Το Microsoft Outlook είναι το πιο χρησιμοποιημένο και διάσημο πρόγραμμα στον κόσμο για τη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας, ακόμα κι αν πρόκειται για πρόγραμμα που περιλαμβάνεται στη σουίτα του Office. Το Outlook είναι ζωτικής σημασίας σε πολλούς οργανισμούς, όχι μόνο για τις προφανείς δυνατότητες διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και για το ημερολόγιο, τα καθήκοντά του και τις λειτουργίες του βιβλίου διευθύνσεων.
Για τις επιχειρήσεις, η ευκολία είναι να συνδέσετε το Outlook σε ένα διακομιστή Exchange, ώστε όλοι να μοιράζονται το ίδιο βιβλίο διευθύνσεων και ημερολόγια, καθιστώντας ένα εξαιρετικό εργαλείο για συνεργασία σε εταιρικό επίπεδο.
Για το σπίτι η χρήση του Outlook χρησιμοποιείται κυρίως για να κατεβάζετε μηνύματα στον υπολογιστή σας και να τα αποθηκεύετε εκτός του διαδικτύου, αλλά αν και οι περισσότεροι άνθρωποι σίγουρα δεν χρησιμοποιούν ένα διακομιστή Exchange στο σπίτι και πιθανώς δεν γνωρίζουν καν τι είναι τα χαρακτηριστικά του Outlook καθιστούν ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης δραστηριότητας και για προσωπική και μη επαγγελματική χρήση, για ανάγνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων, για συναντήσεις, οργάνωση βιβλίων διευθύνσεων και πολλά άλλα.
Σε αυτόν τον οδηγό κάνουμε μια συνοπτική και συγκεντρωμένη πορεία σχετικά με τον τρόπο χρήσης του Microsoft Outlook (λαμβάνοντας την τελευταία του έκδοση, Outlook 2013 ) για να μάθετε τις κύριες λειτουργίες του και να τις ρυθμίζετε με κάθε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Οποιοσδήποτε έχει προγράμματα του Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint κ.λπ.) έχει επίσης το Outlook στον υπολογιστή και μπορεί να το ανοίξει για πρώτη πρόσβαση.
Δεδομένου ότι είστε προϊόν της σειράς Office, θα βρείτε μια γνωστή διασύνδεση, λίγο παρόμοια με αυτή του Word, ακόμα κι αν εξυπηρετεί ένα εντελώς διαφορετικό πράγμα.
Η προεπιλεγμένη προβολή του Outlook είναι τα εισερχόμενα, στην κορυφή υπάρχει η κορδέλα κορδέλα, κρυφή για να εξοικονομήσετε χώρο στην οθόνη.
Για να δείτε και να αποκρύψετε γρήγορα την κορδέλα, απλά πατήστε τα πλήκτρα CTRL - F1 .
Μπορείτε να κλειδώσετε τη μπάρα πιέζοντας το πινέλο που χρησιμεύει για να το διορθώσετε και να μην το κρύψετε πια.
Η κορδέλα κορδέλας κάνει πολύ εύκολο να βρείτε τα κουμπιά για να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες και να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του προγράμματος.
Η καρτέλα "Αρχική" έχει διαφορετικά κουμπιά ανάλογα με τη λειτουργία και την οθόνη στην οποία βρίσκεστε.
Στην κύρια οθόνη, υπάρχουν επιλογές για αλληλογραφία.
Κατά μήκος του αριστερού άκρου του Outlook υπάρχουν φάκελοι, ενώ στο κάτω μέρος αυτού του πίνακα εμφανίζονται οι λειτουργίες του Outlook: Εισερχόμενα, Ημερολόγιο, Άτομα, Εργασίες και ούτω καθεξής.
Κάνοντας κλικ στο βέλος στο επάνω μέρος του πίνακα πλοήγησης, επεκτείνεται στο παράθυρο για να δείτε τη δομή του φακέλου του λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Κάντε κλικ στις τρεις τελείες για πρόσβαση σε πρόσθετες λειτουργίες του Outlook: Σημειώσεις του Outlook, φακέλους και συντομεύσεις.
Από τις "επιλογές πλοήγησης" μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα διάφορα στοιχεία και να απενεργοποιήσετε την πλοήγηση μικρού μεγέθους εάν χρησιμοποιείτε μια μεγάλη οθόνη.
Η καρτέλα " Αποστολή / λήψη " αφορά ειδικά τις λειτουργίες εισερχόμενου ταχυδρομείου, αλλά εμφανίζεται και σε άλλες λειτουργίες (ημερολόγιο, εργασίες κ.λπ.), ακόμη και αν δεν έχουν την ίδια λειτουργικότητα.
