Η εργασία και η γραφή με το Word (ή ισοδύναμα προγράμματα όπως ο LibreOffice Writer ή τα Έγγραφα Google) σημαίνει ότι πρέπει να αντιμετωπίσετε όλα τα προβλήματα και τις δυσκολίες μορφοποίησης κειμένου. Η σύνταξη ενός εγγράφου στον υπολογιστή είναι εύκολη, αλλά η μορφοποίηση του κειμένου ή η αλλαγή του τρόπου παρουσίασής του, η ταξινόμηση, οι αλλαγές σελίδας, τα περιθώρια κ.λπ. μπορεί να απογοητευτούν αν δεν γνωρίζετε τα βασικά.
όλοι θα έχουν το πρόβλημα να βλέπουν κενές σελίδες στη μέση ενός εγγράφου, να μην μπορούν να χωρίζουν τα κεφάλαια, να βλέπουν ότι η εκτύπωση είναι διαφορετική από αυτή που βλέπετε στην οθόνη.
Μπορείτε να βελτιώσετε πολλά στη σύνταξη εγγράφων με το Microsoft Word και να περιορίσετε τα σφάλματα όσο το δυνατόν περισσότερο και χωρίς να τρελαίσετε πώς η μορφοποίηση κειμένου λειτουργεί στο Word και ποια εργαλεία είναι διαθέσιμα για να τον ελέγξετε .
Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο βασίζονται στο Word 2010, αλλά θα πρέπει να δουλεύουν τόσο με τις προηγούμενες όσο και με τις μεταγενέστερες εκδόσεις του Word, εκτός αν σημειώνεται διαφορετικά.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word επαγγελματικά και γρήγορα με 5 χρήσιμες λειτουργίες
1) Τα τρία επίπεδα μορφοποίησης στο Microsoft Word
Το πρώτο τέχνασμα για τη μορφοποίηση ενός εγγράφου στο Word είναι να κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο το Word ερμηνεύει τη μορφοποίηση κειμένου.
Το ανθρώπινο μυαλό πιστεύει ότι ένα έγγραφο αποτελείται από λέξεις που συνθέτουν προτάσεις, προτάσεις που συνθέτουν παραγράφους, παραγράφους που συνθέτουν σελίδες κ.ο.κ.
Για το Word, ωστόσο, κάθε έγγραφο αποτελείται από τρία βασικά επίπεδα:
- Τμήματα : Κάθε έγγραφο του Word έχει μία ή περισσότερες ενότητες.
- Παράγραφοι : Κάθε τμήμα έχει μία ή περισσότερες παραγράφους.
- Χαρακτήρες : Κάθε παράγραφος έχει έναν ή περισσότερους χαρακτήρες.
Το Word καθιστά δυνατή την εφαρμογή μορφοποίησης σε ένα ολόκληρο έγγραφο ή συγκεκριμένες σελίδες ενός εγγράφου, αλλά στην πραγματικότητα κάθε κανόνας εφαρμόζεται πάντοτε σε ένα από αυτά τα τρία επίπεδα και όχι σε ολόκληρο το έγγραφο.
2) Δείτε τους κρυμμένους χαρακτήρες
Για να μάθετε πώς να μορφοποιείτε κείμενο στο Microsoft Word και να δουλεύετε με στυλ, πρέπει πάντα να κρατάτε κρυμμένους χαρακτήρες ορατοί, τουλάχιστον μέχρι να γίνετε τόσο καλός που να τους "βλέπετε" ακόμη και αν δεν είναι ορατοί στο μάτι.
Στην κύρια γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί με το σύμβολο ¶, για να δείτε τους μη εκτυπώσιμους και τους κρυμμένους χαρακτήρες που είναι τα σύμβολα της δομής ενός εγγράφου.
Το φύλλο θα εμφανιστεί τώρα διασκεδασμένο με κουκκίδες στις πλευρές και ¶ στο τέλος κάθε γραμμής που τελειώνει σε μια κουκκίδα.
Στο Word, κάθε κουμπί που πατάτε στο πληκτρολόγιο είναι ένας χαρακτήρας, αλλά μόνο γράμματα, αριθμοί και σημεία στίξης φαίνονται.
