Όλοι, αργά ή γρήγορα, θα πρέπει να ασχοληθούν με υπολογιστικά φύλλα, ένα από τα πιο σύνθετα και ισχυρά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε έναν υπολογιστή στο χώρο εργασίας. Αυτό δεν προορίζεται ως οδηγός για αρχάριους στα υπολογιστικά φύλλα, αλλά σκοπεύει να επισημάνει τέσσερις τύπους δραστηριοτήτων που πρέπει να ξέρετε πώς να κάνετε, να είστε καλοί με προγράμματα όπως το Excel. Το Microsoft Excel είναι σίγουρα το πιο χρησιμοποιημένο πρόγραμμα στον κόσμο για τη δημιουργία πινάκων και υπολογιστικών φύλλων, αλλά οι ίδιες λειτουργίες είναι διαθέσιμες και σε δωρεάν σουίτες όπως το LibreOffice και στα Έγγραφα Google.
Για να έχετε επιτυχία στην εργασία γραφείου ή τουλάχιστον να διευκολύνετε τη ζωή σας και να προωθήσετε τον εαυτό σας καλύτερα κατά την πρόσληψη συνεντεύξεων, πρέπει να είστε καλοί στο να χρησιμοποιείτε το Excel (ή ένα ισοδύναμο πρόγραμμα όπως το LibreOffice και τα Έγγραφα Google ) και να είστε σε θέση να κάνετε τουλάχιστον τις ακόλουθες 4 δραστηριότητες .
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Πώς να κάνετε υπολογισμούς στο Excel
1) Εισάγετε γρήγορα τα δεδομένα χρησιμοποιώντας φόρμες ή φόρμες
Η εισαγωγή δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι το σημείο εκκίνησης οποιασδήποτε ανάλυσης πίνακα. Όλοι οι αρχάριοι του Excel γράφουν δεδομένα χειροκίνητα σε κελιά, αλλά θα ήταν πολύ πιο γρήγορα να χρησιμοποιήσουν μια φόρμα.Η φόρμα είναι μια αυτο-καθοδηγούμενη μορφή για γρήγορη είσοδο δεδομένων σε κελιά για να γράψετε και πατήστε Enter για να μεταβείτε στο επόμενο κελί .
Στο Excel 2013 το κουμπί φόρμας ήταν κάπως κρυμμένο.
Για να το βρείτε, πρέπει να πατήσετε την κορδέλα στην κορυφή και να την προσαρμόσετε για να προσθέσετε το κουμπί των μονάδων.
Σε άλλες εκδόσεις του Excel, αντί να πατήσετε το κλειδί του Office, μεταβείτε στις επιλογές του Excel και προσαρμόστε προσθέτοντας τη φόρμα.
Μόλις πατήσετε το κουμπί φόρμας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα (ή ένα πρότυπο ή μια μάσκα εισαγωγής δεδομένων) γράφοντας τις επικεφαλίδες στηλών.
Στο LibreOffice Calc μπορείτε να εισάγετε δεδομένα με τη φόρμα πατώντας στο μενού Data-> Form .
Πριν χρησιμοποιήσω τη φόρμα, πρέπει να δημιουργήσω τις κεφαλίδες στηλών έτσι ώστε η σύνταξη να γίνει καθοδηγημένη και γρήγορη.
Οι φόρμες στο Google Drive (Έγγραφα Google) είναι ένα αντικείμενο από μόνο του που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε έρευνες πολλαπλών απαντήσεων για να μοιράζεστε ηλεκτρονικά.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια φόρμα από το κουμπί Δημιουργία ή μπορείτε να την εισάγετε (με το μενού Εισαγωγή ) μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Σελίδες βοήθειας στα ιταλικά:
- Για το Libreoffice Calc
- Office Excel
- Το υπολογιστικό φύλλο Google
2) Εκτελέστε υπολογισμούς με λειτουργίες και τύπους
Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα στα κελιά, είναι πιθανό να απαιτείται μια λειτουργία ή ένας υπολογισμός.
Οι λειτουργίες και οι τύποι πρέπει να γραφτούν στο πλαίσιο κειμένου παραπάνω και να σας επιτρέψουν να χειριστείτε τα δεδομένα ενός υπολογιστικού φύλλου, να εκτελέσετε απλές μαθηματικές λειτουργίες, να προσθέσετε αριθμούς σε μια στήλη, μέσο όρο ή ακόμα και να εργαστείτε με αντικείμενα πραγματικού κόσμου όπως ημερομηνίες ή τα χρήματα.
Όλα τα προγράμματα υπολογισμού έχουν το δικό τους σύνολο λειτουργιών, με κάποιες διαφορές.
Αυτές οι σελίδες στα ιταλικά περιέχουν όλους τους τύπους που μπορούν να εκτελεστούν σε Excel, LibreOffice Calc και Google Drive.
