Πριν από λίγο καιρό ένας μηχανικός της Google αποφάσισε να εργαστεί ανεξάρτητα σε ένα νέο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού ζήτησε βοήθεια από έναν χρήστη που παραπονέθηκε ότι ξόδεψε πολύ χρόνο ψάχνοντας για μηνύματα στο κουτί του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. την 1η Απριλίου 2004, σχεδόν τυχαία και χάρη σε μια αυτόνομη πρωτοβουλία, ακριβώς πριν από 10 χρόνια, γεννήθηκε το Gmail, το οποίο σήμερα είναι η πιο χρησιμοποιημένη ηλεκτρονική υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κόσμο. Παρόλο που έχουν περάσει 15 χρόνια από τη γέννηση του Gmail και πολλά άλλα από τη γέννηση του Email, υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που συνεχίζουν να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το Gmail με λάθος τρόπο .
Ακολουθούν 10 τύποι σφαλμάτων που όλα τα έχουμε κάνει αλλά τα οποία, αντίθετα, θα πρέπει να αποφεύγονται ή, σε κάθε περίπτωση, να ελαχιστοποιούνται στο μέγιστο.
1) Δημιουργήστε πολλά drafts
Όταν πατάτε το κουμπί "Γράψτε" στο Gmail, ανοίγει το παράθυρο σύνθεσης μηνυμάτων.
Εάν γράψετε κάτι και μετά πατήσετε το κουμπί κλεισίματος, αποθηκεύετε αυτό το μήνυμα στα drafts.
Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να έχει κάποιο είδος σημειωματάριου στο οποίο να αποθηκεύονται οι λίστες υποχρεώσεων, αλλά πιθανότατα θα είναι γεμάτο με ανεπιθύμητα και μερικά μηνύματα που δεν έχουν σταλεί ποτέ.
Όλοι όσοι χρησιμοποιούν το Gmail θα βρουν εκατοντάδες κενά και άχρηστα μηνύματα για να διαγράψουν στα Πρόχειρα.
2) Διαγράψτε τα μηνύματα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά χωρίς μη αναγνωσμένα μηνύματα
Μόλις τα emails περιορίζονταν με τον διαθέσιμο χώρο, ήταν λογικό να διαγράψαμε μηνύματα που δεν χρειάζονταν πλέον. Σήμερα όμως, καθώς υπάρχει όλο το χώρο και δεδομένου ότι τα μηνύματα όλων των ειδών φθάνουν καθημερινά, δεν είναι βολικό να τα διαγράψετε, αλλά να τα οργανώσετε σε φακέλους ή ετικέτες χρησιμοποιώντας φίλτρα. Μπορείτε να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έτσι ώστε να μην εμφανίζονται στην κύρια ενότητα ή μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα για να τα καταργήσετε από τα εισερχόμενα, χωρίς ωστόσο να τα διαγράψετε.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Παραγγείλετε τα εισερχόμενα με φίλτρα και ψευδώνυμα στο Gmail για να διαχειριστείτε τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
3) Σημειώστε τα πάντα ως "διαβάσετε"
Όσον αφορά το προηγούμενο σημείο, στο Gmail δεν είναι βολικό να επισημάνετε τα πάντα ως αναγνωσμένα για να κάνετε παραγγελία, μπορείτε να τα αφήσετε αδιάβαστα, αλλά να τα οργανώσετε σε διάφορους φακέλους.
Το λάθος είναι να επισημάνουμε τα μηνύματα ως διαβασμένα, πιστεύοντας ότι θα τα επιστρέψουμε αργότερα. Έχετε επίσης κατά νου ότι μόνο τα μηνύματα που λαμβάνονται επίσης στα Εισερχόμενα θεωρούνται ως μη αναγνωσμένα από τα προγράμματα ειδοποιήσεων και τις εφαρμογές για κινητά, τα υπόλοιπα αγνοούνται.
Αλλά είναι εντελώς ξεχασμένη.
4) Έχετε πάρα πολλά μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μετά από το προηγούμενο σημείο, υπάρχει σφάλμα μη αναγνωσμένων μηνυμάτων στο κύριο γραμματοκιβώτιο.