Με την επιλογή Εμφάνιση κρυφών χαρακτήρων, δοκιμάστε να πατήσετε το πλήκτρο Enter, Tab και Space για να καταλάβετε ότι αυτά ερμηνεύονται επίσης ως χαρακτήρες και δεν μπορούν να εκτυπώνονται.
Όταν αντιγράφετε και επικολλάτε κείμενο, αυτοί οι χαρακτήρες αντιγράφονται επίσης.
Μπορεί να είναι λίγο άσχημο να βλέπετε όλους αυτούς τους περίεργους χαρακτήρες γύρω από το κείμενο, αλλά πρέπει να το συνηθίσετε για να ελέγξετε τη μορφοποίηση.
Πατώντας ξανά το πλήκτρο ¶ είναι πάντα δυνατή η απενεργοποίηση των κρυμμένων χαρακτήρων.
Μπορείτε να ελέγξετε ακριβώς ποιους χαρακτήρες θέλετε να δείτε και να αποκρύψετε πηγαίνοντας στο File -> Options -> Display .
Το μόνο πράγμα που δεν βλέπετε είναι τα διαλείμματα τμήματος του εγγράφου, ορατά μόνο όταν μεταβείτε στην προβολή πρόχειρου (μενού Προβολή -> Δομή ).
3) Ελέγξτε τις ενότητες
Τα τμήματα ελέγχουν ολόκληρη τη ροή του εγγράφου.
Όλα τα έγγραφα του Microsoft Word ξεκινούν με μια ενιαία ενότητα που αλλάζει όταν προστίθενται οι ακόλουθες αλλαγές:
- Εισαγωγή χειροκίνητου διαλείμματος.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα ενότητα χειροκίνητα εισάγοντας ένα διάλειμμα ενότητας (στο μενού του Word Layout -> Breaks )
Υπάρχουν δύο τύποι διακοπών διατομής, ένας που σπάει το κείμενο στη σελίδα, ο άλλος που συνεχίζει να γράφει στην ίδια σελίδα όπου εισάγεται το διάλειμμα.
Στο Word υπάρχουν επίσης τα παράξενα και ομαλά διαλείμματα σελίδας.
- Αλλάζει η μορφοποίηση συγκεκριμένων σελίδων.
Θυμηθείτε ότι το Word δεν βλέπει σελίδες, μόνο τμήματα.
Όταν αλλάζετε τη μορφοποίηση μιας συγκεκριμένης σελίδας ή μιας σειράς σελίδων, το Word δημιουργεί μια νέα ενότητα για αυτούς, εισάγοντας αυτόματα ένα τμήμα διαλείμματος πάνω και κάτω.
Οποιεσδήποτε αλλαγές μορφοποίησης σε επίπεδο σελίδας εφαρμόζονται σε ολόκληρη την ενότητα.
Οι ενότητες μπορούν πραγματικά να σας οδηγήσουν σε τρελό, εάν δεν καταλαβαίνετε πώς να τις διαχειριστείτε και τι είναι, ειδικά επειδή πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προβολή Design για να τις διαχειριστείτε.
Ένα τυπικό σφάλμα αρχαρίων είναι να μεταβείτε σε μια επόμενη σελίδα χωρίς να διακόψετε τη σελίδα, πατώντας το Enter πολλές φορές.
4) Χρήση παραγράφων
Η παράγραφος είναι αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό στοιχείο ενός εγγράφου του Microsoft Word.
Η επιτυχία στη μορφοποίηση του κειμένου εξαρτάται από την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί.
Η παράγραφος είναι μια φράση που τελειώνει με την περιτύλιξη, στη συνέχεια χρησιμοποιώντας το. και στη συνέχεια πατώντας το πλήκτρο Enter.
Στο Word, μια παράγραφο υποδεικνύεται με το σύμβολο ¶
Το σημάδι παραγράφου είναι ένας σημαντικός και ειδικός χαρακτήρας επειδή μας λέει τα πάντα για τη δομή του κειμένου.
