Το Microsoft MS Word είναι το πρόγραμμα για τη σύνταξη εγγράφων εργασίας, διατριβών, δοκίμων, άρθρων, απομνημονεύσεων και ούτω καθεξής στον υπολογιστή. Είναι πιθανώς το πρώτο πρόγραμμα που χρησιμοποιείται από όσους πλησιάζουν τον υπολογιστή για πρώτη φορά και χρησιμοποιούνται σε όλο τον κόσμο.
Οι εναλλακτικές λύσεις υπάρχουν, για παράδειγμα, το OpenOffice έχει ένα παρόμοιο και απολύτως μέχρι το par λογισμικό ή το laptop Abi Word, ωστόσο, η δημοτικότητα του Microsoft Office είναι απολύτως συντριπτική.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 12 ειδικές λειτουργίες του Word που χρησιμοποιούνται πάντα κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου
Χρησιμοποιώντας το Word για να γράψετε ένα έγγραφο είναι εύκολο, απλά ξεκινήστε από το λευκό φύλλο και πληκτρολογήστε στο πληκτρολόγιο.
Ένα άλλο θέμα είναι να γράψετε με επαγγελματικό τρόπο και να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που διαθέτει αυτό το πρόγραμμα για να γράψετε σαν να δημοσιεύονταν σε μια εφημερίδα ή για να διευκολύνετε την κατανόηση των αναγνωστών ή και πάλι να δημιουργήσετε ένα έγγραφο που είναι επίσης όμορφο για να δείτε και να επισημάνετε τα σημαντικά μέρη.
Ακόμα και για το Powerpoint η συζήτηση είναι παρόμοια αλλά σε άλλη θέση είδαμε πώς να δημιουργούμε επαγγελματικές παρουσιάσεις και να αποφεύγουμε τα κοινά λάθη.
Ορισμένες από τις βασικές βασικές λειτουργίες που πρέπει να γνωρίζετε όταν γράφετε στον υπολογιστή και είναι ταχύτερες και πιο επαγγελματικές είναι οι εξής:
1) Εισαγωγή μιας εικόνας σε ένα έγγραφο χωρίς να καταστραφεί η μορφοποίηση του κειμένου.
2) Εισάγετε την αρίθμηση σελίδων στο υποσέλιδο και επανεκκινήστε την αρίθμηση αν υπάρχουν νέες ενότητες.
3) Εισαγωγή αναδυόμενων παραθύρων με σχόλια και αναθεωρήσεις για το επισημασμένο κείμενο μέσα στο έγγραφο.
4) Ενσωμάτωση αναζήτησης στο Internet για επιλεγμένο κείμενο σε έγγραφα στο Word.
5) Χρησιμοποιήστε στυλ γραφής και μορφοποίηση κειμένου ώστε να μην ασχολείστε με τις παραγράφους και να γράφετε γρήγορα.
Για τους σκοπούς αυτού του άρθρου αναφέρομαι στο MS Word 2003 για να υποστηρίξω τους περισσότερους αναγνώστες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που χρησιμοποιούν μεταγενέστερες εκδόσεις για τις οποίες η διαδικασία είναι η ίδια.
1) Εισαγωγή εικόνων στο έγγραφο όπου θέλετε, ακόμα και δίπλα στο κείμενο ή με τον τρόπο των εφημερίδων ή ιστοσελίδων.
Πολλοί άνθρωποι εισάγουν εικόνες σε ένα έγγραφο του Word μεταξύ των παραγράφων, δεδομένου ότι αυτή είναι η ευκολότερη και ευκολότερη μέθοδος για την ενσωμάτωση εικόνων στο έγγραφο.
Ωστόσο, αν θέλετε να έχετε εικόνες που εμφανίζονται μέσα στο έγγραφο όπως σε μια τυπική ιστοσελίδα ή περιοδικό και να έχετε ένα κείμενο που τρέχει ομαλά δίπλα στην εικόνα, είναι δυνατόν με μια απλή διαδικασία.
Εάν προσπαθήσετε να κάνετε μόνο μία εισαγωγή -> φωτογραφία, ολόκληρο το κείμενο τίθεται απότομα κάτω και η εισαγόμενη εικόνα παίρνει ολόκληρη την οριζόντια τομή του φύλλου.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να εισαγάγετε ένα πλαίσιο κειμένου (Insert -> Text) και να το σχεδιάσετε με το ποντίκι στο χώρο όπου θέλετε να δείτε την εικόνα.
Στη συνέχεια, πατήστε το περιθώριο με το δεξί κουμπί και επιλέξτε το "Μορφοποίηση πλαισίου κειμένου". Στην καρτέλα "Χρώματα και γραμμές", βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Γραμμή" έχει οριστεί σε "Χωρίς γραμμή" ή "Χωρίς χρώμα".
Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Διάταξη", επιλέξτε "Κορνίζα" αριστερά ή δεξιά ανάλογα με τον τρόπο που θέλετε.
Τώρα, κάντε κλικ με το ποντίκι στο πλαίσιο κειμένου και προσθέστε την εικόνα μέσα με κλασικό τρόπο και θα δείτε πώς θα τοποθετηθεί δίπλα στο κείμενο, χωρίς να διαταραχθεί η μορφοποίησή του.
2) Προοδευτική ή διακεκομμένη αρίθμηση σελίδων .
Εισάγοντας αριθμούς από το 1 και μετά είναι εύκολο και νομίζω ότι όλοι ξέρουν πώς να το κάνουν, ένα λιγότερο γνωστό είναι να αριθμούν διαφορετικά τμήματα, ξεκινώντας ξανά την αρίθμηση των σελίδων.
Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε αρίθμηση σελίδων με τη μορφή που θέλετε.
