Η πλατφόρμα Google Drive δεν είναι μόνο χρήσιμη για την αποθήκευση φωτογραφιών και βίντεο online (όπως κάθε άλλη υπηρεσία σύννεφο), αλλά μπορεί να γίνει μια πραγματική σουίτα γραφείου, που λειτουργεί online, εκτός σύνδεσης και σε συνεργασία. Σε αυτό προσθέτουμε ότι όλα προσφέρονται δωρεάν, καθιστώντας έτσι μια πρακτική λύση για όσους δεν θέλουν να πληρώσουν καλά χρήματα για να επωφεληθούν από την πλατφόρμα της Microsoft, δηλαδή το Office 365. Στον οδηγό αυτό συλλέξαμε όλα τα κόλπα από τους ειδικούς για να χρησιμοποιήσουμε καλύτερα το Google Drive και τα Έγγραφα Google στις πιο κρυφές και λιγότερο χρησιμοποιούμενες λειτουργίες τους. Η πλατφόρμα μπορεί να μην είναι ακόμη πλήρης αντικατάσταση του Microsoft Office, αλλά έχει βελτιωθεί τόσο πολύ ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον τομέα παραγωγής χωρίς ιδιαίτερες θυσίες. Ο οδηγός θα χωριστεί σε δύο μέρη: σε ένα θα συγκεντρώσουμε όλες τις συμβουλές και τα κόλπα για το Google Drive, ενώ στις άλλες θα βρείτε τις συμβουλές από τους ειδικούς για τη χρήση των Εγγράφων Google .
Δείκτης άρθρου
- Cheats για το Google Drive
- Cheats για τα Έγγραφα Google
- Συμπεράσματα
Cheats για το Google Drive
Σε αυτό το μέρος του οδηγού θα σας δείξουμε τις πιο χρήσιμες συμβουλές για τη χρήση της πλατφόρμας cloud του Google Drive ως πραγματικού επαγγελματία, εστιάζοντας στην κοινή χρήση αρχείων, τη δημοσίευση αρχείων και άλλες πτυχές συνεργασίας της πλατφόρμας.Κοινή χρήση αρχείου ή φακέλου
Μόλις το αρχείο ή ο φάκελος μεταφορτωθεί στο σύννεφο, μπορούμε να το μοιραστούμε με τους φίλους και τους συναδέλφους μας. Για να κάνετε κοινή χρήση στο Google Drive, απλώς ανοίξτε τη σελίδα του προσωπικού cloud, κάντε δεξί κλικ στο αρχείο ή στο φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση . Από το παράθυρο που θα ανοίξει, εισάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συναδέλφων και φίλων μας, ώστε να μπορούν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο για να το διαβάσουν, να το επεξεργαστούν ή να το κατεβάσουν (με βάση τις άδειες που θα δώσουμε).
Αναζήτηση βάσει τύπων αρχείων
Ανοίγοντας το Google Drive, στην κύρια διασύνδεση του ιστότοπου, κάνουμε κλικ στην κεφαλή βέλους μέσα στο πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος για να γίνει η αναζήτηση πολύ συγκεκριμένη, ώστε να επιλέξετε αν θα εμφανίζονται μόνο τα αρχεία συγκεκριμένου τύπου, τα δικαιώματά τους και την προβολή τους στο διαδίκτυο.Ταξινόμηση των αρχείων
Στη δεξιά πλευρά της διεπαφής ιστότοπου του Google Drive, βρίσκουμε το κουμπί για να αλλάξουμε την εμφάνιση των αρχείων, ώστε να μπορείτε να τα παραγγείλετε από την πιο πρόσφατη ή την πιο βαρύ ή την τελευταία τροποποιημένη χρησιμοποιώντας τις συγκεκριμένες στήλες (πάνω από τα αρχεία).Για να παραγγείλετε συγκεκριμένα αρχεία, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τα μενού στην αριστερή πλευρά της διεπαφής: My Drive, Computer, Shared with me, Recent, Specials και Trash (όπου βρίσκουμε τα διαγραμμένα αρχεία).
