Πολλές από τις εργασίες γραφείου, διοίκησης και διαχείρισης επιχειρήσεων μπορούν να είναι άνετα από το σπίτι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή αν ο χώρος εργασίας είναι πολύ μακριά ή προσωρινά κλειστός για εργασία σε εξέλιξη. Προφανώς, δεν μπορούν να μεταφερθούν όλες οι εργασίες και οι δραστηριότητες στο σπίτι, αλλά οι περισσότερες θέσεις εργασίας στον τριτογενή τομέα και εν μέρει και στον δευτερογενή τομέα μπορούν να αντιμετωπιστούν για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ακόμη και από έναν υπολογιστή στο σπίτι. Σε αυτόν τον οδηγό θα σας δείξουμε ποια είναι τα καλύτερα εργαλεία για την έξυπνη δουλειά, χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή με Windows 10 ή Mac που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για το σκοπό αυτό (έτσι δεν θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε υπολογιστή με παιχνίδια, διασκεδαστικά προγράμματα και οτιδήποτε άλλο) ώστε να αυξηθεί η συγκέντρωση και τα αποτελέσματα που μπορούν να αποκτηθούν με το «εικονικό γραφείο» μας.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Έξυπνος σταθμός εργασίας για εργασία από το σπίτι στον πιο άνετο υπολογιστή
Προγράμματα για εργασία από το σπίτι
Για να ικανοποιήσουμε όλες τις ανάγκες, θα επισημάνω μόνο δωρεάν προγράμματα ή προγράμματα με ειδικές άδειες για γραφεία και επιχειρήσεις, έτσι ώστε να οργανώσουμε την έξυπνη εργασία κατάλληλη για την επιχείρησή σας σε χρόνο μηδέν.Skype
Το Skype είναι ίσως η καλύτερη λύση για την οργάνωση συναντήσεων και για εργασία από το σπίτι σαν να ήμασταν στο γραφείο. Για έξυπνη εργασία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διάφορες εκδόσεις του Skype, σχεδιασμένες να προσαρμόζονται σε οποιαδήποτε εταιρεία:
- Skype: η δωρεάν έκδοση του Skype ιδανική για μικρές επιχειρήσεις και γραφεία με μέχρι 20 υπαλλήλους. Προσφέρει μια ομαδική συζήτηση, τη δυνατότητα προσάρτησης και αποστολής αρχείων και τη δυνατότητα πραγματοποίησης βιντεοδιασκέψεων μεταξύ όλων των μελών της ομάδας εργασίας.
- Skype for Business: Αυτή η βελτιωμένη έκδοση του Skype σας επιτρέπει να προσθέσετε μέχρι 250 άτομα σε online συναντήσεις, παρέχει προστασία σε εταιρικό επίπεδο για επικοινωνίες και σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τους λογαριασμούς των εργαζομένων ενσωματώνοντας τα πάντα στην πλατφόρμα Office 365. Το κόστος είναι ίσο σε € 2 ανά μήνα ανά χρήστη.
Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μία ή την άλλη έκδοση με βάση τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν, μια επιλογή που προφανώς ανήκει στον διαχειριστή ή ιδιοκτήτη της εταιρείας, επίσης με βάση τον αριθμό των χρηστών που θέλουν να συνδεθούν στην έξυπνη εργασία.
Εάν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε το Skype απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησης, σας προσκαλούμε να διαβάσετε τον online οδηγό Skype για συνομιλίες, τηλεφωνήματα και βιντεοκλήσεις από τον ιστότοπο .
Γραφείο 365
Για να εργαστούμε σε έγγραφα που μοιράζονται μεταξύ διαφόρων συναδέλφων και για να παρουσιάσουμε ένα έργο εργασίας σε όλους, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το δυναμικό που προσφέρεται από το Office 365, δηλ. Την έκδοση cloud της σουίτας του Office.
