Οι επιχειρηματικοί χρήστες λαμβάνουν καθημερινά πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χάνουν πολύ χρόνο διαβάζοντας και απαντώντας σε αυτά. Επιπλέον, τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ληφθεί στα εισερχόμενα είναι ασήμαντα αν δεν είναι ανεπιθύμητα, συνήθως με τη μορφή διαφημίσεων.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα αρχαίο εργαλείο (τεχνολογικώς), το οποίο έχει εξελιχθεί και παρόλο που πολλοί συνεχίζουν να χρησιμοποιούν το ταχυδρομείο με τον παλιό τρόπο, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να οργανώσετε καλύτερα τα εισερχόμενά σας, αποφεύγοντας τη σπατάλη μηνυμάτων ηλεκτρονικής ανάγνωσης. λιγότερο σημαντικό και να ανταποκρίνεται πιο γρήγορα σε πιο επείγουσες.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Παραγγείλετε τα εισερχόμενα με φίλτρα και ψευδώνυμα στο Gmail για να διαχειριστείτε τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εν τω μεταξύ, πρέπει να αρχίσουμε να λέμε ότι οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι όλες οι ίδιες: το Gmail, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Yahoo και το Microsoft Hotmail είναι σαφώς το καλύτερο στην κατηγορία των δωρεάν υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του διαδικτύου.
Δεδομένου ότι είναι δυνατή η χρήση τους ακόμη και χωρίς να αλλάξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, θα ήταν προτιμότερο να αλλάξουν όσοι χρησιμοποιούν διαφορετικές υπηρεσίες (δείτε για παράδειγμα πώς να εγγραφείτε στο Hotmail χωρίς να αλλάξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας).
Εναλλακτικά, είναι ασφαλώς καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα-πελάτη αλληλογραφίας, όπως το Microsoft Outlook, για να λαμβάνετε μηνύματα στον υπολογιστή σας.
Για να απαλλαγείτε από το βάρος πολλών ηλεκτρονικών μηνυμάτων θα πρέπει να βελτιστοποιήσετε το γραμματοκιβώτιό σας .
Όπως αναφέρθηκε αρκετές φορές, το spam δεν αποτελείται απαραιτήτως από μη εξουσιοδοτημένα διαφημιστικά μηνύματα. πολύ συχνά πρόκειται για ενημερωτικά δελτία που αποστέλλονται από ιστότοπους στους οποίους έχετε εγγραφεί με τη συναίνεσή σας.
Για να αποφευχθεί η απόφραξη αυτών των ενημερωτικών δελτίων από το γραμματοκιβώτιό σας, πρέπει να επιλέξετε ποιοι θέλετε πραγματικά να λάβετε και ποιες όχι.
Κάθε αλληλογραφία αυτού του τύπου, με κύλιση προς τα κάτω, έχει έναν σύνδεσμο, συχνά γραμμένο σε μια μικρή και κρυφή γραμματοσειρά, για να αφαιρεθεί από τη λίστα αλληλογραφίας και να μην λάβει πλέον αυτά τα μηνύματα.
Μερικές φορές είναι ένας σύνδεσμος στο κουμπί Διαγραφή, μερικές φορές είναι " αφαίρεση " ενώ σε ορισμένες περιπτώσεις πρέπει να γράψετε ένα νέο μήνυμα που ζητά την κατάργηση από τη λίστα αλληλογραφίας.
Αφού πιέσετε την επιλογή Κατάργηση εγγραφής, οι σοβαρότερες τοποθεσίες αυτοματοποιήσουν την ακύρωση, ενώ άλλοι υποχρεώνουν τον χρήστη να συνδεθεί στο λογαριασμό του και να αλλάξει τις επιλογές ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Το πρόβλημα είναι αισθητό ότι έχουν δημιουργηθεί κάποιες υπηρεσίες για την εξάλειψη αυτόματων συνδρομών σε ενημερωτικά δελτία, όπως το Unroll.me που λειτουργεί με το ταχυδρομείο, το Hotmail και το Yahoo και με τους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των κινητών τηλεφώνων και των υπολογιστών (Outlook και Thunderbird).
Για να αντιμετωπιστεί η ανεπιθύμητη αλληλογραφία, οι υπηρεσίες Yahoo, Google Mail και Hotmail παρέχουν εξαιρετικά φίλτρα (ειδικά το YahooMail) αλλά, για να αυξηθεί αυτή η προστασία, υπάρχουν ορισμένα δωρεάν προγράμματα για την αποτροπή spam email.
