Για να κατανοήσετε πώς λειτουργεί η Microsoft Access και τι είναι, πρέπει επίσης να κατανοήσετε την έννοια της βάσης δεδομένων. Η πρόσβαση είναι ένα από τα κύρια προγράμματα της σουίτας του Microsoft Office, επομένως όσοι έχουν το Word, το Excel και το Powerpoint έχουν σίγουρα πρόσβαση ακόμη και αν δεν το έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ.
Το πρόβλημα με την Access είναι ότι όταν το ανοίγεις, δεν καταλαβαίνεις τι να κάνεις.
Ενώ το Excel είναι αρκετά σαφές με την πρώτη ματιά, η Access ανοίγει κενά και ακόμα και αν μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε με ένα από τα προκαθορισμένα μοντέλα, παραμένετε εκτοπισμένοι από την ποικιλομορφία του σε σχέση με άλλα λογισμικά του Office.
Η Microsoft Access 2007 ή 2010 δεν είναι τόσο δύσκολη όσο μπορεί να φανεί με την πρώτη ματιά, για ορισμένους είναι ακόμη ευκολότερη από το Excel, μόνο ότι πρέπει να χρησιμοποιηθεί για συγκεκριμένο σκοπό και απαιτεί κάποια προετοιμασία.
Η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων σημαίνει τη δημιουργία ενός αρχείου δεδομένων, δηλαδή μιας σειράς πινάκων, ίσως συνδεδεμένων μεταξύ τους, που μπορεί να είναι ένας κατάλογος ανθρώπων, προϊόντων, αντικειμένων, ποσών χρημάτων κ.ο.κ.
Στην πραγματικότητα, η Access σας επιτρέπει να δημιουργήσετε το δικό σας εξατομικευμένο πρόγραμμα για τη διαχείριση αυτών των δεδομένων, την γρήγορη τοποθέτησή τους και τη δυνατότητα επεξεργασίας, φιλτραρίσματος και μελέτης τους εύκολα.
Δεν είναι δυνατό να εξηγηθεί πώς χρησιμοποιείται η Access σε ένα μόνο άρθρο. σε αυτό το πρόγραμμα με άπειρες δυνατότητες, έχουν γραφτεί περισσότερα ή λιγότερο πολύπλοκα εγχειρίδια.
Αυτή η σύντομη προκαταρκτική ανάρτηση έχει σκοπό μόνο να επισημάνει ότι με την Access μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε τους πίνακες ενός εστιατορίου, των δωματίων ενός ξενοδοχείου ή ακόμα και τα έξοδα της επιχείρησής σας, τα τιμολόγια που εκδίδονται ή λαμβάνονται, τα βιβλία μιας βιβλιοθήκης, λίστα CD και κάθε άλλο είδος δεδομένων.
Η πρόσβαση στην εκμάθηση στο σπίτι μπορεί αρχικά να είναι μια κουραστική δουλειά, αλλά μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι η κατανόηση της πρόσβασης μπορεί να προσφέρει μεγάλες ευκαιρίες εργασίας (δεν είναι πολλοί άνθρωποι στην Access) και μπορεί να διευκολύνει οποιαδήποτε δραστηριότητα που πρέπει να γίνει στον υπολογιστή.
Η Microsoft Access είναι ένα RDBMS ( Σχεσιακό Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων ), δηλαδή μια σχεσιακή βάση δεδομένων, στην οποία τα δεδομένα συνδέονται από σχέσεις εξάρτησης .
Δεν είναι ιδανικό για μεγάλες βάσεις δεδομένων που απαιτούν διαφορετικά προγράμματα, αλλά είναι το πιο εύκολο λογισμικό βάσης δεδομένων, δωρεάν (με την έννοια ότι περιλαμβάνεται στο Excel Word και το Powerpoint) και επίσης λειτουργεί καλά με 10 ταυτόχρονους χρήστες.
Η κύρια διαφορά με το Excel είναι ότι στους πίνακες πρόσβασης πρέπει να εισάγετε ακατέργαστα δεδομένα και όχι μαθηματικούς υπολογισμούς όπως συμβαίνει στο Excel.
Στη συνέχεια, προσπαθήστε να ανοίξετε την εφαρμογή Access από το μενού Έναρξη των Windows και δημιουργήστε μια νέα κενή βάση δεδομένων, δίνοντάς της ένα όνομα.
Στην Access, οι δομικές αλλαγές πρέπει να αποθηκευτούν αλλά τα δεδομένα αποθηκεύονται αυτόματα κατά την εγγραφή τους.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δημιουργήσετε ένα τραπέζι, ένα βασικό στοιχείο που λειτουργεί σαν ένα κανονικό υπολογιστικό φύλλο όπου, ωστόσο, είναι σημαντικό όχι τόσο πολύ να εισάγετε τα δεδομένα ώστε να καθορίσετε τις στήλες.