Με αυτό το ισχυρό εργαλείο μπορούμε να επεξεργαστούμε τα επιχειρηματικά έγγραφα με πολλαπλά χέρια, να μοιράζουμε κοινόχρηστα ημερολόγια με το Outlook, να ανεβάζουμε και να κατεβάζουμε άλλα έγγραφα που μοιράζονται το αφεντικό ή άλλοι συνάδελφοι και να διαχειρίζεται κάθε έγγραφο του Office χωρίς να εγκαταστήσει τίποτα στον υπολογιστή, .
Η άδεια του Office 365 πρέπει να είναι διαθέσιμη στην εταιρεία, οπότε για να το χρησιμοποιήσουμε από το σπίτι, θα πρέπει να κατεβάσετε μόνο τον αποκλειστικό πελάτη (ζητάμε πάντα από τον διαχειριστή του συστήματος) και χρησιμοποιώντας οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης στο web (πολύ βολικό και εύκολο στη διαχείριση κάθε κατάσταση).
G σουίτα
Αν ψάχνουμε για μια έγκυρη εναλλακτική λύση για το Skype και το Office 365, μπορούμε να δοκιμάσουμε το G Suite, την πλατφόρμα που έχει δεσμευτεί η Google για τις εταιρείες.
Με αυτήν την πλατφόρμα θα έχουμε εταιρικές διευθύνσεις Gmail, υποστήριξη για όλα τα αρχεία του Office χάρη στα Έγγραφα Google, μια πλατφόρμα για την αποθήκευση δεδομένων και εγγράφων στο σύννεφο (επίσης κοινόχρηστα μεταξύ συναδέλφων), το Ημερολόγιο Google για να προγραμματίσετε συναντήσεις και συναντήσεις, τις κοινές σημειώσεις και, τέλος, το Google Hangouts Meet, μια υπηρεσία τηλεδιάσκεψης υψηλής ευκρίνειας ικανή να υποστηρίξει ταυτόχρονα μέχρι και 250 χρήστες.
Οι τιμές αδειοδότησης για το G Suite είναι ιδιαίτερα ανταγωνιστικές και επιτρέπουν την κάλυψη των αναγκών των μικρών, μεσαίων και μεγάλων επιχειρήσεων.
χαλαρότητα
Μια άλλη πλατφόρμα που χρησιμοποιείται ευρέως για έξυπνη εργασία είναι η Slack.
Η πλατφόρμα προσφέρει όλα τα εργαλεία για να διαχειριστεί μια ομάδα πωλήσεων ή μια ομάδα ανάπτυξης, χάρη στη δυνατότητα διαχείρισης διαφόρων καναλιών στα οποία μπορούν να αναθέσουν κατηγορίες και εργασίες, προκειμένου να χωριστούν καλύτερα και να κατευθυνθούν οι επαγγελματικές επικοινωνίες στις διάφορες ομάδες.
Σε όλα τα διάφορα κανάλια μπορούμε να βρούμε ένα ολοκληρωμένο σύστημα συνομιλίας, τηλεδιάσκεψη για κανάλια ή ενδο-κανάλια, σύστημα cloud για την κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων σε όλους τους χρήστες που είναι εγγεγραμμένοι και ανήκουν στο ίδιο κανάλι εργασίας, κοινόχρηστη οθόνη και καθορισμένους λογαριασμούς. Εκτός από την κοινή συζήτηση, υπάρχει επίσης μια συνομιλία άμεσου μηνύματος για να μιλάτε ξεχωριστά μεταξύ συναδέλφων.
Το Slack μπορεί να δοκιμαστεί δωρεάν για μικρές ομάδες, αλλά εκφράζει το μέγιστο δυναμικό που υποστηρίζεται από μια εταιρική άδεια με εξαιρετικά ελκυστικές τιμές.
Το Slack είναι παρόμοιο με τις Ομάδες της Microsoft για την οργάνωση απομακρυσμένης εργασίας και αποτελεί ένα από τα καλύτερα εργαλεία για την ομαδική εργασία, τη συνομιλία, την επικοινωνία και την κοινή χρήση έργων
Mattermost
Αν ψάχνουμε για κάτι ελεύθερο και διαχειρίσιμο μέσω ενός εταιρικού διακομιστή (χωρίς να χρησιμοποιούμε τους διακομιστές άλλων εταιρειών ή άλλα σύννεφα), μπορούμε να βασιστούμε στο Mattermost.
