Πόσες φορές χρειαζόταν να συμπληρώσουμε με μη αυτόματο τρόπο γράμματα, ετικέτες ή προσκλήσεις με διαφορετικές πληροφορίες για κάθε μία από αυτές: βασικά πρέπει να αναπαράγουμε το γράμμα ή το πρότυπο ετικέτας σε ολόκληρο το φύλλο (σταθερά δεδομένα) και να συμπληρώσουμε το καθένα με διαφορετικά δεδομένα που πρέπει να εισαχθούν (ευέλικτα δεδομένα). Αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι πολύ κουραστική και επαναλαμβανόμενη, αλλά ευτυχώς τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται για τη γραφή και τη διαχείριση δεδομένων μας δίνουν ένα μεγάλο χέρι με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, η οποία μας επιτρέπει να αναπαράγουμε ευέλικτα δεδομένα σε μοντέλα που δημιουργήθηκαν με σταθερά δεδομένα, έτσι ώστε να δημιουργούνται με ένα χτύπημα όλα τα εισιτήρια, τα γράμματα ή οι ετικέτες με όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Βλέπουμε σε αυτόν τον οδηγό πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας σε Word, Excel και LibreOffice, έτσι ώστε να μπορείτε να επιλέξετε από καιρό σε καιρό το καλύτερο πρόγραμμα για να το κάνετε αυτό στον υπολογιστή μας.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Η συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail για την αποστολή εξατομικευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλές επαφές
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας
Αν χρειαστεί να δημιουργήσουμε πολλές εκτυπώσεις με σταθερά δεδομένα και ευέλικτα δεδομένα, διαβάστε τα επόμενα κεφάλαια για να πετύχετε το στόχο χωρίς να χρειάζεται να γράψετε χειροκίνητα όλα τα δεδομένα, επιταχύνοντας σημαντικά την εκτύπωση επιστολών, εισιτηρίων, ετικετών κλπ.Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας με το Word και το Excel
Για να δημιουργήσετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, αρχίζουμε να γράφουμε το σταθερό μέρος του εγγράφου μας στο Word: μπορούμε να βοηθήσουμε στην υλοποίηση των μοντέλων που προσφέρει το πρόγραμμα του Office, έτσι ώστε να έχουμε μια βάση από την οποία θα ξεκινήσουμε.
Μόλις ολοκληρωθεί το "σταθερό" τμήμα, πρέπει να αναφέρουμε τις εκτυπώσεις συγχώνευσης στο έγγραφο, δηλαδή τα μέρη που πρέπει να συμπληρωθούν με ευέλικτα δεδομένα. Κάντε κλικ στο επάνω μέρος στο μενού Letters και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας -> Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας .
Μια πλαϊνή μπάρα θα ανοίξει στα δεξιά του εγγράφου, όπου θα μας καθοδηγήσει στη δημιουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας: επιλέγουμε τον τύπο της εκτύπωσης που πρέπει να γίνει ( γράμματα, e-mails, φακέλους, ετικέτες ή λίστες ), πιέζουμε προς τα κάτω στο Next, επιλέγουμε Χρήση του εγγράφου τρέχουσα ή Αλλαγή της διάταξης του εγγράφου (το πρόγραμμα θα δημιουργήσει τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν από μόνο του), πατήστε ξανά το Επόμενο και, στην επόμενη ενότητα, επιλέξτε Δημιουργία νέας λίστας για τη δημιουργία ευέλικτων δεδομένων.
Για ευκολία μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε το Excel, πολύ πιο κατάλληλο για τη δημιουργία δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας. αφήνοντας το έγγραφο του Word ανασταλεί για λίγο, ανοίξουμε το Excel και αρχίσουμε να εισάγουμε τα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στις διάφορες σειρές και στήλες.
Για το σκοπό αυτό μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε ένα απλό τραπέζι, έτσι ώστε να γίνουν τα πάντα όσο το δυνατόν τακτοποιημένα και να διευκολύνουμε το έργο μια φορά πίσω στο Word.
Αφού δημιουργηθεί το έγγραφο Excel με ευέλικτα δεδομένα και αποθηκεύεται το υπολογιστικό φύλλο, επιστρέψτε στο έγγραφο του Word και, στην πλαϊνή γραμμή, μεταβείτε στην ενότητα επιλογής δεδομένων, ώστε να μπορέσουμε να πατήσουμε το κουμπί Αναζήτηση .
Θα ανοίξει ένα παράθυρο, όπου απλά πρέπει να επιλέξετε το έγγραφο Excel που δημιουργήθηκε προηγουμένως. μετά από αυτό το πρόγραμμα θα μας ρωτήσει αν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τον παρόντα πίνακα ή αν θέλουμε να επιλέξουμε χειροκίνητα τα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν.
Με αυτό τον τρόπο θα δημιουργήσουμε τους παραλήπτες της συγχώνευσης αλληλογραφίας, οι οποίοι θα εμφανιστούν στο ειδικό παράθυρο.
Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να ελέγξετε την καταχώρηση δεδομένων και, τέλος, να κάνετε κλικ στο OK .
Για να ολοκληρώσουμε θα πρέπει να πατήσουμε στο Επόμενο στη γραμμή στη δεξιά πλευρά, να επιλέξουμε τη διάταξη των ετικετών που παράγονται από τα δεδομένα (προσέξτε να τα συμπίψουμε με το τμήμα που θέλουμε να γεμίσουμε με τα ευέλικτα δεδομένα!), Πατήστε ξανά στο Next, ελέγξτε τους φακέλους ένα προς ένα, τα γράμματα ή τις ετικέτες που δημιουργούνται από το Word και τέλος η εκτύπωση στην τελευταία οθόνη με το πλήκτρο εκτύπωσης (αφού πατηθεί για τελευταία φορά στο Next ).
Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα, μπορούμε επίσης να επεξεργαστούμε τις επιμέρους ετικέτες, τα γράμματα ή τους φακέλους που δημιουργήθηκαν χρησιμοποιώντας το κουμπί Επεξεργασία επιμέρους ετικετών, το οποίο υπάρχει στην τελευταία οθόνη του οδηγού.
Πώς να κάνετε συγχώνευση αλληλογραφίας στο LibreOffice
Εάν δεν έχουμε τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε το Microsoft Office στον υπολογιστή μας, μπορούμε πάντα να εγκαταστήσουμε την ελεύθερη σουίτα LibreOffice, με την οποία μπορούμε να εκτελέσουμε τη συγχώνευση αλληλογραφίας (εδώ ονομάζεται σειριακή εκτύπωση).Ανοίγουμε το πρόγραμμα LibreOffice Calc και εισάγουμε όλα τα ευέλικτα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν στην επόμενη εκτύπωση σειράς, φροντίζοντας να τα παραγγείλουμε σε ένα τραπέζι.
Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο και ανοίξτε το πρόγραμμα LibreOffice Writer, αρχίστε να γράφετε ή δημιουργείτε το σταθερό μοντέλο που θα χρησιμοποιηθεί για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, στη συνέχεια ανοίξτε το μενού Εργαλεία και κάντε κλικ στο στοιχείο Εκτύπωση σε σειρά .
Από αυτή την οθόνη μπορούμε να επιλέξουμε αν θα ξεκινήσουμε από το ήδη ανοιχτό έγγραφο ή θα ανεβάσουμε ένα άλλο έγγραφο ή ένα μοντέλο που θα ληφθεί από το Internet . μόλις κάνετε την επιλογή σας, πιέζουμε προς τα κάτω την επιλογή Επόμενο, επιλέγουμε αν θα δημιουργήσουμε ένα γράμμα ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πατάμε ξανά το κουμπί Επόμενο για να βρεθούμε στην πιο σημαντική οθόνη, όπου μπορούμε να εισαγάγουμε το μπλοκ διευθύνσεων.
Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή λίστας διευθύνσεων και, στο νέο παράθυρο, κάντε κλικ στο Προσθήκη για να μπορέσετε να προσθέσετε το υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήθηκε προηγουμένως με το Calc (συγκεκριμένα ο πίνακας περιστροφής που δημιουργήθηκε για την ταξινόμηση των δεδομένων).
Μόλις φορτωθούν τα ευέλικτα δεδομένα, πατήστε Άλλο για να επιλέξετε τη μορφή δεδομένων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνδυασμός πεδίων για να επιλέξετε ποια δεδομένα θα χρησιμοποιηθούν στην επιλεγμένη μορφή.
Τώρα πατάμε OK, ελέγξουμε αν όλα τα παραγόμενα έγγραφα έχουν τα δεδομένα που έχουμε μεταφορτώσει, τότε πατάμε πάλι στο Next, επιλέγουμε την πιο κατάλληλη μορφή χαιρετισμού, πατάμε ξανά το Next και προσαρμόζουμε τη διάταξη των δεδομένων μέσα στο έγγραφο, έτσι ώστε να μπορέσουμε προεπισκόπηση του τελικού αποτελέσματος.
Θα επιστρέψουμε στο έγγραφο Writer, αυτή τη φορά διαιρούμενο σε τόσα έγγραφα, καθώς υπάρχουν εκτυπώσεις (θα δούμε μια νέα γραμμή εργαλείων να εμφανίζεται στην κορυφή). Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία εκτύπωσης, απλά πατήστε το εικονίδιο Εκτύπωση σύνθετων εγγράφων .
Συμπεράσματα
Η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη στο γραφείο όταν πρέπει να στείλουμε ένα ενιαίο έγγραφο σε πολλά άτομα και στην πραγματικότητα πρέπει να αλλάξουμε μόνο το μήνυμα καλωσορίσματος, την επικεφαλίδα και τα τελικά χαιρετισμούς σε κάθε ένα. Μπορεί επίσης να είναι πολύ χρήσιμο στο σπίτι για την πραγματοποίηση προσκλήσεων γάμου, ειδικών προσκλήσεων ή εξατομικευμένων εισιτηρίων για κάθε επισκέπτη: ακολουθώντας τα βήματα που έχουμε παρουσιάσει, θα μπορέσουμε να συγχωνεύσουμε τόσο το Word όσο και το Excel (που διατίθενται ως πληρωμένα προγράμματα) και το LibreOffice δωρεάν).Δεν γνωρίζουμε πώς να φτιάχνουμε ετικέτες στο Word "> Πώς να φτιάξουμε ετικέτες στο Word.
Εάν αντ 'αυτού πρέπει να κάνουμε ένα τιμολόγιο με το Excel, σας προσκαλούμε να διαβάσετε το άρθρο μας Πώς να δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο με το Excel, απλό, απλό και εξατομικευμένο .
Σαν τελική ανάγνωση, σας συμβουλεύουμε να ρίξετε μια ματιά στην Πώς να εκτυπώσετε τις επαγγελματικές κάρτες με το Word ή το LibreOffice, πραγματικά χρήσιμες εάν χρειαζόμαστε πολλές επαγγελματικές κάρτες με σταθερά δεδομένα.
