Ένα από τα πιο συχνά τρόμο όταν δημιουργούμε έγγραφα με τη σουίτα του Office είναι η απώλεια όλων των εργασιών που έγιναν μέχρι εκείνη την στιγμή εξαιτίας ξαφνικής διακοπής ρεύματος ή σφάλματος των Windows με αναγκαστική επανεκκίνηση. Αυτά τα σενάρια γίνονται όλο και λιγότερο συχνά, αλλά μπορούμε να προστατεύσουμε το έργο που επιτελείται από τον προγραμματισμό του Word, του Excel και του PowerPoint για την αυτόματη αποθήκευση του εγγράφου, ενώ συνεχίζουμε να το κάνουμε: ενεργώντας έτσι, στη χειρότερη περίπτωση θα χάσουμε μόνο τα λίγα λεπτά πριν από το πρόβλημα συσκότισης. Σε αυτόν τον οδηγό θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση αρχείων σε Word, Excel και PowerPoint, έτσι ώστε να προστατεύετε πάντα το έργο που γίνεται στο γραφείο ή στο σπίτι. αν αυτό δεν είναι αρκετό (υπάρχει κίνδυνος καταστροφής αρχείων), θα σας δείξουμε επίσης πώς να χρησιμοποιήσετε το ιστορικό αρχείων για να μπορέσετε να επαναφέρετε μια παλιά αναθεώρηση του αρχείου, έτσι ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε πάντα σε καλό σημείο και να αποφύγετε να ξεκινήσετε ξανά.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Ανάκτηση κατεστραμμένων, διεφθαρμένων ή χαμένων εγγράφων του Word και αρχείων του Excel
1) Αυτόματη αποθήκευση στο Office 365
Αν διαθέτουμε ένα αντίγραφο συνδρομής του Office 365, είναι διαθέσιμη η αυτόματη αποθήκευση μεταφορτώνοντας το αρχείο απευθείας σε OneDrive, OneDrive for Business ή SharePoint Online (για εταιρείες): με αυτόν τον τρόπο τα διάφορα προγράμματα του Office που χρησιμοποιούνται θα συγχρονίζουν κάθε αλλαγή που έγινε στο αρχεία (σε μερικά δευτερόλεπτα), οπότε ποτέ δεν πρέπει να ανησυχείτε για προβλήματα. Αρχικά, ενεργοποιούμε τον πελάτη OneDrive στον υπολογιστή μας με τα Windows 10, αναζητώντας το εικονίδιό του στην κάτω δεξιά γωνία ή αναζητώντας το στοιχείο OneDrive στο μενού Έναρξη.
Εάν διαθέτουμε προηγούμενες εκδόσεις των Windows ή χρησιμοποιούμε Mac, κατεβάζουμε το OneDrive.
Αφού ενεργοποιηθεί ο συγχρονισμένος φάκελος OneDrive, μεταβείτε στο πρόγραμμα του Office που θα χρησιμοποιηθεί, αρχίστε να γράφετε το έγγραφο ( Νέο ) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αρχείο -> Αποθήκευση στο επάνω μέρος και επιλέξτε OneDrive -> Προσωπικός φάκελος ως διαδρομή. Το αρχείο θα αποθηκευτεί αμέσως στο σύννεφο και στο επάνω μέρος του παραθύρου θα εμφανιστεί το κουμπί αυτόματης αποθήκευσης .
Σε άλλο άρθρο ο οδηγός συγχρονισμού φακέλων στο Onedrive.
Με το κουμπί ενεργό, δεν θα πρέπει πλέον να ανησυχούμε για την αποθήκευση σε χρονικά διαστήματα, αφού όλα συγχρονίζονται με το σύννεφο (προφανώς πρέπει να υπάρχει σύνδεση στο Internet). Αν θέλουμε να επαναφέρουμε μια παλιά έκδοση του αρχείου, απλά κάντε κλικ στο κουμπί που αποθηκεύτηκε στο OneDrive, επάνω δεξιά και χρησιμοποιήστε το μενού Προβολή όλων των εκδόσεων .
Με αυτό τον τρόπο μπορούμε να αποθηκεύουμε και να επαναφέρουμε αυτόματα, εάν είναι απαραίτητο, ακόμη και σε περίπτωση προβλημάτων με τον υπολογιστή (μπορούμε πάντα να συνεχίσουμε να δουλεύουμε σε άλλο υπολογιστή που έχει διαμορφωθεί με τον λογαριασμό μας στο Office 365).
Αν δεν έχουμε ακόμη το Office 365, μπορούμε να εγγραφούμε για μια συνδρομή υπηρεσίας από εδώ -> Αγοράστε το Office 365.
Μια δοκιμή διάρκειας ενός μηνός είναι επίσης διαθέσιμη για το βασικό πακέτο, έτσι ώστε να μπορείτε να αξιολογήσετε όλα τα πλεονεκτήματα μιας συνδρομής του Office αντί να αγοράσετε ολόκληρη τη σουίτα για παραγωγή εκτός σύνδεσης.
