Όποιος εργάζεται ή θα εργαστεί σε μια επιχείρηση ή για ένα έργο παροχής συμβουλών οποιουδήποτε είδους, θα μπορούσε να ανατεθεί να συντάξει τα πρακτικά των συνεδριάσεων . Συνήθως αυτό το καθήκον έχει ανατεθεί στους νεότερους αλλά δεν λέγεται ότι ακόμη και ο πιο έμπειρος σύμβουλος ή διευθυντής έργου μπορεί να έχει τέτοια ανάγκη.
Κάθε φορά που πραγματοποιείται μια συνάντηση, υπάρχει ανάγκη να τηρείται ακριβής τεκμηρίωση για τα θέματα που συζητήθηκαν και αποφασίστηκαν, αναφέροντας τις ενέργειες που θα αναληφθούν τις προσεχείς ημέρες.
Κάποτε (καλά, ακόμα σήμερα) τα πρακτικά γράφονταν με στυλό και χαρτί, μετά αντιγράφηκαν σε ένα καλό αντίγραφο στον υπολογιστή για να τα μοιραστούν με όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση.
Σήμερα ο σύμβουλος ή ο σύγχρονος υπάλληλος γράφει τα λεπτά απευθείας στον υπολογιστή, ή μάλλον σε ένα iPad με οθόνη αφής.
Για το σκοπό αυτό, έχει προκύψει μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή στο διαδίκτυο που κάνει την σύνταξη των πρακτικών πιο επαγγελματική, ταχύτερη και σαφέστερη .
Το Minutes.io είναι ένας ελεύθερος ιστότοπος με διεπαφή για τη σύνταξη πρακτικών συνάντησης και εύκολη κοινή χρήση με άλλα άτομα .
Η εφαρμογή είναι πολύ απλή και παρέχει ένα καλά μορφοποιημένο φύλλο κειμένου με μερικά πεδία στα οποία μπορείτε να γράψετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, την ημερομηνία και τον τόπο όπου πραγματοποιείται.
Μπορείτε να αλλάξετε τον τίτλο και να γράψετε την ημέρα της εβδομάδας στα ιταλικά με τη μορφή που θέλετε.
Κάτω από τον τίτλο υπάρχει ένα είδος πίνακα όπου μπορείτε να γράψετε τα πρακτικά με τη μορφή μιας οργανωμένης και σαφούς σειράς.
Για κάθε στοιχείο της έκθεσης, η τυπολογία μπορεί να προσδιοριστεί στο πρώτο πεδίο: εάν πρόκειται για κάτι που αποφασίζεται, εάν πρόκειται να γίνει, εάν πρόκειται για πληροφορίες ή για μια ιδέα.
Το δεύτερο πεδίο είναι όπου να περιγράψουμε τι λέγεται, αποφασίζεται ή ψηφίζεται.
Στη δεξιά πλευρά μπορείτε να γράψετε, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης που συντάσσεται τα πρακτικά, το όνομα του προσώπου που παρενέβη ή ψήφισε και, ενδεχομένως, την ημερομηνία που έχει οριστεί σε περίπτωση που πρόκειται να γίνει κάτι τέτοιο.
Υπάρχουν επίσης αρκετοί αυτοματισμοί: η ημερομηνία εγγράφεται αυτόματα και οι συμμετέχοντες αναγνωρίζονται με γράμμα.
Μετά την ολοκλήρωση της αναφοράς, μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο V επάνω αριστερά, να το διαβάσετε ξανά και να χρησιμοποιήσετε ξανά τα κουμπιά Minutes.io, να το στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτυπώσετε την αναφορά .
Ένας σύνδεσμος δημιουργείται επίσης για κάθε αναφορά, ώστε να μπορείτε πάντα να το διαβάσετε στο διαδίκτυο.
Η εφαρμογή έγινε στο JavaScript και όχι στο Flash, οπότε λειτουργεί πολύ καλά σε ένα iPad.
Ακόμα κι αν το Minutes.io δεν σας επιτρέπει να αλλάξετε τη γραφική παράσταση της αναφοράς, ενσωματώνει όλα τα χαρακτηριστικά για να γράψετε μια έκθεση με τρόπο εργατικό: να γράψετε για εκείνους που δεν ήταν εκεί, μόνο τα σημαντικά πράγματα, με σαφή μορφή, περίληψη και σκάλα που καταρτίστηκε σε σειρά, όπου διακρίνονται αποφάσεις που λαμβάνονται από γενικές πληροφορίες και ιδέες.
