Πρέπει να μοιραστούμε τα σημαντικά έγγραφα εργασίας, αλλά θέλουμε να αποφύγουμε να διαβάσει κανείς οποιοδήποτε αδιάκριτο μάτι εμπιστευτικά δεδομένα "> Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο, μπορούμε να επιλέξουμε μια σειρά αντικειμένων που έχουν σχεδιαστεί για την επαρκή προστασία του εγγράφου: για να αποφευχθεί το άνοιγμα του αρχείου, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης, πληκτρολογήστε δύο φορές τον επιλεγμένο κωδικό πρόσβασης και επιβεβαιώστε ΟΚ . Τώρα το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να αποθηκεύσουμε το αρχείο (πατώντας CTRL + B ή CTRL + S), να κλείσουμε το Office και να ελέγξουμε ότι, κατά το άνοιγμα του αρχείου, μας ζητείται ο επιλεγμένος κωδικός πρόσβασης.
Για να καταργήσετε οποιονδήποτε κωδικό πρόσβασης, απλώς ανοίξτε το έγγραφο, πληκτρολογήστε τον κωδικό που χρησιμοποιήσατε μέχρι τώρα, επιστρέψτε στην επιλογή Προστασία εγγράφου και κάντε ξανά κλικ στο Encrypt with password, φροντίζοντας να αφήσετε αυτό το πεδίο κενό αυτή τη φορά (απλά διαγράψτε τις κουκίδες και πατήστε Εντάξει ).
Η διαδικασία ισχύει σε οποιοδήποτε πρόγραμμα του Office: Word, Excel, PowerPoint και τα άλλα προγράμματα που περιέχονται στη σουίτα εργασίας που παράγει η Microsoft.
Αλλάξτε την προστασία
Εάν, από την άλλη πλευρά, θέλουμε να προστατέψουμε τα έγγραφα του Office από τις αλλαγές, θα πρέπει να ορίσουμε το επίπεδο των αλλαγών που πρέπει να μπλοκαριστούν (δεδομένου ότι ορισμένα έγγραφα έχουν πεδία κειμένου ή χρήσιμα τσιμπούρια για την συμπλήρωση).
Ανοίγουμε το έγγραφο, επιστρέφουμε στο μενού Αρχείο και από το μενού Προστασία εγγράφων επιλέγουμε το στοιχείο Περιορισμός τροποποίησης . Μια νέα πλευρική γραμμή θα ανοίξει στο έγγραφο, από την οποία μπορείτε να αποφασίσετε αν θα εφαρμόσετε περιορισμούς στη μορφοποίηση ή τους περιορισμούς στις αλλαγές.
Για τους σκοπούς του παρόντος οδηγού, τοποθετούμε ένα στοιχείο επιλογής στην επιλογή Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος αλλαγών στο έγγραφο και, από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε ένα από τα διαθέσιμα στοιχεία: Δεν υπάρχουν αλλαγές (μόνο για ανάγνωση), Αναθεωρήσεις, Σχόλια και Συμπλήρωση φόρμας .
Εάν συμμετέχουμε σε εταιρικό δίκτυο και έχουμε άλλους χρήστες εγγεγραμμένους στο ίδιο εταιρικό γραφείο, μπορούμε επίσης να περιορίσουμε τις αλλαγές σε μια συγκεκριμένη ομάδα, επιλέγοντας στο πεδίο Εξαιρέσεις (προαιρετικό) που επηρεάζεται από τον περιορισμό των αλλαγών.
Για να επιβεβαιώσετε την εφαρμογή της προστασίας, κάντε κλικ παρακάτω στην επιλογή Ναι, εφαρμόστε προστασία . θα ανοίξει τώρα ένα παράθυρο στον οποίο θα εισαχθεί ο επιλεγμένος κωδικός προστασίας (ενδεχομένως διαφορετικός από αυτόν που έχει εισαχθεί για πρόσβαση) ή, εναλλακτικά, εισάγετε τον έλεγχο ταυτότητας με τα διαπιστευτήρια διαχείρισης (μόνο ο λογαριασμός PC ή Windows που χρησιμοποιούμε αυτή τη στιγμή να κάνετε αλλαγές).
Εάν χρησιμοποιήσουμε τον έλεγχο ταυτότητας με κωδικό πρόσβασης, μπορούμε να ενσωματώσουμε χωρίς κανένα πρόβλημα το κλείδωμα πρόσβασης, που φαίνεται στο πρώτο κεφάλαιο.
Εάν αντί αυτού χρησιμοποιούμε έλεγχο ταυτότητας χρήστη, το έγγραφο θα κρυπτογραφηθεί άμεσα και θα μπορεί να προβληθεί μόνο από εξουσιοδοτημένους χρήστες, οι οποίοι σε καμία περίπτωση δεν θα μπορούν να το τροποποιήσουν (μόνο ο λογαριασμός μας είναι εξουσιοδοτημένος για τροποποιήσεις).