Ανάλογα με τον τύπο πρωτοκόλλου αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε (IMAP ή POP), μπορείτε ή όχι να έχετε τη δυνατότητα να κάνετε λήψη μόνο των κεφαλίδων μηνυμάτων, να επισημάνετε ή να καταργήσετε την επιλογή μηνυμάτων προς λήψη και άλλες λειτουργίες (οι οποίες είναι διαθέσιμες μόνο με Πρωτόκολλο IMAP, πάντα συνιστάται)
Η καρτέλα "Φάκελος" σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τους φακέλους του λογαριασμού αλληλογραφίας σας, να δημιουργείτε νέους λογαριασμούς, να επιλέγετε τους κανόνες για την αυτόματη αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων και άλλων ιδιοτήτων.
Στη λειτουργία ημερολογίου, δεν υπάρχουν φάκελοι έτσι, από αυτό το μενού, τα ημερολόγια μπορούν να αντιγραφούν ή να μετακινηθούν.
Η δομή των φακέλων είναι απαραίτητη για τη διαχείριση της αλληλογραφίας και τη διατήρησή της, χωρίς να χάσετε σημαντικά μηνύματα και να βρείτε το ταχυδρομείο πιο εύκολα.
Σε ένα άλλο άρθρο, είδαμε πώς να δημιουργείτε φίλτρα αλληλογραφίας και μηνυμάτων στο Microsoft Outlook για να οργανώνετε τα μηνύματα σε φακέλους .
Οι επιλογές εμφάνισης περιέχουν τις βασικές λειτουργίες για την απόκρυψη ή την εμφάνιση ορισμένων πληροφοριών και στοιχείων της διασύνδεσης του Outlook, μεταξύ των οποίων υπάρχουν και υπενθυμίσεις .
Στη λειτουργία ημερολογίου είναι δυνατό να αλλάξετε τον τρόπο που βλέπετε τις ημέρες, με μηνιαία, εβδομαδιαία ή καθημερινή προβολή και το χρώμα.
Οι επιλογές στην κορδέλα κορδέλας, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, αλλάζουν ανάλογα με το πού βρίσκεστε.
Αν γράφετε ένα νέο μήνυμα, θα βρείτε όλα τα κουμπιά για τη μορφοποίηση κειμένου, την προσθήκη συνημμένων, εικόνων, ετικετών κλπ.
Η καρτέλα Εισαγωγή υπάρχει σε κάθε τμήμα του Outlook και σας επιτρέπει να αλλάξετε το περιεχόμενο των μηνυμάτων, των δραστηριοτήτων και των συμβάντων ημερολογίου.
Στην περίπτωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπάρχει ένα κουμπί για τις επιλογές όπου η επιλογή του θέματος, των χρωμάτων, των γραμματοσειρών και των αποτελεσμάτων βρίσκεται, το CCN (το αντίγραφο του άνθρακα κρυμμένο να χρησιμοποιείται για να κρύψει τους παραλήπτες του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και το αίτημα επιβεβαίωσης διαβάζοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η καρτέλα Αναθεώρηση περιέχει τις αυτόματες λειτουργίες ορθογραφίας και γραμματικής, χρήσιμες για να μην κάνετε λάθη κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορείτε επίσης να μεταφράσετε τα απεσταλμένα μηνύματα σε άλλες γλώσσες.
Ας προχωρήσουμε στη δημιουργία ενός λογαριασμού email που μπορεί να είναι αυτόματη ή μη αυτόματη
Την πρώτη φορά που ξεκινάτε το Outlook, σας ζητείται να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, τον οποίο μπορείτε επίσης να παρακάμψετε αρχικά και να προσθέσετε αργότερα.
Στην πραγματικότητα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook χωρίς ένα λογαριασμό στις λειτουργίες ημερολογίου, εργασιών και σημειώσεων.
Επειδή, ωστόσο, είναι ένα πρόγραμμα που σχεδιάστηκε κυρίως για τη διαχείριση του Email, αξίζει να προσθέσετε έναν λογαριασμό αμέσως δοκιμάζοντας την αυτόματη διαμόρφωση, όπου απλά πρέπει να εισαγάγετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που χρησιμοποιείτε για να αποκτήσετε πρόσβαση στα εισερχόμενά σας.
Εάν η αυτόματη ρύθμιση παραμέτρων δεν λειτουργεί (σίγουρα λειτουργεί με τις διευθύνσεις Hotmail και Outlook.com, αλλά δεν λέγεται ότι συνεργάζεται με άλλους προμηθευτές), πρέπει να προχωρήσετε στη χειροκίνητη ρύθμιση παραμέτρων .
Για να προσθέσετε έναν λογαριασμό στο Outlook, πρέπει να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο της κορδέλας και να ακολουθήσετε τη διαδικασία χειροκίνητης ρύθμισης.
