Το Gmail είναι μια από τις πιο επιτυχημένες υπηρεσίες που έχει υπογράψει η Google, αφού σχεδόν όλοι χρησιμοποιούν έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την εγγραφή σας σε νέο λογαριασμό Google (στο smartphone, στο YouTube κλπ.). Πριν από το Gmail, οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν ακατάλληλες για χρήση, πολύ περιορισμένες και απαιτούσαν ένα desktop client όπως το Microsoft Outlook να μπορεί να εργάζεται με αξιοπρέπεια. Το Gmail είναι ένα πραγματικό web-based e-mail client, ισχυρό και γεμάτο από χαρακτηριστικά που θα χρειαζόταν ένα εγχειρίδιο με εκατοντάδες σελίδες! Το Gmail παραμένει η πιο δημοφιλής ηλεκτρονική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα και αν δεν εκμεταλλεύεται ο καθένας πλήρως την εξουσία του: για να μπορέσουμε να το εκμεταλλευτούμε σωστά, θα σας δείξουμε σε αυτό το άρθρο τα καλύτερα χαρακτηριστικά που το διακρίνουν από τον ανταγωνισμό. Η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Gmail δεν θα είναι ποτέ η ίδια μετά την ανάγνωση αυτού του οδηγού!
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Συγχρονισμός του βιβλίου διευθύνσεων μεταξύ του Gmail και του Outlook και εισαγωγή επαφών
Εάν δεν έχουμε ακόμα λογαριασμό Gmail, μπορούμε να το επιδιορθώσουμε ανοίγοντας εδώ έναν Λογαριασμό Google -> Νέο Λογαριασμό Google .
Για να χρησιμοποιήσετε το Gmail από smartphone ή tablet, μπορείτε να κάνετε λήψη της συγκεκριμένης εφαρμογής από εδώ -> Gmail ( Android ) και Gmail ( iPhone ).
1) Έρευνα
Δεδομένου ότι το Gmail είναι μια υπηρεσία Google, είναι προφανές ότι η αναζήτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων μπορεί να είναι καλύτερη από ό, τι σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα ή υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν είναι επιθυμητό, δεν θα χρειαζόταν να ταξινομώ τα μηνύματά μου σε φακέλους, καθώς είναι δυνατή η ακριβής και γρήγορη αναζήτηση τους.
Το σημαντικό είναι να γνωρίζετε τους πιο χρήσιμους χειριστές του Gmail για τη σύνθετη αναζήτηση του Mail και των συνημμένων .
Για παράδειγμα, μπορούμε να αναζητήσουμε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά ημερομηνία, συμπεριλαμβανομένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθησαν εκείνη την ημέρα ή τις προηγούμενες ή επόμενες ημέρες: για παράδειγμα, μπορούμε να πληκτρολογήσουμε στη γραμμή αναζήτησης " μετά: 2018/12/25 " για να αναζητήσουμε όλα τα μηνύματα που λάβαμε μετά τα Χριστούγεννα, αντί " πριν: 2018/12/25 " για την αναζήτηση ηλεκτρονικών μηνυμάτων που ελήφθησαν πριν από τα Χριστούγεννα. Εάν, από την άλλη πλευρά, έχουμε αδιάβαστα μηνύματα για μεγάλο χρονικό διάστημα αλλά "εξαφανίστηκαν" στα αμέτρητα επόμενα μηνύματα, μπορούμε πάντα να ανοίξουμε το μενού Όλα τα μηνύματα (γραμμή στην αριστερή πλευρά) και να πληκτρολογήσουμε στη γραμμή αναζήτησης " is: unread " όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς έχουμε τον ενεργό λογαριασμό Gmail.
2) Πώς να χρησιμοποιήσετε φίλτρα
Με το Gmail μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε φίλτρα για να αυτοματοποιήσουμε τη διαχείριση των ληφθέντων μηνυμάτων με βάση τον αποστολέα, με βάση το θέμα, με βάση το θέμα κλπ. Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μετατραπεί σε φίλτρο πιέζοντας τις τρεις τελείες δίπλα στην ημερομηνία και ώρα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιώντας τα μηνύματα φίλτρων αυτού του είδους . Εναλλακτικά, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο σε κίνηση κάνοντας κλικ στην κορυφή στο τρίγωνο στα δεξιά της γραμμής αναζήτησης και ξεκινήστε να συμπληρώνετε τα διάφορα πεδία.
