Όπως κάθε λογισμικό, το Microsoft Word απαιτεί επίσης βελτιστοποίηση, που μπορεί να επιτευχθεί με την παραγωγική τροποποίηση ορισμένων προκαθορισμένων ρυθμίσεων και επιλογών. Χάρη σε αυτές τις αλλαγές, το πιο χρησιμοποιημένο πρόγραμμα στον κόσμο για εγγραφή στον υπολογιστή θα πρέπει να γίνεται πιο ελαφρύ και πιο γρήγορο και να παρέχει γρήγορη πρόσβαση στις πιο χρήσιμες και συχνές λειτουργίες, ώστε να μην χάνεται χρόνος στις δραστηριότητες διαχείρισης εγγράφων που πρέπει να είναι αυτοματοποιημένη.
Παρακάτω, βλέπουμε 10 από τις ρυθμίσεις που θα πρέπει να αλλάξουν για να βελτιώσουν την εργασία με το Word και να εξοικονομήσουν χρόνο και προσπάθεια.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Ειδικές λειτουργίες Word που θα χρησιμοποιείτε πάντα όταν γράφετε ένα έγγραφο
1) Ορίστε την προτιμώμενη θέση για να αποθηκεύσετε τα αρχεία
Μεταβείτε στο μενού Αρχείο -> Επιλογές και έπειτα στην καρτέλα Αποθήκευση για να ρυθμίσετε τον φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα έγγραφα.
Τα πλεονεκτήματα είναι ότι με αυτό τον τρόπο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί δίσκου για να αποθηκεύσετε αμέσως ένα νέο έγγραφο και να το ανοίξετε γρήγορα.
Είναι επίσης δυνατό, από την ίδια καρτέλα ρυθμίσεων, να επιλέξετε την προεπιλεγμένη μορφή αρχείου και να την αλλάξετε σε docx ή doc ή odt ή rtf όπως απαιτείται.
2) Μετακινήστε "Save As" στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης
Το κουμπί Αποθήκευση ως πρέπει πάντα να είναι κοντά, έτσι ώστε κάθε νέο έγγραφο να μπορεί να αποθηκευτεί αμέσως με αναγνωρίσιμο όνομα.
Στη συνέχεια, μπορείτε να επωφεληθείτε από τη γραμμή γρήγορης προσπέλασης, την κορυφαία στην οποία υπάρχουν και τα κουμπιά "Αποθήκευση και επαναφορά τροποποίησης".
Από τη γραμμή, πατήστε το κάτω βέλος και πατήστε Άλλες εντολές .
Από τις επιλογές του Word, εντοπίστε την εντολή "Αποθήκευση ως" και προσθέστε την στη δεξιά στήλη.
Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι το Save As μπορεί να γίνει γρήγορα πατώντας το πλήκτρο F12 στο πληκτρολόγιο του υπολογιστή.
3) Απενεργοποιήστε το πλαίσιο "Επιλογές επικόλλησης" για να κάνετε τις εργασίες κοπής και επικόλλησης αντιγράφων πιο γρήγορα
Όταν κάνετε δεξί κλικ σε ένα έγγραφο του Word, στην επιλογή Αντιγραφή και Αποκοπή υπάρχουν οι επιλογές επικόλλησης που μπορεί να διαρκέσουν κάποιο χρονικό διάστημα.
Εάν προτιμάτε να την απενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε πάντα την επικόλληση κειμένου σε μη μορφοποιημένη λειτουργία, για να εμφανίσετε το κλασικό κουμπί Επικόλληση, Μεταβείτε στο μενού Αρχείο -> Επιλογές -> Σύνθετες και καταργήστε την επιλογή του κουμπιού Εμφάνιση επιλογών επικόλλησης .
Το γεγονός παραμένει ότι η αντιγραφή και επικόλληση μπορεί να γίνει πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας τους συνδυασμούς πλήκτρων CTRL + C, CTRL + X και CTRL + V.
4) Ορίστε μια προεπιλεγμένη γραμματοσειρά
Το Microsoft Word 2013 χρησιμοποιεί το Calibri ως προεπιλεγμένη γραμματοσειρά μεγέθους 11 χαρακτήρων.