Πολλαπλές προεπισκοπήσεις
Χωρίς το άνοιγμα κάθε αρχείου μπορούμε να εξετάσουμε πολλαπλά αρχεία ταυτόχρονα, απλά πιέζοντας το δεξί κουμπί του αρχείου ή του φακέλου και χρησιμοποιώντας το κουμπί Προεπισκόπηση (σύμβολο ματιών). Χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα του κέρσορα ή τα βέλη στις πλευρές, μπορούμε έτσι να περιηγηθείτε στο περιεχόμενο χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξετε ή να το κατεβάσετε.Προσθέστε το Google Drive στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας
Αν χρησιμοποιούμε πολύ το Google Drive, μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι τα αρχεία που δημιουργούνται ή αποθηκεύονται στο διαδίκτυο είναι επίσης διαθέσιμα στον υπολογιστή συγχρονισμένα. Ο υπολογιστής-πελάτης του Google Drive μπορεί να μεταφορτωθεί από την επίσημη σελίδα, φροντίζοντας να επιλέξετε το πρόγραμμα εγκατάστασης αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού .Η εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Google Drive σάς επιτρέπει επίσης να χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα ως υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας για τοπικά αρχεία.
Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένους φακέλους για συγχρονισμό ενώ τα αρχεία εγγράφων εμφανίζονται ως σύνδεσμοι ιστού, αρκεί να μην επιλέξετε να τα μετατρέψετε σε έγγραφα του Office.
Διαχείριση συνημμένων
Με το Drive μπορούμε να διαχειριστούμε τα συνημμένα Gmail, έτσι ώστε να τα αποθηκεύουμε απευθείας στο cloud χωρίς να χρειάζεται να τα κατεβάσετε στον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο εάν έχουμε προσωρινή πρόσβαση σε εταιρικό ή δημόσιο υπολογιστή και δεν θέλουμε να αφήσουμε σημαντικά συνημμένα. Μόλις επιστρέψουμε στο σπίτι θα βρούμε το συνημμένο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Google Drive, τόσο στο smartphone όσο και στο PC.Εφαρμογές Google Drive
Το Google Drive όχι μόνο σας επιτρέπει να ανεβάζετε αρχεία από τον υπολογιστή σας, αλλά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε νέα από την αρχή. Όπως αναφέρθηκε, μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα με εφαρμογές Google Docs ή ακόμα και με άλλες εξωτερικές εφαρμογές που ενσωματώνονται στο Google Drive. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο κώδικα HTML, ένα βίντεο, ένα σχέδιο, ένα απλό κείμενο, ένα φαξ ή οτιδήποτε θέλετε. Πολλές από αυτές τις εφαρμογές είναι διαθέσιμες στο Chrome Web Store ή μπορούν να προστεθούν πατώντας το κουμπί ρυθμίσεων στα δεξιά στην κεντρική διεπαφή.Σε ένα άλλο άρθρο, είδαμε τις καλύτερες εφαρμογές για το Google Drive, οι οποίες, πρέπει να θυμόμαστε, λειτουργούν μόνο με τη χρήση του Chrome ως προγράμματος περιήγησης.
Cheats για τα Έγγραφα Google
Σε αυτό το μέρος του οδηγού θα σας δείξουμε τα κόλπα για να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τις λειτουργίες του Google Docs στην πλατφόρμα Drive. Πολλές από τις εντολές που εμφανίζονται μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στο Drive, αφού τελικά αποτελούν μέρος της ίδιας πλατφόρμας (στην πραγματικότητα το Docs είναι μια επέκταση του Drive για τη διαχείριση εγγράφων γραφείου μέσα στο σύννεφο).Έγγραφα Google εκτός σύνδεσης
Όπως ήδη γράψατε στο παρελθόν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εφαρμογές των Εγγράφων Google ακόμα και χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο εγκαθιστώντας τις ως εφαρμογές Chrome στον υπολογιστή μας, ώστε να μπορούμε να αντικαταστήσουμε το Microsoft Office δωρεάν στη διαχείριση των αρχείων DOC, XLS και PTT.Για να μάθετε πώς να το κάνετε, διαβάστε το οδηγό Google Drive Offline για να ανοίξετε έγγραφα χωρίς διαδίκτυο .