Η γνώση όλων αυτών από την καρδιά είναι αδύνατη, αλλά η γνώση του τι χρησιμοποιείτε περισσότερο και τι χρειάζεστε για την εργασία σας είναι απαραίτητη.
Για παράδειγμα, μερικές βασικές λειτουργίες είναι:
- Το άθροισμα των αριθμών στα κελιά: = SUM (A1, B1) προσθέτει δύο αριθμούς, ενώ = SUM (A1: A5) είναι το άθροισμα όλων των κυττάρων από Α1 έως Α5.
- = ΜΕΣΟ (A1, B1) είναι ο μέσος όρος δύο αριθμών. = ΜΕΣΟ (A1: A10) είναι ο μέσος όρος των αριθμών A1 έως A10.
Κάθε τύπος μπορεί επίσης να βρεθεί από το μενού Insert - Formula .
Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε δύο λειτουργίες και να δημιουργήσετε έναν τύπο όπως, για παράδειγμα, = ROUND ((SUM (A1: A10)), 0) για να στρογγυλοποιήσετε τα δεκαδικά ψηφία του αθροίσματος των αριθμών Α1 έως Α10.
Στις λειτουργίες, διαβάστε: Πώς να χρησιμοποιήσετε τους τύπους για να υπολογίζετε στο Excel (COUNT και SUM)
3) Ταξινόμηση των δεδομένων με φίλτρα και πίνακες περιστροφής
Μόλις εισαγάγετε τα ακατέργαστα δεδομένα και εκτελέσετε όλους τους υπολογισμούς χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες και τους τύπους, πρέπει τώρα να δημιουργήσετε διαφορετικούς τρόπους προβολής τους.
Μπορείτε να ταξινομήσετε μια σειρά δεδομένων ανά στήλη: πατήστε CTRL-A για να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας, πατήστε " Ταξινόμηση " και επιλέξτε τη στήλη και το κριτήριο που μπορεί να είναι, για παράδειγμα, προκειμένου.
Πάντα από το μενού Δεδομένα μπορείτε επίσης να εισαγάγετε Φίλτρα, για παράδειγμα, για να αποκλείσετε διπλά στοιχεία.
Οι πίνακες περιστροφής είναι προηγμένα φίλτρα που χρησιμοποιούνται για τη διόρθωση μεγάλων λιστών δεδομένων που διαφορετικά θα ήταν αδύνατο να διαβαστούν.
Τα συγκεντρωτικά πινάκια σας επιτρέπουν να λάβετε ορισμένα κομμάτια δεδομένων για να συνοψίσετε και να δείτε μόνο μερικά από αυτά, κρύβοντας τα υπόλοιπα.
Στο Excel δημιουργείτε τον πίνακα περιστροφής από το μενού Εισαγωγή ενώ βρίσκεστε στο LibreOffice Calc από το μενού Δεδομένα.
Για να μάθετε περισσότερα, υπάρχουν οδηγοί στα ιταλικά για:
- να φιλτράρει τα δεδομένα στο Excel
- Πίνακες περιστροφής στο Libreoffice
- συγκεντρωτικοί πίνακες στο Google Drive.
4) Δημιουργία μακροεντολών για επαναλαμβανόμενες εργασίες
Η εργασία με το Excel μπορεί να είναι πολύ βαρετή επειδή συχνά περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενα καθήκοντα.
Για να αποφύγετε να κάνετε την ίδια εργασία καθημερινά, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή και να καταγράψετε τα πράγματα που κάνετε έτσι ώστε ο υπολογιστής να το κάνει αυτό από μόνο του.
Οι μακροεντολές είναι ένα ισχυρό σημείο του Excel ενώ στο Libreoffice πρέπει να είστε προσεκτικοί επειδή ορισμένες μακροεντολές ενδέχεται να μην είναι συμβατές με το Microsoft Office.
Στο Excel, το LibreOffice και το Google Drive, είναι δυνατό να δημιουργήσετε πιο σύνθετες μακροεντολές με δέσμες ενεργειών προγραμματισμού που θα απαιτούσαν κάποια μελέτη.
Ακολουθούν ορισμένοι πόροι για να ξεκινήσετε:
- Excel: Εργασία με μακροεντολές
- Excel Macro (στα Αγγλικά)
- LibreOffice: Πρώτα βήματα με μακροεντολές
- Google Drive: Επισκόπηση δέσμης ενεργειών Google Apps (μόνο στα Αγγλικά).
Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου Excel και άλλα προγράμματα. Η χρήση υπολογιστικών φύλλων είναι ένας άλλος επαγγελματισμός και ένας κλάδος στον οποίο μπορείτε να βυθίσετε πολύ βαθιά.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 6 πιο χρήσιμες λειτουργίες του Excel για να φιλτράρετε τα δεδομένα και να δείτε γραφήματα
