Ανεξάρτητα από τον υπολογιστή που χρησιμοποιείτε για εργασία, Windows ή Mac, οι πιθανότητες χρήσης του Microsoft Word είναι πολύ υψηλές. Το Microsoft Word μπορεί να φαίνεται σαν ένα απλό πρόγραμμα με την πρώτη ματιά, αλλά είναι τεράστιας πολυπλοκότητας, μερικές φορές εμφανείς δεκάδες χαρακτηριστικά, πολύ συχνά κρυμμένα από την αναζήτηση στα διάφορα μενού επιλογών.
Τα εξαιρετικά βαρετά εγχειρίδια του Word, ωστόσο, ξεκινούν από τα βασικά για να εξηγήσουν ποιες λειτουργίες. Ποτέ δεν θα χρησιμοποιηθούν στη ζωή.
Για να προσπαθήσουμε να είμαστε όσο το δυνατόν πιο ουσιαστικοί, εδώ βλέπουμε τις πιο χρήσιμες ειδικές λειτουργίες του Microsoft Word που αξίζουν να γνωρίζουμε και να χρησιμοποιούμε πάντα, τόσο για εκείνους που εργάζονται μόνο περιστασιακά και για εκείνους που το χρησιμοποιούν κάθε μέρα.
Αυτά είναι χαρακτηριστικά που δεν κρύβονται σαν μυστικά κόλπα, αλλά δεν εξηγούνται οπουδήποτε, εκτός εάν έχουν μελετηθεί σε συγκεκριμένα εγχειρίδια.
1) Επισημάνετε το κείμενο της στήλης ή ένα τετράγωνο πεδίο
Εάν πρέπει να κάνετε μια αλλαγή σε ένα φύλλο, ίσως στη μορφοποίηση ή στον χαρακτήρα μόνο μιας στήλης κειμένου, για παράδειγμα τα αρχικά της κάθε σειράς, πρέπει να επιλέξετε το κείμενο με το ποντίκι ενώ κρατάτε πατημένο το πλήκτρο Alt (το πλήκτρο Option για Mac) .
Κάνοντας κλικ, σύροντας το ποντίκι, θα μπορέσουμε επίσης να σχεδιάσουμε ένα πλαίσιο μέσα στο έγγραφο που θα επισημαίνει όλους τους χαρακτήρες στο πλαίσιο αυτό.
Με αυτό τον τρόπο, για παράδειγμα, μπορείτε να χρωματίσετε το κείμενο στο κέντρο ενός φύλλου.
2) Συμπληρώστε αυτόματα ένα κενό έγγραφο με αυτό-δημιουργούμενο κείμενο
Εάν θέλετε να προσθέσετε λέξεις για να συμπληρώσετε ένα έγγραφο με τυχαίο κείμενο, στο Word μπορείτε να το γράψετε εκεί που θέλετε να ξεκινήσετε: = rand () .
Αν θέλετε να γράψετε πολλαπλές παραγράφους του παραγόμενου κειμένου, γράψτε = rand (2) ή τον αριθμό που θέλετε επίσης = rand (10) για 10 παραγράφους.
3) Υπολογιστής στο Word
Εάν θέλετε να εκτελέσετε μια μαθηματική λειτουργία σε κίνηση στο Word χωρίς να χρειαστεί να ανοίξετε την αριθμομηχανή, απλά προσθέστε την από το μενού Αρχείο -> Επιλογές και από τη γραμμή γρήγορης πρόσβασης, μεταβείτε σε όλες τις εντολές και κάντε κλικ στο πλήκτρο Υπολογισμός .
Μετά την αποθήκευση, θα δείτε έναν γκρίζο κύκλο στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word.
Αν επισημάνετε μια εργασία ή μια εξίσωση στο έγγραφο, κάντε κλικ σε αυτόν τον κύκλο για να βρείτε το αποτέλεσμα στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Αυτή η λειτουργία δεν φαίνεται να είναι διαθέσιμη στο Mac.
Στα Windows, εάν θέλετε κάτι παραπάνω, μπορείτε να εγκαταστήσετε το plugin Mathematics για να λύσετε τους υπολογισμούς με γραφήματα στο Word.
4) Επισημάνετε μια ολόκληρη πρόταση με ένα κλικ
Κάνοντας κλικ και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο για να επιλέξετε κείμενο δεν είναι ποτέ ο καλύτερος τρόπος.
Πολύ καλύτερα να κρατάτε πατημένο το πλήκτρο CTRL και να κάνετε κλικ σε μια λέξη για να επισημάνετε μια φράση (στο Mac, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Command).
5) Δείτε τις πρόσφατες αλλαγές
Πατήστε το πλήκτρο Shift-F5 για να μετακινηθείτε στα τμήματα του εγγράφου που έχετε επεξεργαστεί πρόσφατα.
Εάν ανοίξετε ξανά το έγγραφο, απενεργοποιείται
6) Γράψτε κείμενο σε τυχαία σημεία στο φύλλο
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word σαν να ήταν ένα μαυροπίνακα για να εισάγετε εύκολα κείμενο οπουδήποτε στη σελίδα.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε διπλό κλικ οπουδήποτε στη σελίδα για να αρχίσετε να γράφετε.
Το Word εισάγει αυτόματα τις επιστροφές μεταφοράς (αυτές που γίνονται με το πλήκτρο Enter ) και τα deadlifts (αυτά που γίνονται με το πλήκτρο TAB ) και τα πλαίσια για γραφή.
7) Αυτόματη ενημέρωση της ημερομηνίας και της ώρας
Μερικές φορές ένα έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολλές φορές και θα θέλατε να αλλάξετε αυτόματα τη γραπτή ημερομηνία και ώρα κατά την ενημέρωση.