Για παράδειγμα, μπορείτε να εισαγάγετε έναν αριθμό στο υποσέλιδο που λέει "Σελίδα Χ του x" πηγαίνοντας στο Προβολή -> Κεφαλίδα και υποσέλιδο (στο Word 2007 πηγαίνετε στο Εισαγωγή) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή αριθμού σελίδας".
Για να επανεκκινήσετε τον μετρητή σελίδων, είναι προτιμότερο να δημιουργήσετε νέες ενότητες πηγαίνοντας στο "Insert -> Section break" (στο Word 2007 βρίσκεται σε διάταξη).
Τώρα, επιστρέφοντας στο μενού όπου εισάγετε τους αριθμούς του υποσέλιδου, μεταβείτε στη μορφή και επιλέξτε να ξεκινήσετε από το 1 στη σελίδα που ακολουθεί την τοποθέτηση της ενότητας.
Το αποτέλεσμα είναι ότι ο μετρητής αρχίζει ξανά στο έγγραφο.
3) Εισαγάγετε αναδυόμενα παράθυρα για σχόλια και διαχειριστείτε τις αναθεωρήσεις ενός εγγράφου
Μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένο κείμενο έτσι ώστε όταν ο αναγνώστης τοποθετεί τον κέρσορα του ποντικιού πάνω σε αυτό το επισημασμένο κείμενο, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο με ένα σχόλιο από τον δημιουργό του εγγράφου.
Μπορείτε να το κάνετε αυτό επισημαίνοντας το κείμενο και επιλέγοντας "Εισαγωγή -> Σχόλιο" από το μενού (το Office 2007 βρίσκεται στο μενού αναθεώρησης).
Ο τρόπος με τον οποίο το Word εμφανίζει το σχόλιο διαφέρει ανάλογα με την έκδοση και εξαρτάται από τη διάταξη της σελίδας που χρησιμοποιείτε.
Μετά τη δημιουργία του σχολίου, κάθε φορά που ο αναγνώστης διαβάζει το έγγραφο σε κανονική προβολή, το κείμενο που σχολιάστηκε εμφανίζεται μόνο επισημασμένο.
Όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από το κείμενο, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζει την αναθεώρηση ή το σχόλιο.
Στο Word 2007 θα πρέπει να ελέγξετε την επιλογή "Εμφάνιση όλων των αναθεωρήσεων στο κείμενο" έτσι ώστε να μην εμφανίζονται στην πλευρά με αυτόν τον άσχημο και συγκεχυμένο τρόπο, αλλά ως αναδυόμενα παράθυρα που εμφανίζονται και εξαφανίζονται.
4) Αναζήτηση για επιλεγμένο κείμενο μέσα στο Word
Όταν διαβάζετε ένα μεγάλο έγγραφο και υπάρχει μια συγκεκριμένη λέξη ή μια έκφραση που φαίνεται ξένη ή θέλετε έναν ορισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εσωτερική βιβλιοθήκη του Word.
Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επισημάνετε το κείμενο ή τη φράση, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Αναζήτηση ..."
Θα μπορείτε να παρατηρήσετε αμέσως ένα ολόκληρο μενού που είναι ανοιχτό στα δεξιά της οθόνης, με αναζήτηση όλων των διαθέσιμων επιλογών, συμπεριλαμβανομένου του λεξικού ή πόρων του θησαυρού, αλλά και ιστοσελίδες αναζήτησης στο διαδίκτυο.
Για κάθε μία από τις τοποθεσίες αναζήτησης, όπως η Live Search (τώρα Bing), τα αποτελέσματα εμφανίζονται στα δεξιά στο Microsoft Word.
Εάν ένα αποτέλεσμα μπορεί να είναι χρήσιμο, μπορείτε να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο και να πλοηγηθείτε σε αυτόν τον ιστότοπο ανοίγοντας το πρόγραμμα περιήγησης.
5) Γρήγορη αλλαγή και επεξεργασία των γραφικών στυλ του εγγράφου .
Αυτό είναι πολύ χρήσιμο στην εργασία σε περίπτωση που έχετε ένα ρούχο που αλλάζει γνώμη στο τελευταίο λεπτό, αλλά και για εργασία χωρίς να σπαταλάτε χρόνο κάνοντας χρώματα και γραφικά.
Ο ευκολότερος τρόπος για να αλλάξετε χρώματα και στυλ για να τεκμηριώσετε το κείμενο δεν είναι να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένα στυλ ή γρήγορα στυλ.
Ξεκινάμε με το κανονικό ύφος και, στη συνέχεια, είναι δυνατό να ορίσουμε διαφορετικά στυλ έτσι ώστε οι τίτλοι των παραγράφων, πανομοιότυποι με το υπόλοιπο κείμενο, να γράφονται με μεγαλύτερο τρόπο, ίσως με έντονους χαρακτήρες.
Επιλέγοντας μόνο ένα κομμάτι κειμένου, μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο στυλ σε αυτό και όχι στο υπόλοιπο έγγραφο.
Ένα γρήγορο στυλ μπορεί στη συνέχεια να επεξεργαστεί και να αλλάξει και στη συνέχεια να αποθηκευτεί ως προεπιλογή και να χρησιμοποιηθεί ξανά.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να μορφοποιήσετε κείμενο καλά σε έγγραφα του Word
Σε άλλη θέση, εξηγεί πώς είναι δυνατή η εισαγωγή και η αντιγραφή κειμένου από το Internet, στο Word, χωρίς μορφοποίηση ή παραμέληση με έντονους χαρακτήρες και πλάγιους χαρακτήρες και συνδέσμους ή διαφορετικά χρώματα.
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, ενημερώστε τους και εάν μπορείτε να μοιραστείτε άλλους γρήγορους τρόπους χρήσης του Word, θα ήταν πραγματικά χρήσιμο.
