Όταν τα εισερχόμενα αρχίζουν να είναι πολυάριθμα, για να διακρίνουν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εκείνα της διαφήμισης, των εμπορικών, των ενημερωτικών δελτίων ή των ειδοποιήσεων Facebook, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένας συγκεκριμένος οργανισμός. Όποια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιείτε, ένα από τα βασικά βήματα είναι να αντιστοιχίσετε ετικέτες σε όλα τα μηνύματα, προκειμένου να τα συλλέξετε ανά κατηγορίες σπουδαιότητας.
Επομένως, είδαμε πώς μπορείτε να παραγγείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, δημιουργώντας φίλτρα, ετικέτες και ψευδώνυμα, ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε τα μηνύματα αυτόματα και να τα διαβάσετε με βάση τον αποστολέα, με βάση το θέμα ή τον τύπο του μηνύματος.
Εκτός από αυτό το βασικό έργο, μπορείτε ακόμα να βελτιώσετε τη διαχείριση του Email χάρη σε πολλές επεκτάσεις για το Gmail που αλλάζουν την εμφάνιση και τη λειτουργία του.
Μεταξύ αυτών, υπάρχει ένας που πραγματικά αξίζει να προσπαθήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ένα επαγγελματικό και δωρεάν σύστημα ταξινόμησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (τουλάχιστον για τώρα): Ταξινόμηση
Το Sortd μπορεί να εγκατασταθεί ως επέκταση για το πρόγραμμα περιήγησης Google Chrome ζητώντας μια πρόσκληση στον ιστότοπο της εφαρμογής.
Η πρόσκληση φτάνει αμέσως, οπότε μόλις υποδείξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να λάβετε τον κωδικό ενεργοποίησης.
Αφού ενεργοποιήσετε την επέκταση, μπορείτε να ακολουθήσετε την περιήγηση και να ξεκινήσετε να ταξινομείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με εξατομικευμένα κριτήρια .
Η διεπαφή Gmail με Sortd χωρίζεται σε δύο τμήματα: από την πλευρά των μηνυμάτων, στο κέντρο αντ 'αυτού υπάρχουν 4 αρχικά κενές στήλες όπου μπορείτε να μετακινήσετε τα μηνύματα με το ποντίκι.
Οι προεπιλεγμένες στήλες είναι: πράγματα που πρέπει να κάνετε, να ακολουθήσετε, λίστα 1 και λίστα 2.
Καθένα από αυτά τα ονόματα μπορεί να αλλάξει για ευκολότερη αναγνώριση πατώντας το βέλος κάτω από κάθε τίτλο.
Κάτω από κάθε στήλη μπορείτε να προσθέσετε εργασίες ή να μετακινήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταξινομώντας τα ως εργασίες ή εργασίες.
Κάθε μήνυμα που προστίθεται κάτω από μία από τις στήλες μπορεί να επισημανθεί ως τελική δραστηριότητα ή ως δραστηριότητα που πρέπει να εκτελεστεί, μπορεί να επισημανθεί με ένα χρώμα για εύκολη αναγνώριση, μπορεί να αλλάξει στον τίτλο ή να διαγραφεί.
Στη συνέχεια, μπορείτε να αναδιατάξετε και να αναδιατάξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να προσθέσετε νέα στοιχεία με μη αυτόματο τρόπο, να ομαδοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία μόνο δραστηριότητα και να προσθέσετε νέες λίστες.
Κάνοντας κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον τίτλο του στην αριστερή πλευρά της οθόνης, ανοίγει το κεντρικό μήνυμα ολόκληρης της σελίδας.
Στην επάνω δεξιά πλευρά θα παρατηρήσετε πολλά κουμπιά που έχουν προστεθεί από τη Sortd, συμπεριλαμβανομένων εκείνων για να δημιουργήσετε μια δραστηριότητα που πρέπει να κάνετε και να θυμάστε και εκείνη για την αναβολή, δηλαδή για να λάβετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά σε λίγες ώρες ή ημέρες.
Κάνοντας κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προστέθηκε κάτω από μία από τις στήλες Ταξινόμηση, ανοίγει το μήνυμα με πολλές άλλες επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας προσθήκης σημειώσεων και υπενθυμίσεων με ειδοποίηση .
Από τη διασυνδεδεμένη διασύνδεση, όλοι οι φάκελοι του Gmail είναι ορατοί, πατώντας το κάτω βέλος δίπλα στον τίτλο των Εισερχομένων στο επάνω αριστερό μέρος.
Τα αυτόματα φίλτρα Gmail μπορούν να επιλεγούν πατώντας τα πλήκτρα αμέσως κάτω από το πλαίσιο αναζήτησης.
Εάν θέλετε να επιστρέψετε γρήγορα στην κλασική διεπαφή Gmail, απλά πατήστε το πλήκτρο Gmail που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά, με κόκκινο χρώμα.
Στην κλασική λειτουργία προβολής Gmail, η ταξινόμηση καταλαμβάνει μόνο τη στήλη στα δεξιά και σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα μηνύματα με τον ίδιο τρόπο, σύροντας.
Για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά την ταξινόμηση και να ταξινομήσετε τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να ακολουθήσετε αυτόν τον καθρέφτη αναφοράς:
- Δημιουργήστε μια εργασία με τον τίτλο "σήμερα" και, κάθε πρωί, μεταφέρετε σημαντικά μηνύματα στο εσωτερικό.
- Ομοίως, δημιουργήστε μια εργασία με τον τίτλο "Αργότερα" και μετακινήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να περιμένουν μέσα σε αυτήν, γράφοντας επίσης την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να αντιμετωπιστεί η εργασία.
Η εργασία με τον τίτλο "To-Do" είναι χρήσιμη για την ταξινόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις δραστηριότητες που πρέπει να διεξαχθούν, χωρίς ωστόσο να υπάρχει προθεσμία.
- Η "τελική" εργασία για την ομαδοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των πρόσθετων δραστηριοτήτων που μπορούμε να θεωρήσουμε ολοκληρωμένες.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Εισερχόμενα αντί του Gmail για να διαχειριστείτε τα μηνύματα