Εκτός από το κουμπί Αναζήτηση, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί Δημιουργία φίλτρου, έτσι ώστε να μπορούμε να φιλτράρουμε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προκύπτουν με άριστο τρόπο. Το φίλτρο μπορεί επίσης να είναι αναδρομικό, δηλαδή ισχύει για την οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ήδη ληφθεί.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Παραγγείλετε τα εισερχόμενα με φίλτρα και ψευδώνυμα στο Gmail για να διαχειριστείτε τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
3) Τρόπος χρήσης ετικετών
Αντί να χρησιμοποιείτε φίλτρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες ως είδος βιβλιοδεσίας για να οργανώσετε την αλληλογραφία σας.
Το Gmail εφαρμόζει αυτόματα τις σωστές ετικέτες σύμφωνα με τους αλγόριθμους (εισάγοντας μηνύματα Faceboook στο Social for example ή Amazon αποστολές στις ενημερώσεις ), αλλά μπορούμε να βελτιώσουμε τη διαχείριση των ετικετών και να δημιουργήσουμε νέες κάνοντας κλικ στο σύμβολο με τη μορφή εργαλεία και πηγαίνετε στο μενού Ρυθμίσεις -> Ετικέτες .
Εάν, αντίθετα, θέλουμε να αλλάξουμε μια ετικέτα που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα μήνυμα που έχει ήδη ληφθεί, απλά ανοίξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Ετικέτα στην κορυφή.
4) Χρησιμοποιήστε το Gmail με άλλους λογαριασμούς email
Το Gmail καθιστά εύκολη την εισαγωγή άλλων λογαριασμών email, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε μηνύματα από άλλες διευθύνσεις και επίσης να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας αυτές τις διευθύνσεις. Για να προσθέσετε λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , απλώς κάντε κλικ στο σύμβολο οδοντωτού τροχού και μεταβείτε στις Ρυθμίσεις -> Λογαριασμός και εισαγωγή και μετά κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη άλλης διεύθυνσης email Το Gmail χρησιμοποιεί IMAP και SMTP για να μπορεί να λαμβάνει και να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από άλλους φορείς. πολλά από αυτά είναι αυτο-διαμορφώνοντας (απλά εισάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον κωδικό πρόσβασής σας), σε άλλες περιπτώσεις θα πρέπει να ανακτήσουμε τις παραμέτρους πρόσβασης για χειροκίνητη διαμόρφωση.
Για να μάθετε περισσότερα, συνιστούμε να διαβάσετε το άρθρο σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής και διαχείρισης άλλων λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail με πολλά πλαίσια
5) Ακυρώστε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όπως φαίνεται σε άλλο άρθρο, μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία για να ακυρώσετε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε κατά λάθος, ώστε να μπορείτε να διορθώσετε αμέσως τυχόν ανόητους ή παρανοήσεις. Με αυτόν τον τρόπο, μετά από το πάτημα του κουμπιού " Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", θα έχουμε ακόμα μερικά δευτερόλεπτα για να το ακυρώσουμε σε περίπτωση που δεν είχαμε δίκιο. Κανονικά, ο χρόνος επανεξέτασης περιορίζεται σε 5 δευτερόλεπτα, αλλά εάν θέλουμε να αυξήσουμε το χρόνο ακύρωσης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούμε να το αλλάξουμε στο μενού Ρυθμίσεις -> Γενικά, αλλάζοντας το στοιχείο στην Ακύρωση αποστολής -> Ακύρωση περιόδου αποστολή .
Μπορούμε να ρυθμίσουμε έως και 30 δευτερόλεπτα, πέρα από τα οποία δεν επιτρέπεται (επίσης για να μην επιβραδύνεται η αποστολή του email στους διακομιστές του Gmail πάρα πολύ).
6) Ενεργοποιήστε την επιλογή "Απάντηση όλα" από προεπιλογή
Όταν φτάσει ένα νέο μήνυμα ομάδας στο Gmail, μπορούμε να διασφαλίσουμε ότι όταν κάνετε κλικ στο Απάντηση, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απευθύνεται σε όλες τις διευθύνσεις που σημειώνονται στο πεδίο παραλήπτη και όχι μόνο στον αποστολέα. Αυτή η επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί στις Ρυθμίσεις -> Γενικά και ενεργοποιώντας το σημάδι επιλογής στο στοιχείο Απάντηση σε όλους, το οποίο υπάρχει στην προεπιλεγμένη συμπεριφορά απόκρισης .