ΔΕΙΤΕ ΕΠΙΣΗΣ ΠΩΣ: Δείτε μόνο μη αναγνωσμένα μηνύματα στο Gmail με γρήγορο σύνδεσμο
5) Στείλτε στον εαυτό σας Email για να διατηρείτε αρχεία ή σημειώσεις .
Στο παρελθόν, χρησιμοποίησα το Gmail ως χώρο για την αποθήκευση εγγράφων, αρχείων ή συνημμένων αποστέλλοντάς μου μηνύματα.
Το Gmail ήταν η πρώτη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την παροχή ενός τεράστιου χώρου GB για αρχεία δωρεάν, οπότε ήταν επίσης φυσιολογικό να χρησιμοποιήσετε όλο αυτό το διάστημα (λέγεται πριν από 10 χρόνια) σαν να ήταν ένα cloud drive.
Τα τελευταία χρόνια, με έμφαση στις πραγματικές υπηρεσίες cloud, αυτή η μέθοδος εργασίας πρέπει να αποφευχθεί.
Είναι καλύτερα να έχετε μια εφαρμογή όπως το Onenote ή το Evernote ή το Dropbox, το Google Drive και το Onedrive για μεγαλύτερα αρχεία.
ponon θα πρέπει να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εγγράφων, των συνδέσμων και των συνημμένων που θέλετε να αποθηκεύσετε. Ωστόσο, μερικές φορές φαίνεται απλώς πιο εύκολη από την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γιατί τότε θα είναι στα εισερχόμενά σας για πάντα.
6) Επέκταση με ετικέτες και φακέλους
Το Gmail υποστηρίζει ένθετες ετικέτες. Η δημιουργία ετικετών είναι χρήσιμη για την οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων παρόμοια ή από τους ίδιους αποστολείς. Το σημαντικό είναι ότι δεν είναι πάρα πολλοί και ότι όλοι εμφανίζονται στον κατάλογο στα δεξιά χωρίς μετακίνηση, διαφορετικά μπορούμε να ξεχάσουμε πολλές κατηγορίες και πολλά μηνύματα.
7) Κάντε ένα λάθος μεταξύ Απάντησης και Απάντησης σε όλους
Μερικές φορές πατάτε το κουμπί " Απάντηση " σε ένα μήνυμα ομάδας για να μοιραστείτε μια σκέψη που θα ληφθεί μόνο από το άτομο που έστειλε την τελευταία απάντηση. Άλλες φορές, χτυπήσατε την απάντηση σε όλους, όταν ήθελα πραγματικά να γράψετε μια ιδιωτική απάντηση.
Για να αποφύγετε αυτό το είδος σφαλμάτων, υπάρχουν δύο πολύ σημαντικές και σημαντικές λειτουργίες στο Gmail:
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ακύρωσης ενός λάθους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Βάλτε την απάντηση Όλα ως την προεπιλεγμένη συμπεριφορά στο κουμπί Απάντηση για να στείλετε γρήγορα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα επαφών
8) Απαντήστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να αλλάξετε το θέμα
Οι συζητήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συχνά καταλήγουν να ξεφεύγουν από το θέμα.
Αν αυτά είναι σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγξτε αν είναι σκόπιμο να αλλάξετε το θέμα και να μην κρατήσετε το παλιό από το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
9) Να πιστεύετε ότι το Gmail δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί εκτός σύνδεσης
Αν και με πιο περιορισμένες λειτουργίες, μπορείτε επίσης να ανοίξετε το Gmail ως πρόγραμμα χωρίς σύνδεση όταν δεν έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο.
10) Μην χρησιμοποιείτε χειριστές προηγμένης αναζήτησης
Ο στόχος του Gmail, από την έναρξή του, ήταν να παρέχει μια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ήταν εύκολη στην αναζήτηση.
Για το λόγο αυτό, η αναζήτηση στο Gmail είναι πολύ ισχυρή, καλύτερη από οποιαδήποτε άλλη παρόμοια υπηρεσία, μόνο ότι πρέπει να γνωρίζετε τους χειριστές και τις εντολές για να τις χρησιμοποιήσετε.
Ένα άλλο άρθρο εξηγεί τους πιο χρήσιμους χειριστές προηγμένης αναζήτησης στο Gmail .
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Ο γενικός οδηγός για το Gmail
