Όσοι εργάζονται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενδέχεται να έχουν την ανάγκη να εμποδίσουν τους παραλήπτες ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται σε πολλά άτομα να έχουν τη δυνατότητα να προωθούν ή να απαντούν σε όλα, δηλαδή δεν μπορούν να προωθήσουν το μήνυμα σε άλλους ή να απαντήσουν σε όλα αυτοί που αντιγράφηκαν. Αυτή η λειτουργικότητα υπάρχει μόνο στο πρόγραμμα -πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft Outlook, 2003, 2007 και 2010 .
Η προστασία των απεσταλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμποδίζει τον παραλήπτη ενός μηνύματος από αντιγραφή, εκτύπωση ή προώθηση αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οι λόγοι για τη χρήση αυτής της ρύθμισης ενδέχεται να σχετίζονται με την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που υπάρχουν στο μήνυμα ή με την επιθυμία να εμποδιστεί κάποιος να απαντήσει σε μια ομάδα email.
Για να αποφευχθεί η απάντηση σε όλους υπάρχουν δύο τρόποι, ένας με χειροκίνητη διαμόρφωση, ο άλλος με μια προσθήκη για το πρόγραμμα.
Η προστασία δεν θα είναι απόλυτη, μπορεί να λειτουργήσει μόνο ως αποτρεπτικό παράγοντα επειδή, αν το προστατευμένο μήνυμα άνοιξε με άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός από το Microsoft Outlook, η προστασία θα ήταν αναποτελεσματική.
Ωστόσο, σε οργανισμούς και γραφεία όπου η αλληλογραφία μπορεί να διαβαστεί μόνο με το Outlook, αυτή η προστασία είναι πιο δύσκολη από την παράκαμψη.
Η μέθοδος χειροκίνητης απενεργοποίησης των επιλογών "Απάντηση σε όλους" και "Προώθηση" περιγράφεται βήμα προς βήμα σε μια σελίδα βοήθειας του Microsoft Outlook .
Η δημιουργία του δομοστοιχείου προστασίας είναι πολύ απλή και μπορεί να γίνει μία για πάντα, με τη δυνατότητα να ρυθμίσει ή όχι το μπλοκάρισμα σύμφωνα με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αν προτιμάτε, μπορείτε αντ 'αυτού να χρησιμοποιήσετε μια προσθήκη για Exchange και Outlook (μόνο για το 2007 και το 2010) που απενεργοποιεί την απάντηση σε όλους και την προώθηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται.
Το plugin NoReplyAll (δωρεάν) μπορεί να μεταφορτωθεί και να εγκατασταθεί στον υπολογιστή που χρησιμοποιείται για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με το να ανοίξετε ξανά το Outlook και να συνθέσετε ένα νέο μήνυμα μετά την εγκατάσταση αυτής της επέκτασης, θα πρέπει να δείτε δύο νέα κουμπιά, στο επάνω μενού, με τα οποία μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία προώθησης σε άλλους.
Προσπαθώντας να στείλετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας, προστατεύεται από την απάντηση σε όλους, θα παρατηρήσετε ότι με την επανάληψη του ληφθέντος μηνύματος, απενεργοποιούνται τα κουμπιά για την προώθηση του μηνύματος και την απάντηση στους παραλήπτες που αντιγράφουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η απάντηση στον αποστολέα είναι προφανώς δυνατή.
Εάν ο χρήστης προσπαθήσει να προωθήσει ή να απαντήσει σε όλα από το γρήγορο μενού στο Outlook (το οποίο δεν είναι απενεργοποιημένο), θα ανοίξει μια προειδοποίηση ότι η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη.
Εάν ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange ή το Outlook και προσπαθεί να απαντήσει σε όλα, ακόμα και αν δεν είναι απενεργοποιημένος, οι άλλοι παραλήπτες δεν θα αντιγραφούν αυτόματα, ο οποίος, αν χρειαστεί, θα επιλεγεί χειροκίνητα.
Ως πρόσθετο χαρακτηριστικό, από το μενού διαμόρφωσης αυτού του plugin ( Εργαλεία -> Επιλογές ), είναι δυνατό να παραθέσουμε ορισμένους βασικούς όρους για να λαμβάνετε προειδοποιήσεις κατά την αποστολή ενός μηνύματος χωρίς συνημμένο.
Μια πιο αποτελεσματική μέθοδος για την προστασία της εμπιστευτικότητας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται μέσω του Outlook είναι η προσθήκη BCCThis που σας επιτρέπει να στέλνετε ιδιωτικά μηνύματα CCN που είναι συνημμένα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ορατά μόνο σε μερικούς.