Ακριβώς επειδή είναι προκαθορισμένο και ο καθένας το χρησιμοποιεί, ίσως είναι σκόπιμο να το αλλάξετε, ίσως με τη ρύθμιση των παλιών καλών Times New Roman ή Helvetica (ή Arial) να επιλέξουν την καλύτερη γραμματοσειρά για να γράψουν ένα πρόγραμμα σπουδών και κατά συνέπεια επίσης εξαιρετική για τα έγγραφα εργασίας.
Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά σε ένα έγγραφο, κρατήστε την καρτέλα Αρχική σελίδα ανοικτή στη κορδέλα και επιλέξτε τη γραμματοσειρά από το αναπτυσσόμενο μενού.
Για να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά όλων των εγγράφων που θα γραφτούν στο μέλλον, κάντε κλικ στην δεξιά γωνία του πλαισίου γραμματοσειράς από την καρτέλα Αρχική σελίδα.
Επιλέξτε Arial, πατήστε το κουμπί Ορισμός ως προεπιλογή και, στη συνέχεια, αλλάξτε την επιλογή τοποθετώντας " Για όλα τα έγγραφα " πριν κάνετε κλικ στο OK.
5) Απενεργοποιήστε τη συμβουλή όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από ένα κουμπί
Εκείνοι με αρκετή εμπειρία με το Word μπορούν να κάνουν το πρόγραμμα γρηγορότερο απενεργοποιώντας τις άκρες και τους μίνι οδηγούς που εμφανίζονται αυτόματα όταν έχει επιλεγεί ένα κουμπί.
Αν δεν τα διαβάσουμε ποτέ, μπορείτε να τα απενεργοποιήσετε στο μενού Αρχείο -> Επιλογές -> Γενικά, αλλάζοντας το στυλ περιγραφής εργαλείου, μη δείχνοντας στίγματα εργαλείων ή μη εμφανίζοντας χαρακτηριστική περιγραφή ... για να αφήσετε ακόμα τη δυνατότητα να διαβάσετε το όνομα ενός όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από αυτό.
Ο τελευταίος τρόπος είναι προτιμότερος επειδή δείχνει το όνομα των εντολών χωρίς περιγραφές.
6) Τροποποιήστε το κανονικό μοντέλο με ένα ανάλογα με τις προτιμήσεις σας
Για να εξοικονομήσετε χρόνο στις επιλογές ρύθμισης σελίδας και επαναλαμβανόμενης μορφοποίησης, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προεπιλεγμένο πρότυπο για κάθε νέο έγγραφο που ανοίγετε.
Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στο κανονικό στυλ, στην κεντρική δεξιά πλευρά της κορδέλας και πατήστε Τροποποίηση .
Στη συνέχεια, αλλάξτε τη γραμματοσειρά όπως φαίνεται στο βήμα 4 και στη συνέχεια, επίσης, το μέγεθος γραμματοσειράς και το στυλ γραμματοσειράς.
Τα κουμπιά πάνω από την προεπισκόπηση σας επιτρέπουν επίσης να επιλέξετε τα πλευρικά περιθώρια και το ύψος της απόστασης γραμμών.
Στην κάτω αριστερή γωνία μπορείτε να εισάγετε άλλες ενότητες επεξεργασίας όπως καρτέλα, παράγραφο, σύνορα και άλλα.
Πριν κάνετε κλικ στο OK και την έξοδο, επιλέξτε την επιλογή " Σε νέα έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το μοντέλο ".
Σημείωση : το στυλ Normal αποθηκεύεται σε ένα αρχείο που ονομάζεται Normal.dotm .
Εάν αυτό μετονομάζεται, καταστραφεί ή μετακινηθεί, το Word δημιουργεί αυτόματα μια νέα έκδοση που χρησιμοποιεί τις αρχικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις και συνεπώς οι προσαρμογές που έγιναν θα χαθούν.
7) Αλλάξτε τις προσωπικές πληροφορίες των εγγράφων
Αυτό είναι κάτι που πολλοί ξεχνούν και ότι κινδυνεύει να κάνει κακές μορφές.
Στην πραγματικότητα, εάν γράψουμε ένα νέο έγγραφο που ξεκινά από ένα υπάρχον και γράφεται από ένα άλλο, ο καθένας που το διαβάζει μπορεί να πιάσει το γεγονός ότι αυτό το έγγραφο δεν είναι δικό μας, επειδή οι πληροφορίες μέσα του δείχνουν έναν άλλο συγγραφέα.
