Η σουίτα του Microsoft Office αποτελείται από δύο από τα πιο χρησιμοποιημένα προγράμματα στον κόσμο, με κάποιους τρόπους πολύ παρόμοια: Πρόσβαση και Excel .
Το Excel είναι, αρχικά, πιο επιφανειακό, ευκολότερο στη χρήση και πιο άμεσο, με ένα υπολογιστικό φύλλο να συμπληρώνεται με αριθμούς ή τιμές που μπορούν να υπολογιστούν αυτόματα.
Η πρόσβαση στην αρχή είναι μάλλον πιο περίπλοκη, ακόμη και αν, αφού καταλάβει τα βασικά, προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας μιας μάσκας, προσαρμοσμένης γραφικής διεπαφής, για να εισαγάγετε τις τιμές στα κελιά, κάτι που γίνεται πολύ πιο άνετο και πιο φιλικό προς το χρήστη.
Και τα δύο είναι προγράμματα εργασίας και μελέτης για τη διαχείριση των δεδομένων και κάποιος θα μπορούσε να ρωτήσει ποια από τις δύο είναι καλύτερη και για ποιες ανάγκες είναι προτιμότερο να προτιμάτε το ένα το άλλο.
Εν ολίγοις, το Excel είναι ένα εργαλείο ανάλυσης δεδομένων για τη διενέργεια μαθηματικών υπολογισμών και στατιστικών συγκρίσεων που παρουσιάζονται επίσης με τη μορφή εύχρηστων γραφημάτων.
Η πρόσβαση, από την άλλη πλευρά, είναι ένα πρόγραμμα διαχείρισης δεδομένων, ένας πραγματικός διαχειριστής βάσεων δεδομένων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα, χρήσιμο για τη διόρθωση των τιμών, την εμφάνιση τους με δομημένο τρόπο και την αυτοματοποίηση ορισμένων λειτουργιών και συμβάντων.
Το Excel υπερέχει στην ανάλυση αριθμητικών δεδομένων .
Η καμπύλη εκμάθησης για τη χρήση του Excel είναι αρκετά μικρή και ήδη μαθαίνει να χρησιμοποιεί κάποιες βασικές λειτουργίες, όπως πίνακες περιστροφής, μπορείτε να εκτελέσετε αμέσως πολλές λειτουργίες.
Οι τελευταίες εκδόσεις είναι στη συνέχεια γεμάτες προ-συσκευασμένα μοντέλα, μόνο για να ολοκληρωθεί.
Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν υπάρχουν δύο ή τρία υπολογιστικά φύλλα που πρέπει να χρησιμοποιηθούν, αλλά γίνεται πιο άβολα αν το μέγεθος της βάσης δεδομένων αυξηθεί.
Διατηρώντας ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με χιλιάδες, αν όχι δεκάδες χιλιάδες καταχωρίσεις γίνεται πραγματικά πιο δύσκολο και με την εξέλιξη των δεδομένων υπάρχει ο κίνδυνος σφαλμάτων στην ενημέρωση τύπων, γραφημάτων και μακροεντολών.
Σε άλλα άρθρα που έχουμε δει, σχετικά με το Excel:
- Πώς να χρησιμοποιήσετε υπολογιστικά φύλλα του Excel
- 4 λειτουργίες που μπορούν να κάνουν όταν εργάζονται με το Word και το Excel
- Τα καλύτερα πρότυπα του Excel για λήψη δωρεάν για οικονομικές και εμπορικές συναλλαγές .
Σε σύγκριση με το Excel, το οποίο επικεντρώνεται σε αριθμητικά δεδομένα και ακολουθίες, η Access είναι μια πραγματική ψηφιακή λύση αρχειοθέτησης για πληροφορίες που μπορούν να ανακληθούν αρκετές φορές στο πλαίσιο του προγράμματος.
Η καμπύλη μάθησης για την Access είναι μεγαλύτερη, με την έννοια ότι για να αρχίσετε να την χρησιμοποιείτε πρέπει να μελετήσετε τουλάχιστον τα βασικά και να κατανοήσετε την ορολογία της.