Βλέποντας το ¶, μπορούμε να αποφύγουμε σφάλματα, όπως μετακίνηση στην επόμενη σελίδα, πατώντας Enter πολλές φορές ή χάνοντας τη μορφοποίηση στην αντιγραφή και επικόλληση.
Αυτό συμβαίνει επειδή το σύμβολο ¶ δεν αντιγράφεται επίσης.
Για να γράψετε στο Word είναι απαραίτητο να βλέπετε αυτούς τους χαρακτήρες και πάντα να ξέρετε πού τελειώνει μια πρόταση.
5) Χρησιμοποιήστε στυλ για να οργανώσετε και να εφαρμόσετε μορφοποίηση
Ένα στυλ είναι η συλλογή πληροφοριών μορφοποίησης που μπορούν να εφαρμοστούν ταυτόχρονα σε ένα κομμάτι κειμένου.
Οι μορφές είναι χρήσιμες για την εφαρμογή της ίδιας μορφοποίησης σε ένα έγγραφο.
Το αρχικό μενού του Word σας επιτρέπει να επιλέξετε από ορισμένα προκαθορισμένα στυλ που είναι δύο τύπων: στυλ παραγράφου και στυλ χαρακτήρων.
Γρήγορα στυλ είναι διαθέσιμα από ένα αναπτυσσόμενο μενού στην κύρια γραμμή.
- Τα στυλ παραγράφων περιλαμβάνουν τη μορφοποίηση που εφαρμόζεται σε ολόκληρη την παράγραφο (πίνακες, απόσταση γραμμών, περιγράμματα και εσοχές), καθώς και μορφοποίηση χαρακτήρων (τύπος γραμματοσειράς, μέγεθος, χρώμα).
Τα στυλ παραγράφων σημειώνονται με το σύμβολο ¶.
- Τα στυλ χαρακτήρων περιέχουν μόνο πληροφορίες σχετικά με τη μορφοποίηση επιλεγμένων χαρακτήρων μέσα σε μια παράγραφο.
Τα στυλ χαρακτήρων περιλαμβάνουν μόνο τη μορφοποίηση χαρακτήρων, γραμμάτων και αριθμών.
Εάν εφαρμόζετε ένα στυλ χαρακτήρα μέσα σε μια παράγραφο, αντικαθιστά το στυλ παραγράφου.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα υπάρχοντα στυλ, αλλά είναι καλύτερο να τα αφήσετε εκεί όπου είναι και να δημιουργήσετε το δικό σας εάν θέλετε να έχετε αυτόν τον έλεγχο.
Στις νέες επιλογές δημιουργίας στυλ είναι προτιμότερο να το προσθέσετε στο μενού γρήγορων στυλ, αλλά να μην ενεργοποιήσετε την επιλογή αυτόματης ενημέρωσης.
Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε αυτόματα το ίδιο στυλ για την επόμενη παράγραφο για να έχετε ένα ενιαίο έγγραφο.
Για τίτλους ή λεζάντες, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε διαφορετικά στυλ.
Όλα τα βασικά των στυλ στο Word εξηγούνται πλήρως στον οδηγό του ιταλικού γραφείου σε αυτή τη σελίδα.
6) Προετοιμάστε πρώτα το έγγραφο
Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό από το να προσπαθείς να λύσεις προβλήματα του τμήματος στο Word ή να λύσεις ένα πρόβλημα με τα στυλ ενός έτοιμου εγγράφου.
Ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε στο Word είναι να το κάνετε χωρίς να ανησυχείτε για τη μορφοποίηση και στη συνέχεια, αφού τελειώσετε, να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο, να το προετοιμάσετε σωστά και να αντιγράψετε το κείμενο από το παλιό στο νέο, επικολλώντας το ως μη μορφοποιημένο κείμενο.
Ένα άλλο άρθρο αναφέρει ένα πρόγραμμα για την επικόλληση αντιγραμμένου κειμένου χωρίς μορφοποίηση.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Αποκτήστε καλό με υπολογιστικά φύλλα σε 4 βήματα (Excel, LibreOffice και Google Drive)