Κάνοντας δεξί κλικ, έχετε πρόσβαση στη δομή του πίνακα όπου μπορείτε να καθορίσετε τις ιδιότητες κάθε πεδίου.
Κάθε πίνακας πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί που μπορεί να είναι ο κανονικός μετρητής ή μια άλλη αυξητική αριθμητική τιμή, με διπλότυπα μη επιτρεπτά.
Ο προγραμματισμός απαιτεί τη δημιουργία πολλών πινάκων για το πόσα διαφορετικά στοιχεία υπάρχουν .
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να οργανώσετε τη δική σας βιβλιοθήκη βιβλίων, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα με τίτλους, έναν για τους συγγραφείς, έναν για τις κατηγορίες και έναν με τα έτη δημοσίευσης.
Ο διαχωρισμός των διαφόρων στοιχείων, έχοντας κατά νου ότι μπορούν να συνδεθούν, θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε πολύ πιο ευέλικτα φίλτρα ή ερωτήματα.
Οι πίνακες πρόσβασης μπορούν να συνδεθούν μεταξύ τους, συνδέοντας τις τιμές μιας στήλης με αυτές ενός άλλου πίνακα.
Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν γενικό πίνακα που συνοψίζει τις σχέσεις μεταξύ των στοιχείων.
Ο πραγματικός κατάλογος βιβλίων καταγράφει τις τιμές "Έρευνας" των άλλων πινάκων, συνδέοντας με τον κάθε τίτλο, έναν συγγραφέα, το έτος και τη συγκεκριμένη κατηγορία.
Δεν είναι από την άποψη του πίνακα ότι πρέπει να συμπληρωθούν τα πεδία: αντίθετα με το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μάσκα που γίνεται η διεπαφή του δημιουργημένου προγράμματος.
Μια μάσκα είναι ένα παράθυρο σχεδιασμένο με εξατομικευμένο τρόπο, όπου εμφανίζονται τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν για γρήγορη εισαγωγή.
Επιστρέφοντας στο παράδειγμα των βιβλίων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μάσκα για να εισαγάγετε έναν νέο τίτλο και στη συνέχεια τον συγγραφέα, το έτος και την κατηγορία, επιλέγοντας αυτές τις τιμές από τη λίστα που έχετε ήδη δημιουργήσει ή εισάγοντας ένα νέο όνομα σε άλλες συνδεδεμένες μάσκες).
Αφού δημιουργήσετε ορισμένους πίνακες, μπορείτε να δημιουργήσετε ερωτήματα ή φίλτρα για να εξαγάγετε συγκεκριμένες τιμές από τους διάφορους πίνακες .
Στην Access υπάρχει ένας οδηγός για τη δημιουργία ερωτημάτων που διαφορετικά θα ήταν δύσκολο να κατανοηθούν.
Οι αναφορές είναι στατικά φύλλα στα οποία είναι εφικτή η εξαγωγή των αθροισμάτων των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στους πίνακες, για να δουν επίσης γραφήματα ή συνοπτικές σελίδες που πρέπει επίσης να δημοσιευθούν σε έναν ιστότοπο.
Οι μακροεντολές και οι ενότητες αποτελούν το πιο σύνθετο τμήμα της Access, όπου είναι δυνατό να οριστούν αυτοματισμοί μεταξύ των τιμών έτσι ώστε να γίνει η εισαγωγή ακόμα πιο γρήγορα, να ενσωματωθεί η Access με άλλα προγράμματα και να δοθεί μεγαλύτερη ακαμψία στη βάση δεδομένων, επιβάλλοντας κανόνες.
Αυτό που είναι σημαντικό για την κατανόηση μιας βάσης δεδομένων της Access είναι ο τρόπος με τον οποίο το πρόγραμμα σκέφτεται: οι πίνακες είναι η βάση δεδομένων, πρέπει να δημιουργήσετε πολλούς πίνακες για κάθε τύπο εγγραφής που μπορούν να συγκεντρωθούν μαζί, να φιλτραριστούν με ερωτήματα και να εισαχθούν με μάσκες .
Για να μάθετε την Πρόσβαση, θα ήταν καλύτερο να κατεβάσετε ένα εικονογραφημένο και διαδραστικό μάθημα.
Οι ιστότοποι όπως το HTML.it έχουν οδηγούς για να ξεκινήσετε με την Access.
Ο καλύτερος και ενημερωμένος ηλεκτρονικός οδηγός στα ιταλικά σχετικά με την Access 2010 και την Access 2007 είναι, ωστόσο, αυτός του ιστότοπου της Microsoft που προσφέρει μια πολύ λεπτομερή γενική επισκόπηση.