Ίσως η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ της Access και του Excel είναι η μέθοδος διατήρησης δεδομένων.
Η πρόσβαση μπορεί να αλλάξει ανά πάσα στιγμή και μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες, να τροποποιήσετε, να αφαιρέσετε ή να φιλτράρετε δεδομένα χωρίς να επηρεάσετε τους τύπους και τους πίνακες.
Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείτε ένα μαζικό σύνολο δεδομένων στο Excel, υπάρχει πιθανότητα μια μικρή αλλαγή να καταστρέψει ολόκληρο το τραπέζι.
Η πρόσβαση πηγαίνει ένα βήμα πιο πέρα από το Excel, χρησιμοποιώντας λίστες αναζήτησης και κανόνες επαλήθευσης για μεμονωμένα πεδία επιπέδου πίνακα.
Η αναλογική ακεραιότητα μεταξύ των πινάκων, δηλαδή η σύνδεσή τους, διατηρείται συνεχώς από την Access που εξασφαλίζει τη σημασία κάθε πληροφορίας.
Οι συνόψεις τεράστιων βάσεων δεδομένων είναι σχετικά απλές στην Access που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε ξεχωριστές πληροφορίες αμέσως, χωρίς συγκεντρωτικούς πίνακες.
Σχετικά με την Access, σαφώς λιγότερο χρήσιμη από το Excel εξαιτίας της αρχικής πολυπλοκότητάς του, είχα γράψει στο παρελθόν έναν προκαταρκτικό οδηγό βασισμένο στην Microsft Access για να καταλάβω πώς λειτουργεί και τι χρησιμοποιείται .
Δεν υπάρχει λοιπόν κανένα καλύτερο ή χειρότερο πρόγραμμα, και τα δύο είναι άριστα εργαλεία που χρησιμοποιούνται εναλλακτικά ανάλογα με τις ανάγκες και το έργο που πρέπει να γίνει και να διατηρηθεί.
Το Excel διευκολύνει τη δημιουργία προσαρμοσμένων εξόδων με πολύ ευέλικτες μορφοποιήσεις και σχολιασμούς που μπορείτε εύκολα να προσθέσετε οπουδήποτε.
Ωστόσο, εάν τα δεδομένα και οι σχέσεις πρέπει να διατηρηθούν με την πάροδο του χρόνου, τα υπολογιστικά φύλλα μπορούν να γίνουν πραγματικά περιοριστικά, οπότε η Access μπαίνει στο παιχνίδι.
Μια υβριδική λύση, στην οποία δεδομένα από μια βάση δεδομένων της Access εξάγονται ή αντιγράφονται στο Excel, είναι σίγουρα η καλύτερη.
Τα προγράμματα ενσωματώνονται μεταξύ τους και είναι δυνατό να εισαχθούν δεδομένα πρόσβασης στο Excel και, αντίθετα, να συμπληρωθεί η Access χρησιμοποιώντας τους ήδη υπάρχοντες πίνακες του Excel (δείτε τον οδηγό της Microsoft).
Αν και το Excel δεν είναι βάση δεδομένων, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως για την αποθήκευση δεδομένων.
Το Excel είναι, ωστόσο, μια βάση δεδομένων μεμονωμένων αρχείων και όχι μια σχεσιακή βάση δεδομένων όπως η Access, όπου τα δεδομένα των διαφόρων πινάκων συνδέονται μεταξύ τους και αλλάζουν αυτόματα ανάλογα με ορισμένα συμβάντα.
Όταν οι απλοί πίνακες πρέπει να εξελιχθούν σε πολλούς σχετικούς πίνακες δεδομένων, η Access είναι η πρώτη επιλογή.
Μόλις τα δεδομένα είναι στην Access, μπορείτε να προσθέσετε πολλούς πίνακες και να τα συγχωνεύσετε, να δημιουργήσετε ερωτήματα ή προβολές, να ορίσετε τη δομή και τους τύπους δεδομένων.
Δεν υπάρχει καμία αμφιβολία ότι η Access είναι ένα πλούσιο σε χαρακτηριστικά προϊόν, αν και η πρώτη επίδραση μπορεί να φανεί τρομακτική.