Με την εγκατάσταση της έκδοσης διακομιστή στην εταιρεία θα μπορέσουμε να οργανώσουμε μια ολοκληρωμένη έξυπνη πλατφόρμα εργασίας, ικανή να παρέχει διαχείριση διαφόρων καναλιών και διαφόρων ομάδων με ενσωματωμένη συνομιλία, τηλεδιάσκεψη, κοινή χρήση αρχείων και προηγμένη κρυπτογράφηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων ροών από το διακομιστή.
Στην πραγματικότητα, θα πρέπει μόνο να διαμορφώσουμε το διακομιστή της εταιρείας σε μια αρκετά γρήγορη γραμμή Internet και να παρέχουμε έναν λογαριασμό σε όλους τους υπαλλήλους, αναθέτοντάς τους σε μια ομάδα.
TeamViewer
Για να συνδεθείτε στον υπολογιστή του οικιακού γραφείου, δεν είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε VPN ή συγκεκριμένες διαμορφώσεις δικτύου, αλλά αρκεί να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα όπως το Teamviewer, το οποίο λειτουργεί εξαιρετικά για σύνδεση σε απομακρυσμένη επιφάνεια εργασίας από έναν υπολογιστή σε άλλο μέσω σύνδεσης στο διαδίκτυο. Για περισσότερες πληροφορίες έχουμε γράψει έναν οδηγό για τον τρόπο χρήσης του TeamviewerΕναλλακτικά, μπορείτε να διαβάσετε πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στον υπολογιστή σας από απόσταση, ξεπερνώντας τα τείχη προστασίας και τα πληρεξούσια και τα καλύτερα προγράμματα απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας.
Bitrix
Προσθέτουμε επίσης στη λίστα αυτή την πλατφόρμα Bitrix, η οποία για το έκτακτο COVID 19 έχει διαθέσει τα πολυάριθμα εργαλεία διαχείρισης της επιχείρησής της δωρεάν για όλες τις εταιρείες. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερες πληροφορίες στην ιστοσελίδα Bitrix24Συμπεράσματα
Οι λύσεις για να μπορείτε να εφαρμόζετε την έξυπνη εργασία σε οποιαδήποτε εταιρεία που εργάζεται πολύ σε υπολογιστές ή κοινά έργα είναι πολυάριθμες, απλά επιλέξτε εκείνη που είναι ήδη ενεργή στην εταιρεία σας ή προχωρήστε με την πληρωμή της άδειας που απαιτείται για την κάλυψη της δραστηριότητας όλων οι εργαζόμενοι. Δεν λείπουν οι δωρεάν λύσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν από μικρές ομάδες ή μικρές εταιρείες, αλλά είναι πάντα σκόπιμο να επικεντρωθεί σε πληρωμένες εκδόσεις, προκειμένου να έχουν όλα τα πλεονεκτήματα και να εργαστούν με τη μέγιστη παραγωγικότητα.Για να μην ξεχνάμε λοιπόν και τις καλύτερες τηλεοπτικές συνομιλίες για προγράμματα PC και video conferencing καθώς και προγράμματα για απομακρυσμένη εργασία και online ομαδική συνεργασία
Ακόμη στο θέμα της παραγωγικότητας, σας προσκαλούμε να διαβάσετε τους οδηγούς επεκτάσεων για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα στο Google Chrome και τις Επεκτάσεις Chrome για να εργάζεστε πιο γρήγορα online .
Εάν, από την άλλη πλευρά, αναζητούμε άλλες πλατφόρμες κοινής χρήσης έργων, μπορούμε να διαβάσουμε το άρθρο μας για να συνεργαστούμε online και να συντάσσουμε έγγραφα μαζί και τα προγράμματα για τη διαχείριση και το σχεδιασμό έργων