Για να καταργήσετε αυτόν τον τύπο προστασίας, απλώς επαναλάβετε όλα τα βήματα που έχουν ήδη δει, καταργήστε το σημάδι επιλογής Επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος αλλαγών στο έγγραφο .
Πώς να προστατεύσετε τα έγγραφα στο LibreOffice
Το Office είναι μια πολύ ακριβή σουίτα εργασίας, που πωλείται από τη Microsoft για εκατοντάδες ευρώ, επομένως δύσκολο να αγοραστεί από απλούς χρήστες ή οικιακούς χρήστες. Ως έγκυρη εναλλακτική λύση μπορούμε πάντα να χρησιμοποιήσουμε τη σουίτα LibreOffice στους υπολογιστές μας, διαθέσιμες δωρεάν.Ας δούμε μαζί πώς να προστατεύσουμε την πρόσβαση στο έγγραφο και πώς να αποτρέψουμε τις μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές.
Προστασία ανοίγματος
Για να προστατέψουμε τα πιο σημαντικά έγγραφα, ανοίγουμε το LibreOffice, επιλέγουμε το πρόγραμμα για να ξεκινήσουμε, δημιουργούμε το έγγραφο και, κατά την αποθήκευση, κάντε κλικ στην κορυφή στο File -> Save As .
Στο παράθυρο αποθήκευσης, επιλέγουμε ένα όνομα για το αρχείο, το μονοπάτι όπου θα το αποθηκεύσουμε και βεβαιωθείτε ότι έχετε τοποθετήσει ένα σημάδι επιλογής στην επιλογή Αποθήκευση με τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση στο κάτω μέρος.
Θα ανοίξει ένα πρόσθετο παράθυρο, όπου μπορείτε να εισάγετε δύο φορές τον επιλεγμένο κωδικό πρόσβασης. όταν είναι έτοιμο, κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Από εδώ και πέρα, μόνο όσοι γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης θα μπορούν να ανοίξουν το αρχείο και να δουν τα περιεχόμενά του.
Αλλάξτε την προστασία
Εάν, αντίθετα, θέλαμε να προστατεύσουμε το έγγραφο από τις ανεπιθύμητες αλλαγές, επαναλαμβάνουμε τα βήματα που αναφέρθηκαν στο προηγούμενο κεφάλαιο, δηλαδή πηγαίνετε στο Αρχείο -> Αποθήκευση ως, τοποθετήστε το σημάδι επιλογής στην επιλογή Αποθήκευση με τον κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κάτω μέρος στην επιλογή Αποθήκευση . Στο παράθυρο στο οποίο θα εισαγάγουμε τον κωδικό ανοίγματος, επεκτείνουμε το στοιχείο Επιλογές, επιλέγουμε το στοιχείο Άνοιγμα αρχείου ανάγνωσης αρχείων και, στη συνέχεια, εισάγουμε έναν διαφορετικό κωδικό πρόσβασης από αυτόν που έχει οριστεί για το άνοιγμα.
Κάνουμε κλικ στο OK για επιβεβαίωση. Από εδώ και στο εξής, θα μπορέσουμε να ανοίξουμε το έγγραφο ως μόνο για ανάγνωση, χωρίς να μπορούμε να κάνουμε αλλαγές (ανεξάρτητα από το αν έχουμε προστατεύσει ή όχι την πρόσβαση στο αρχείο). Για να κάνετε αλλαγές στο προστατευμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο μενού Επεξεργασία στην κορυφή, επιλέξτε το στοιχείο Κατάσταση τροποποίησης και εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης ξεκλειδώματος που επιλέξατε για να προστατεύσετε τις αλλαγές.
Συμπεράσματα
Σε αυτόν τον οδηγό έχουμε δει μαζί πώς να προστατεύσουμε τα έγγραφα κατά το άνοιγμα και πώς προστατεύουμε τα έγγραφα από τις αλλαγές, τόσο εάν χρησιμοποιούμε το Office όσο και αν χρησιμοποιούμε την ελεύθερη σουίτα LibreOffice.Εναλλακτικά, μπορούμε να προστατεύσουμε ένα ή περισσότερα από την εφαρμογή προστασίας απευθείας στους φακέλους, όπως επίσης περιγράφεται στον οδηγό μας για τον τρόπο προστασίας των αρχείων και των φακέλων με κωδικούς πρόσβασης .
Για να προστατεύσετε τα έγγραφα από αλλαγές, μια άλλη μέθοδος (ευρέως χρησιμοποιούμενη) περιλαμβάνει τη μετατροπή του εγγράφου του Office σε PDF, όπως περιγράφεται στον οδηγό σχετικά με τον τρόπο προστασίας ενός αρχείου PDF με κωδικό πρόσβασης, ώστε να μην ανοίγει ή να επεξεργάζεται .