2) Αυτόματη αποθήκευση σε offline εκδόσεις του Office
Εάν δεν διαθέτουμε Office 365 αλλά μια έκδοση ελεύθερης πώλησης (με την κλασική άδεια απεριόριστης εγκυρότητας), η αυτόματη αποθήκευση στο σύννεφο δεν είναι διαθέσιμη, αλλά μπορούμε πάντα να υιοθετήσουμε την αυτόματη αποθήκευση για αρχεία χωρίς σύνδεση .
Σε αυτήν την περίπτωση, θα χρησιμοποιήσουμε το σύστημα αναθεώρησης που είναι ενσωματωμένο στο Office, έτσι ώστε να αποθηκεύουμε αλλαγές που δεν αποθηκεύουμε χειροκίνητα σε μικρότερα χρονικά διαστήματα (υπενθυμίζουμε ότι απλά πατήστε το πλήκτρο CTRL + B στο πληκτρολόγιο για να αποθηκεύσετε αμέσως την επιτευχθείσα πρόοδο).
Για να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αποθήκευση σε λιανικές εκδόσεις του Office, ανοίξτε οποιοδήποτε έγγραφο με τα προγράμματα του Office, κάντε κλικ στο Αρχείο στο επάνω μέρος και μεταβείτε στην επιλογή Επιλογές -> Αποθήκευση διαδρομής.
Από αυτό το παράθυρο βεβαιώνουμε ότι η επέκταση των πιο πρόσφατων αρχείων γραφείου υποδεικνύεται (για παράδειγμα docx, xlsx κ.λπ.), τοποθετούμε το σημάδι επιλογής κάτω από το στοιχείο Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης αποθήκευσης κάθε φορά, ορίζουμε 1 λεπτό (το ελάχιστο που μπορούμε να ορίσουμε) και ενεργοποιούμε επίσης το στοιχείο Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που θα αποκατασταθεί αυτόματα εάν κλείσει χωρίς αποθήκευση .
Οι πληροφορίες για την αυτόματη αποθήκευση θα αποθηκευτούν στη διαδρομή που υποδεικνύεται στο πεδίο διαδρομής Autosave file, το οποίο μπορεί επίσης να είναι φάκελο οποιουδήποτε cloud (αν έχουμε συγχρονίσει το OneDrive ή το Google Drive, μπορούμε να επισημάνουμε τις αλλαγές εκεί και έτσι να έχουμε ένα συνεχές αντίγραφο ασφαλείας).
Για να επαναφέρετε τα αρχεία μετά από σφάλμα ή σφάλμα συστήματος, απλώς ανοίξτε ξανά το Office και χρησιμοποιήστε το εργαλείο ανάκτησης αρχείων, το οποίο θα αντληθεί από το αντίγραφο ασφαλείας που δημιουργήσαμε νωρίτερα. Δυστυχώς, αυτό το σύστημα αποθηκεύει μόνο τις αλλαγές που γίνονται κάθε λεπτό: αν είμαστε πολύ γρήγορα γραπτώς, ένα λεπτό που λείπει μπορεί να ανατινάξει πολλά έγγραφα κατά την ανάκαμψη.
3) Πώς να χρησιμοποιήσετε το Ιστορικό αρχείων των Windows
Εάν θέλουμε ένα πρόσθετο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, ώστε να μπορέσουμε να ανακτήσουμε τα αρχεία που έχουν καταστραφεί από σφάλματα, ξαφνικές επανεκκινήσεις ή κακόβουλα προγράμματα, μπορούμε να βασιστούμε στο σύστημα διάσωσης που ονομάζεται Ιστορικό αρχείων, το οποίο υπάρχει στα Windows 10 (αλλά και στις προηγούμενες εκδόσεις του λειτουργικού συστήματος ).
Για να ενεργοποιήσετε το Ιστορικό αρχείων στα Windows, ανοίξτε το μενού Έναρξη στο κάτω αριστερό μέρος, αναζητήστε τις ρυθμίσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανοίξτε το πρώτο στοιχείο που θα εμφανιστεί στην κορυφή. από το νέο μενού ρυθμίσαμε μια μονάδα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας (USB stick, εξωτερικό σκληρό δίσκο ή οποιονδήποτε πόρο δικτύου) κάνοντας κλικ στην επιλογή Προσθήκη μονάδας δίσκου .
Μετά την προσθήκη της διαδρομής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες επιλογές, επιλέξτε Κάθε 10 λεπτά στο μενού Αρχεία αντιγράφων ασφαλείας και τέλος προσθέστε τον φάκελο αντιγράφων ασφαλείας (όπου αποθηκεύσαμε τα αρχεία του Office) κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη φακέλου .
Το σύστημα θα δημιουργεί αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας κάθε 10 λεπτά, οπότε έχετε πάντα ένα αντίγραφο των εγγράφων του Office σε ξεχωριστό δίσκο. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα συστήματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, σας προσκαλούμε να διαβάσετε τον παρακάτω οδηγό.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ -> Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας φακέλων χρηστών για την αποθήκευση προσωπικών δεδομένων στα Windows