7) Πώς να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις όταν απουσιάζουμε
Αν απουσιάζουμε για μεγάλο χρονικό διάστημα και θέλουμε όποιος μας γράφει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μάθει για τη μη διαθεσιμότητα, μπορούμε να δημιουργήσουμε τον αυτόματο αποστολέα στο Gmail, ο οποίος θα στείλει αμέσως ένα εξατομικευμένο μήνυμα σε όλους τους αποστολείς που θα επικοινωνήσουν μαζί μας. Για να το ρυθμίσετε, πατάμε πάντα το κουμπί γραναζιών και μετά μεταβείτε στις Ρυθμίσεις -> Γενικά .
Κάντε κύλιση προς τα κάτω στη σελίδα μέχρι να φτάσετε στην ενότητα Auto responder .
Ορίσαμε μια ημερομηνία έναρξης και μια ημερομηνία λήξης (προαιρετικά) να εισαγάγουμε ένα σύντομο κείμενο στο θέμα και τους λόγους ή τις δικαιολογίες μας για την απουσία ή την έλλειψη απάντησης, ώστε να ειδοποιήσουμε εγκαίρως όποιον αποφασίζει να μας απαντήσει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να αποφύγετε την αποστολή μηνυμάτων σε ενημερωτικά δελτία ή μηνύματα υπηρεσιών, μπορούμε να επιλέξουμε την απάντηση μόνο στα άτομα που περιλαμβάνονται στο στοιχείο Επαφές μου, έτσι ώστε μόνο οι αξιόπιστοι να απαντήσουν αυτόματα. Στο τέλος της διαμόρφωσης, κάντε κλικ στο Ενεργοποίηση του auto responder και κλείστε εντελώς το Gmail: είμαστε έτοιμοι να φύγουμε για τις διακοπές ή για ένα μακρύ ταξίδι χωρίς πάρα πολλές σκέψεις!
8) Συνημμένα στο Google Drive
Το Gmail είναι ενσωματωμένο στην υπηρεσία cloud του Google Drive, έτσι ώστε τα συνημμένα που μπορείτε να λάβετε να μπορούν πάντα να αποθηκεύονται στο χώρο του Google Cloud για να τα μεταφέρουν μαζί σας στον υπολογιστή σας ή σε άλλες συσκευές.
Είναι πολύ βολικό να αποθηκεύσετε και να στείλετε ακόμη και μεγάλα αρχεία και να εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες προβολής και επεξεργασίας εγγράφων με τα Έγγραφα Google.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Τα συνημμένα Gmail και τα ληφθέντα αρχεία ανοίγουν στην προεπισκόπηση και αποθηκεύονται στο Google Drive
9) Δεσμευμένη λειτουργία για εμπιστευτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όπως ήδη εξηγείται, είναι δυνατή η αποστολή προστατευμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail με λήξη και κωδικό πρόσβασης.
Χάρη σε αυτή τη λειτουργία, μπορούν να αποστέλλονται μηνύματα με εμπιστευτικές και ευαίσθητες πληροφορίες, έτσι ώστε μόνο ο παραλήπτης να τα ανοίξει και επίσης να διαγραφούν αυτόματα μετά την πρώτη ανάγνωση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
10) Χρησιμοποιήστε το Gmail ως πλήρες πελάτη
Το Gmail μπορεί να θεωρηθεί ως πραγματικός πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λόγω κάποιων ιδιόμορφων χαρακτηριστικών:
- Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο Gmail μέσω του προγράμματος περιήγησης ή μέσω εφαρμογής από οπουδήποτε, εφόσον διαθέτει υπολογιστή, smartphone ή tablet με πρόσβαση στο Internet
- Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το Gmail χωρίς σύνδεση χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο
- Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται και λαμβάνονται από το Gmail μπορούν να μεταφορτωθούν στον υπολογιστή
- Άλλοι λογαριασμοί email μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν μέσα στο Gmail
- Μπορείτε να αναβάλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail για να τα λάβετε ξανά
- Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορούν να αποκλειστούν με ένα ισχυρό φίλτρο που διαχειρίζεται με τεχνητή νοημοσύνη στο Gmail.
- Μπορείτε να αρχειοθετήσετε το Email στο Gmail για να επαναφέρετε τα Εισερχόμενά σας χωρίς να διαγράψετε τίποτα
- Μπορείτε να προγραμματίσετε την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μελλοντική ημερομηνία στο Gmail
Έτσι, αν ψάχνουμε για έναν τρόπο αντικατάστασης του Outlook στη διαχείριση των email, ίσως έχει έρθει η ώρα να χρησιμοποιήσουμε μόνο το Gmail για όλα τα κουτιά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μας, έτσι ώστε να έχουμε πάντα όλα τα μηνύματα εργασίας ή τα προσωπικά μηνύματα.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πλήρης οδηγός για το Gmail για να ξεκινήσετε και να γίνετε ειδικοί