Σάρωση εγγράφων από κινητό τηλέφωνο
Η εφαρμογή Google Drive σάς επιτρέπει να μετατρέψετε τα έγγραφα σε χαρτί σε ψηφιακά έγγραφα, χάρη στην ειδική λειτουργία OCR. Για να την ενεργοποιήσετε, απλά πατήστε το κουμπί + και επιλέξτε να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο από μια φωτογραφία .Αν θέλετε να εξερευνήσετε αυτό το θέμα περαιτέρω, σας συνιστούμε να διαβάσετε τον οδηγό για τη σάρωση εγγράφων, μετατρέποντάς τα σε PDF χρησιμοποιώντας την κάμερα του κινητού σας τηλεφώνου .
Φωνητική γραφή
Αν σκοπεύουμε να γράψουμε ένα έγγραφο με υπαγόρευση λέξεων με τη φωνή, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία φωνητικής γραφής, κάνοντας κλικ στην κορυφή των Εργαλεία και έπειτα στην Πληκτρολόγηση φωνής .
Προφανώς, για να λειτουργήσει, απαιτείται η παρουσία μικροφώνου (αυτό που περιλαμβάνεται στην κάμερα web είναι καλό, αλλά θα πρέπει να τοποθετήσουμε τον εαυτό μας κοντά στην κάμερα).
Γράψτε με το χέρι
Όπως στο Gmail, το Google Drive μπορεί επίσης να γραφτεί με το χέρι με το ποντίκι, εγκαθιστώντας μια συγκεκριμένη επέκταση στο Google Chrome.Αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για την υπογραφή εγγράφων χωρίς να χρειάζεται να τα εκτυπώνετε και να τα σαρώσετε κάθε φορά, αλλά απαιτούνται ορισμένες χειροκίνητες δεξιότητες με το ποντίκι (δεν είναι εύκολο να υπογράψετε απλά μετακινώντας το ποντίκι).
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία OCR στο κείμενο
Με το Google Drive, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR) για να αναλύσετε κείμενο σε αρχεία PDF και εικόνες για να τα μετατρέψετε σε επεξεργάσιμο πρότυπο έγγραφο.Με αυτό τον τρόπο μπορείτε, για παράδειγμα, να σαρώσετε ένα βιβλίο και στη συνέχεια να το αντιγράψετε σε ένα έγγραφο που μπορείτε να επεξεργαστείτε.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτή τη λειτουργία, ανατρέξτε στον οδηγό μας σχετικά με τον τρόπο εξαγωγής κειμένου από ένα PDF ή μια εικόνα με τα Έγγραφα Google.
Πλήκτρο αντιγραφής
Το κουμπί Μορφή αντιγραφής υπάρχει στη γραμμή εργαλείων σε όλες τις κύριες εφαρμογές των Εγγράφων Google και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αντιγραφή της μορφής ενός μπλοκ κειμένου σε ένα άλλο.Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές λειτουργίες του Microsoft Office που δεν μπορούσαν να λείπουν σε μια σειρά προγραμμάτων για τη δημιουργία εγγράφων.
