηση μιας συνεπούς εμφάνισης μεταξύ διαφορετικών εγγράφων.
Βασικά, αν δημιουργείτε ένα έγγραφο και σκοπεύετε να έχετε άλλους σαν αυτό, μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε σε μορφή DOTX, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε από αυτό και να γράψετε ένα άλλο με το ίδιο μοντέλο.
5) .DOT .XLT .POT
Ο προκάτοχος των μορφών όπως το dotx είναι ένα μοντέλο για άλλα έγγραφα που έχουν γραφτεί με το Office 2003.
6) .DOTM .XLTM .POTM
Όπως και οι μορφές X (dotx), αυτή η μορφή εμφανίστηκε με την κυκλοφορία του Office 2007.
Το "m" στο τέλος δείχνει ότι το μοντέλο υποστηρίζει τη μακροεντολή.
Αυτός ο τύπος αρχείου χρησιμοποιείται μόνο σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα.
7) .ODT. ODS .ODP
Το ODT αντιπροσωπεύει το κείμενο OpenDocument και είναι η τυπική μορφή ανοιχτού κώδικα για έγγραφα κειμένου.
Αυτό σημαίνει ότι τα περισσότερα, αν όχι όλα, από τα προγράμματα γραφής (συμπεριλαμβανομένου του Microsoft Word) θα πρέπει να μπορούν να τα ανοίξουν.
Ένα έγγραφο που αποθηκεύεται σε αυτή τη μορφή με το Office πρέπει να εμφανίζεται ταυτόσημο στο OpenOffice, στο LibreOffice και σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα.
Όπως και η τελευταία γενιά μορφών αρχείων του Office, βασίζεται σε XML.
Το ODS ODS (OpenDocument Spreadsheet) είναι το ισοδύναμο ενός αρχείου Excel ενώ το ODP (OpenDocument Presentation) ενός αρχείου Powerpoint.
8) .ABW
Το ABW είναι η μορφή αρχείου που δημιουργήθηκε με το πρόγραμμα AbiWord και δεν μπορεί να ανοιχτεί με το Word.
9) .WPS
η μορφή WPS είναι αυτή των αρχείων που δημιουργήθηκαν με το παλιό πρόγραμμα Microsoft Works, το οποίο πριν από μερικά χρόνια εγκαταστάθηκε δωρεάν σε υπολογιστές με Windows.
Τα αρχεία WPS μπορούν να ανοίξουν με το Word ή το LibreOffice χωρίς προβλήματα.
10) .RTF (Rich Text Format)
Το RTF είναι η καθολική μορφή ψηφιακών εγγράφων, αυτή που μπορεί να ανοίξει με οποιοδήποτε πρόγραμμα.
Ένα αρχείο RTF μπορεί ακόμη και να ανοίξει με το πρόγραμμα Wordpad που περιλαμβάνεται στα Windows και δωρεάν, ακόμα και αν μπορεί να χαθεί μέρος της μορφοποίησης.
Το μορφότυπο RTF δεν μπορεί επίσης να περιέχει MACRO (και ως εκ τούτου είναι επίσης ένα ασφαλές και πάντα χωρίς ιούς αρχείο).
11) XLSB (μορφή αρχείου δυαδικών αρχείων Excel)
Αυτή είναι μια μορφή Excel που σας επιτρέπει να συμπιέζετε αρχεία έως και 75%
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 8 τρόποι για να κατεβάσετε το Microsoft Word δωρεάν (εναλλακτικές λύσεις)