Για να επιτρέψετε στο Word να ενημερώσει αυτόματα την ημερομηνία, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο κουμπί Ημερομηνία και ώρα .
Από το παράθυρο που εμφανίζεται, ελέγξτε το πλαίσιο "Αυτόματη ενημέρωση" στην κάτω δεξιά γωνία.
Τώρα η ημερομηνία θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που ανοίγετε (ή εκτυπώνετε) το έγγραφο.
8) Αλλαγή κεφαλαίων και πεζών με τον ευκολότερο τρόπο
Μπορείτε εύκολα να κάνετε οποιοδήποτε γράμμα ή λέξη οποιουδήποτε κειμένου με κεφαλαία γράμματα με ένα κλικ, αν θέλετε να μετατρέψετε το κείμενο σε πεζά γράμματα ή UPPERCASE, να επισημάνετε το κείμενο, να μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού " Aa "δίπλα στο μενού γραμματοσειράς και μεγέθους.
Σε Mac, αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη από το μενού Format -> Change capitalization .
9) Εμφάνιση κρυφών χαρακτήρων
Η βάση για τη μορφοποίηση στο Word αποτελείται από κρυμμένους χαρακτήρες.
Τα διαστήματα, οι επιστροφές μεταφοράς, τα διαλείμματα γραμμής είναι, για το Word, σαν τους κανονικούς χαρακτήρες που προφανώς δεν εμφανίζονται.
Ο καλύτερος τρόπος για να δείτε τι συμβαίνει σε ένα έγγραφο και να κατανοήσετε τη μορφοποίησή του είναι να κάνετε ορατά όλα τα αόρατα σημάδια.
Για να το κάνετε αυτό, πατήστε τα πλήκτρα Ctrl-Shift-8 (σε μια Mac Command-8 ).
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ:
- Οδηγός για στυλ, ενότητες και παραγράφους στο Word και προετοιμασία του εγγράφου
- 10 κόλπα μορφοποίησης κειμένου με το Microsoft Word
10) Αντικαταστήστε αόρατους και ειδικούς χαρακτήρες
Η λειτουργία "Αντικατάσταση" του Word που βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα> Επεξεργασία> Άλλα δεν χρησιμοποιείται μόνο για την εύρεση / αντικατάσταση λέξεων, αλλά και ειδικών χαρακτήρων και αόρατων και κρυφών χαρακτήρων.
Για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε / αντικαταστήσετε τις επιστροφές φορτίου εισάγοντας ^ p στο πεδίο αναζήτησης / αντικατάστασης.
Εάν θέλετε να αντικαταστήσετε όλα τα διπλά κενά μεταξύ των παραγράφων για να τα αντικαταστήσετε με έναν κενό χώρο, μπορείτε να το βάλετε στην επιλογή ^ p ^ p στο Find and insert a single ^ p στο " replace with: ".
Κάποιοι άλλοι χρήσιμοι κώδικες που πρέπει να αναζητήσετε είναι οι χώροι που γίνονται με το Tab ^ t, οποιοδήποτε ψηφίο : ^ #, οποιοδήποτε γράμμα : ^ $ οποιοδήποτε διάστημα : ^ w .
Οι ειδικοί κωδικοί χαρακτήρων είναι ορατοί στο Ειδικό αναπτυσσόμενο μενού στην ίδια οθόνη.
11) Αντικατάσταση στυλ και μορφοποίηση
Ένα άλλο ενδιαφέρον πράγμα που μπορείτε να κάνετε με τη λειτουργία Αντικατάσταση είναι να αλλάξετε τη μορφοποίηση από έναν χαρακτήρα σε άλλο χωρίς να χρειάζεται να επιλέξετε χειροκίνητα κείμενο.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αλλάξετε όλο το κείμενο γραμμένο με κόκκινο χρώμα σε κείμενο γραμμένο με μαύρο χρώμα, κάντε κλικ στην ενότητα " Βρείτε κάτι: ", αναπτύξτε το μενού των μορφών, μεταβείτε στη γραμματοσειρά και επιλέξτε το κόκκινο χρώμα.
Κάντε το ίδιο στο " Αντικατάσταση με: " και επιλέξτε μαύρο.
Αυτό σας επιτρέπει να αναζητήσετε / να αντικαταστήσετε σχεδόν οποιοδήποτε χαρακτηριστικό μορφοποίησης κειμένου, συμπεριλαμβανομένων περιθωρίων, γραμματοσειρών και γραμμών.
12) Στατιστικά κειμένου και έλεγχος αναγνωσιμότητας
Το Word μπορεί να σας πει πόσο καλό είναι ένα κείμενο γραμμένο μέσω ενός ειδικού δείκτη αναγνωσιμότητας που ονομάζεται Gulpease.
Στην πράξη, το επίπεδο κατανόησης του κειμένου από τον αναγνώστη μπορεί να κριθεί αυτόματα.
Επιλέξτε Εργαλεία> Επιλογές> Ορθογραφία και Γραμματική και επιλέξτε το πλαίσιο Εμφάνιση στατιστικών αναγνωσιμότητας
Σε αυτό το σημείο, αφού κάνετε κλικ στο OK, για να τερματίσετε τη διαδικασία, ελέγξτε την ορθογραφία.
Μια συνοπτική ομάδα θα δώσει όλα τα στατιστικά στοιχεία και το μέτρο της αναγνωσιμότητας.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 4 λειτουργίες που μπορούν να κάνουν με την εργασία με το Word και το Excel