Ορίστε προεπιλεγμένα στυλ κειμένου
Αυτή είναι επίσης μια βασική λειτουργία του Word, που τώρα περιλαμβάνεται στα Έγγραφα Google, με ένα αναπτυσσόμενο μενού όπου μπορείτε να επιλέξετε τα προκαθορισμένα στυλ γραμματοσειράς και ένα μενού επιλογών για να τα τροποποιήσετε και να αποθηκεύσετε νέα στυλ εκτός από την προεπιλογή.Ψάξτε για το σύνδεσμο
Εάν πρέπει να γράψετε ένα έγγραφο με συνδέσμους υπερκειμένου, επισημάνετε τη λέξη "Navigaweb", κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στο Link για να προσθέσετε τον σύνδεσμο στον σωστό ιστότοπο, ο οποίος αναζητείται αυτόματα από την εφαρμογή.Σύρετε και αποθέστε τις εικόνες
Για να προσθέσετε μια εικόνα μέσα σε ένα έγγραφο, απλά πρέπει να το σύρετε με το ποντίκι από ένα φάκελο ή από έναν άλλο ιστότοπο στη διεπαφή ιστού της εφαρμογής Google Drive.Μετάφραση εγγράφων
Μπορείτε να επωφεληθείτε από τη δύναμη της Μετάφρασης Google και να μεταφράσετε γρήγορα τα έγγραφα μέσω της επιλογής μενού Εργαλεία -> Μετάφραση εγγράφου, που σας επιτρέπει να μεταφράσετε 46 διαφορετικές γλώσσες με αμφίδρομο τρόπο.Αλλάξτε τα θέματα για τις διαφάνειες
Τα θέματα παρουσίασης είναι πολύ παρόμοια με αυτά της Microsoft Powerpoint, για να δημιουργήσουν αμέσως τη διάταξη για τη σωστή παρουσίαση. Η δυνατότητα τροποποίησης του τρέχοντος θέματος από το μενού διαφανειών είναι πολύ πρόσφατη.Πίνακες διάταξης
Η εφαρμογή Google Docs δεν διαθέτει τα πιο προηγμένα εργαλεία σχεδιασμού, αλλά οι πίνακες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία διαφόρων τύπων σχεδιαγραμμάτων. Από το μενού Πίνακας μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αόρατο δίκτυο κελιών στο οποίο θα γράψετε για να διαμορφώσετε διαφορετικά το κείμενο.Υποχρεωτική μορφοποίηση σε φύλλα εργασίας
Η χωρητικότητα και η εμβέλεια των εφαρμογών ιστού των Εγγράφων Google αυξάνονται ολοένα και περισσότερο χάρη στο μενού Μορφή, το οποίο στην εφαρμογή "Φύλλα εργασίας", το ισοδύναμο του Excel, σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια μορφή υπό όρους, προκειμένου να χρωματίσετε διαφορετικά το κείμενο στα κελιά ανάλογα με την αξία που έχουν.Δημοσιεύστε αρχεία σε έναν ιστότοπο με ενσωμάτωση
Αυτή η μοναδική λειτουργία των Εγγράφων Google σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε ένα έγγραφο μέσα σε έναν ιστότοπο ή μια ιστοσελίδα μόνο αντιγράφοντας τον κώδικα ενσωμάτωσης, όπως θα κάνατε με τα βίντεο στο Youtube. Ο κώδικας μπορεί να ληφθεί από το μενού Αρχείο -> Δημοσίευση στον ιστό .Συμπεράσματα
Σε αυτόν τον γρήγορο οδηγό σας παρουσιάσαμε όλες τις λειτουργίες των εμπειρογνωμόνων που είναι διαθέσιμες στο Google Drive και τα Έγγραφα Google, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα που προσφέρει η Google όπως πρέπει. Ίσως να μην αντικαταστήσει τελείως το Office, αλλά μπορούμε να το χρησιμοποιήσουμε για να επεξεργαστούμε και να διαβάζουμε έγγραφα εν πτήσει.Εάν είμαστε οπαδοί της ροής μουσικής, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε το Drive ως αποθήκη για τα αρχεία μας, έτσι ώστε να μπορούμε να τα παίξουμε από smartphones ή άλλους υπολογιστές, όπως εξηγείται στον οδηγό μας " Πώς να ακούτε μουσική που έχετε αποθηκεύσει στο Drive .
Εάν, από την άλλη πλευρά, πρέπει να ενσωματώσουμε τις σημειώσεις που έχουν αποθηκευτεί στο Google Keep στα Έγγραφα Google ή στο Δίσκο Google, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα βήματα που περιγράφονται στον οδηγό για τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να ενσωματώσετε το Google Keep με Έγγραφα Google για να πετύχετε.