Μετά από λίγο καθαρισμό, θα πρέπει να οργανώσετε τα μηνύματα εισερχομένων προσπαθώντας να τα συγκεντρώσετε .
Όταν λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ιστότοπους με τους οποίους θέλετε να είστε σε επαφή, μπορείτε να μειώσετε τα εισερχόμενά σας με το Google InBox για χρήση στη θέση του Gmail
Το Facebook έχει εφαρμόσει ένα σύστημα ειδοποίησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (στις ρυθμίσεις λογαριασμού -> ειδοποιήσεις ), όπου μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε μόνο σημαντικές ενημερώσεις και συνοπτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί για ξεχωριστές ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εκείνοι που χρησιμοποιούν το Gmail διαθέτουν πολλές εφαρμογές και plugins διαθέσιμα που βελτιστοποιούν το Gmail και τακτοποιούν το γραμματοκιβώτιο.
Για παράδειγμα, μεταξύ αυτών, θα ήθελα να επισημάνω το πρόσθετο Sortd για το Gmail, το οποίο ενσωματώνεται στο Gmail και οργανώνει αυτόματα τα μηνύματα διαιρώντάς τα σε διάφορες στήλες.
Όσον αφορά την οργάνωση μηνυμάτων εισερχομένων μηνυμάτων σε φακέλους, σε όλες τις υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δυνατή η δημιουργία αυτόματων κανόνων φιλτραρίσματος ηλεκτρονικών μηνυμάτων .
Η καλύτερη δυνατή ρύθμιση των κανόνων φιλτραρίσματος σας επιτρέπει να ταξινομείτε αλληλογραφία ή να παρέχετε αυτόματες απαντήσεις.
Για παράδειγμα, εάν έχετε εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο Navigaweb.net, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο όπως αυτό, όλα τα καθημερινά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα νέα άρθρα αποθηκεύονται μαζί, ίσως με τη ρύθμιση "ήδη διαβάσει" και γι 'αυτό γίνεται εύκολη η μετάβασή τους και η ανάγνωση τους ξανά όταν θέλετε και αναζητήστε παρελθόντα μηνύματα.
Στο Gmail υπάρχει η προσθήκη των προκαθορισμένων απαντήσεων (βρίσκεται στις ρυθμίσεις Labs και πρόκειται να ενεργοποιηθεί) με προρυθμισμένα πρότυπα, απαραίτητα για την ταχεία ανταπόκριση σε επαναλαμβανόμενα μηνύματα.
Η αποστολή δεν θα είναι αυτόματη αλλά, με αυτό τον τρόπο, χρειάζονται μόνο δύο κλικ για να στείλει την απάντηση, χωρίς να χρειάζεται πάντα να ξαναγράψουμε τα ίδια πράγματα (σε άλλο μήνυμα έπρεπε να αναφέρω ένα άλλο πρόγραμμα για τη δημιουργία μοντέλων και φαξ για αυτοματοποιημένες απαντήσεις )
Σε συνδυασμό με τα φίλτρα, είναι επίσης δυνατή η δημιουργία αυτόματων απαντήσεων για ορισμένες λέξεις-κλειδιά.
Ένα άλλο εξαιρετικό plugin για το Gmail είναι το Boomerang το οποίο σας επιτρέπει να καθυστερείτε την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επομένως να στείλετε τα μεταχρονολογημένα μηνύματα: το γράφω τώρα, το στέλνω σε δύο ώρες, για στρατηγική ή προσωπική οργάνωση.
Το Boomerang είναι μόνο ένα από τα πιο χρήσιμα plug-ins για το Gmail στο πρόγραμμα περιήγησης Google Chrome .
Πολύ χρήσιμο στη συνέχεια, στο Gmail, το "αναβολή" για να αναβληθεί η ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τέλος, μπορείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις στον υπολογιστή σας για εισερχόμενα μηνύματα με εργαλεία όπως το EmailTray ή ακόμα καλύτερα το Pop Peeper που λειτουργεί με οποιοδήποτε πρόγραμμα ή υπηρεσία αλληλογραφίας.
Σε άλλες δημοσιεύσεις ανέφερα επίσης τα εργαλεία που λαμβάνουν ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιφάνεια εργασίας στο Gmail και τις επεκτάσεις για ειδοποιήσεις μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Chrome και τον Firefox .