Στη χειροκίνητη διαμόρφωση, η πρώτη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε έναν λογαριασμό POP ή IMAP (ή έναν λογαριασμό Exchange εάν ρυθμίσετε το Outlook σε ένα γραφείο)
Έχουμε ήδη δει σε άλλο άρθρο τις διαφορές μεταξύ IMAP και POP, οι οποίες, συνθετικά, είναι:
- Το πρωτόκολλο POP ή Post Office είναι το παλαιότερο πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για τη λήψη μηνυμάτων στον υπολογιστή.
- Το IMAP σας επιτρέπει να αντιγράψετε τη δομή του φακέλου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συγχρονίσετε τα μηνύματα χωρίς να τα εξαφανίσετε από το διακομιστή αλληλογραφίας, με επιλογές για λήψη μόνο των κεφαλίδων μηνυμάτων χωρίς να γεμίσετε τον υπολογιστή με χιλιάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα.
Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε πάντα IMAP.
Μπορείτε να ανατρέξετε στον οδηγό σχετικά με τον τρόπο προσθήκης ενός λογαριασμού αλληλογραφίας Yahoo στο Outlook, αλλάζοντας τις παραμέτρους σύμφωνα με τον πάροχο αλληλογραφίας σας.
Σε ένα άλλο άρθρο εξήγησα επίσης βήμα προς βήμα τον τρόπο ρύθμισης των παραμέτρων του Microsoft Outlook με το GMail για τη λήψη και την αποστολή αλληλογραφίας από τον υπολογιστή.
Στο Outlook μπορείτε να προσθέσετε και να διαχειριστείτε όσους λογαριασμούς email θέλετε.
Εάν χρησιμοποιείτε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως έναν προσωπικό και έναν για εργασία, ένας υπολογιστής-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, μπορεί πραγματικά να κάνει τη διαφορά και σας επιτρέπει να συνδέσετε συναντήσεις και εργασίες του ημερολογίου για να διαχειριστείτε τη ζωή σας με έναν τρόπο ολοκληρωθεί.
Αφού προσθέσετε δύο λογαριασμούς, μπορείτε να επιλέξετε το λογαριασμό που θέλετε να ρυθμίσετε από τον αναπτυσσόμενο επιλογέα στο επάνω μέρος της σελίδας Πληροφορίες λογαριασμού στην καρτέλα Αρχείο .
Από τις " Ρυθμίσεις λογαριασμού " μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο λογαριασμό, να επιδιορθώσετε ένα ήδη προστιθέμενο, να το αφαιρέσετε, να ορίσετε το αγαπημένο σας και να αλλάξετε άλλες ρυθμίσεις.
Διαχείριση βιβλίων διευθύνσεων και προσθήκη επαφών στο Outlook
Για να διαχειριστείτε τις επαφές του βιβλίου διευθύνσεων, ανοίξτε τη λειτουργία Άτομα από την καρτέλα Αρχική σελίδα και προσθέστε διευθύνσεις και άλλες λεπτομέρειες από την κύρια διεπαφή.
Σχεδόν βέβαια, θα είναι απαραίτητο να εισαγάγετε το βιβλίο διευθύνσεων από το Google, το Yahoo ή οποιοδήποτε άλλο λογαριασμό χρησιμοποιείτε.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να εξάγετε τις επαφές από αυτό το βιβλίο διευθύνσεων και, στη συνέχεια, να τις εισαγάγετε στο Outlook.
Κανονικά, αυτό θα ήταν μια εύκολη δουλειά, αν δεν ήταν για κάθε λογαριασμό που χρησιμοποιεί τα δικά του σχήματα και θα μπορούσαν να υπάρξουν επιπλοκές.
Ο ευκολότερος τρόπος είναι ο συγχρονισμός του βιβλίου διευθύνσεών σας μεταξύ του Gmail και του Outlook και η εισαγωγή των επαφών σας.
Διαφορετικά, πρέπει να χρησιμοποιήσετε vCards, όπως εξηγείται στον οδηγό σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής αρχείων vCard (vcf) σε επαφές των Windows και στο Microsoft Outlook.
Για να εξερευνήσετε πιο προηγμένες δυνατότητες του Microsoft Outlook, έχουμε δει, σε άλλα άρθρα:
- Εάν έχετε πολλούς υπολογιστές από τους οποίους μπορείτε να συμβουλευτείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διακομιστή Exchange, σε ένα άλλο άρθρο έχουμε δει πώς να συγχρονίζετε το Microsoft Outlook σε πολλούς υπολογιστές .
- Απενεργοποιήστε την απάντηση σε όλους και προωθήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μηνύματα που αποστέλλονται με το Outlook
- Καθυστέρηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προγραμματισμένη αποστολή
- Πώς να καθυστερήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για προγραμματισμένη αποστολή
Τέλος, αν δεν έχετε Outlook και ψάχνετε για ένα παρόμοιο δωρεάν πρόγραμμα, μπορείτε να δείτε τη λίστα των καλύτερων εναλλακτικών πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook για να διαβάζετε μηνύματα από τον υπολογιστή σας