Όλα τα μεταδεδομένα και οι προσωπικές πληροφορίες είναι ορατά από το μενού Αρχείο> Πληροφορίες
Η αλλαγή προσωπικών πληροφοριών στο Word γίνεται μόνο μία φορά και ισχύει για όλα τα έγγραφα που αποθηκεύονται αργότερα.
Οι πληροφορίες συγγραφέων μπορούν να αλλάξουν από το μενού Αρχείο -> Πληροφορίες ή επίσης από το Αρχείο -> Επιλογές -> Γενικά και να τεθεί το όνομά σας στην ενότητα " Προσωποποίηση του αντιγράφου του Office που χρησιμοποιείται ".
Εάν θέλετε να αλλάξετε τον συγγραφέα ενός συγκεκριμένου εγγράφου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού Αναθεώρηση ή, στο πλαίσιο που εμφανίζεται όταν αποθηκεύετε ως, μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε τον συγγραφέα.
8) Αφαιρέστε την ιδιοκτησία εγγράφων και τις προσωπικές πληροφορίες
Εάν θέλετε να διατηρήσετε απόλυτη προστασία προσωπικών δεδομένων σχετικά με το ποιος έγραψε και επεξεργάστηκε ένα αρχείο Word, είναι σημαντικό να διαγράψετε τα κρυμμένα μεταδεδομένα που περιέχουν τα ονόματα εκείνων που εργάστηκαν σε αυτό, την ημερομηνία δημιουργίας, τις προηγούμενες εκδόσεις, το χρόνο εργασίας και άλλα πράγματα.
Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται από το Microsoft Office είναι ορατές από το File -> Information .
Για να διαγράψετε όλες αυτές τις πληροφορίες, μεταβείτε στο μενού Αρχείο -> Επιλογές, πατήστε το Κέντρο προστασίας και, στη συνέχεια, στο Κέντρο προστασίας των ρυθμίσεων .
Μεταβείτε στις επιλογές απορρήτου και πατήστε το κουμπί Έλεγχος εγγράφου και στη συνέχεια επιλέξτε να διαγράψετε όλα τα μεταδεδομένα.
Σημείωση : Αυτή είναι μια ρύθμιση που σχετίζεται με το χρησιμοποιούμενο αρχείο και όχι μόνιμη.
9) Απενεργοποιήστε την προστατευμένη προβολή στο Word
Η προστατευμένη προβολή είναι μια λειτουργία μόνο για ανάγνωση, η οποία - όπως υποδεικνύει το όνομά της - έχει ως σκοπό την προστασία του υπολογιστή σας από ένα έγγραφο που έχει ληφθεί αν έχει μολυνθεί.
Εάν λαμβάνετε αρχεία από αξιόπιστες πηγές, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την προστατευμένη προβολή .
Στη συνέχεια, μεταβείτε στο Αρχείο -> Επιλογές -> Κέντρο προστασίας -> Ρυθμίσεις του Κέντρου προστασίας και καταργήστε την επιλογή όλων ή μόνο ορισμένων από τις επιλογές στην ενότητα Προστατευμένη προβολή .
10) Αυτόματη κύλιση
Για να διαβάσετε τα μεγάλα έγγραφα hands-free, η αυτόματη κύλιση μπορεί να ενεργοποιηθεί με ένα μόνο κουμπί.
Αυτό το κουμπί μπορεί να προστεθεί στη γραμμή γρήγορης πρόσβασης στο επάνω μέρος πατώντας το κάτω βέλος, πηγαίνοντας στις Άλλες εντολές -> Επιλογή εντολών από -> Όλες οι εντολές -
Το κουμπί αυτόματης κύλισης εμφανίζεται ως λευκός κύκλος.
Όταν πατήσετε, ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε διπλό βέλος και μπορείτε να κάνετε κύλιση του εγγράφου πάνω και κάτω με το ποντίκι, χωρίς να κάνετε κλικ σε τίποτα.
Για να βγείτε από τη λειτουργία αυτόματης κύλισης, πατήστε με το κουμπί του ποντικιού ή πατήστε Esc.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Βελτιστοποιήστε το Word απενεργοποιώντας τις περιττές επιλογές
