Εκείνοι που χρησιμοποιούν το Microsoft Outlook ως πρόγραμμα-πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να οργανώνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους ανάλογα με τον τύπο αλληλογραφίας, ανάλογα με τον αποστολέα ή την ημερομηνία. Όταν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να τα οργανώσετε σε διαφορετικούς φακέλους, αλλά είναι εξίσου σημαντικό η αυτόματη διανομή να είναι αυτόματη, οπότε πάντα γνωρίζετε σε ποια κατηγορία να αναζητήσετε ορισμένους τύπους μηνυμάτων.
Στις υπηρεσίες web.mail, όπως το Google Mail, το Yahoo Mail, το Hotmail και άλλα, είναι δυνατή η δημιουργία αυτόματων φίλτρων για το Email σύμφωνα με ορισμένους κανόνες.
Επίσης στο πρόγραμμα Microsoft Outlook είναι δυνατή η δημιουργία φίλτρων και κανόνων για την αυτοματοποίηση της οργάνωσης εισερχόμενων μηνυμάτων σε συγκεκριμένους φακέλους .
Η διαδικασία που περιγράφεται εφαρμόζεται σε όλους τους τύπους κανόνων email στο Outlook.
Για παράδειγμα, εάν εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο για να λαμβάνετε άρθρα του Navigaweb μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (από τη φόρμα εγγραφής στα δεξιά), ίσως θέλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το " pom-heyweb " να ταξινομηθούν σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, ηλεκτρονικά νέα ".
1) Μεταβείτε στην καρτέλα Εργαλεία και επιλέξτε την επιλογή Κανόνες και προειδοποιήσεις .
2) Στην ενότητα " Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ", πατήστε το νέο κουμπί κανόνα (ή Αλλαγή κανόνα εάν τροποποιείτε ένα υπάρχον).
3) Στην ενότητα Organize (Οργανώστε ), επιλέξτε τη βασική απαίτηση (στην περίπτωση αυτή, μπορείτε να μετακινήσετε μηνύματα από έναν συγκεκριμένο χρήστη σε ένα φάκελο ).
4) Στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχει ένα τμήμα με τίτλο " Βήμα 2 " με τη φράση Εφαρμογή του κανόνα όταν φτάνει ένα μήνυμα που στάλθηκε από ....
Σε αυτή την πρόταση, πρέπει να κάνετε κλικ στους διάφορους συνδέσμους γραμμένους με μπλε χρώμα και να αλλάξετε τις επιλογές ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στους " χρήστες " και υποδείξτε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρησιμοποιηθούν ως φίλτρο (στο παράδειγμά μας, η διεύθυνση του navigaweb.net με την οποία λαμβάνονται τα άρθρα).
Η λίστα εμφανίζει μόνο τα άτομα που προστέθηκαν στο βιβλίο διευθύνσεων, επομένως, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις επαφές πριν την επιλέξει.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο " μετακίνηση του μηνύματος στον επιλεγμένο φάκελο " και επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θα βρείτε τα αυτόματα φιλτραρισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο από το παράθυρο επιλογής.
5) Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο και, προαιρετικά, επεξεργαστείτε τον κανόνα προσθέτοντας άλλες παραμέτρους.
Για παράδειγμα, συμπεριλαμβάνοντας μόνο μηνύματα με συγκεκριμένες λέξεις στο θέμα.
6) Στη συνέχεια και υποδείξτε οποιεσδήποτε εξαιρέσεις στον κανόνα.
7) Δώστε ένα όνομα στο αυτοματοποιημένο φίλτρο και κάντε κλικ στο Τέλος .
Πρώτον, ωστόσο, μπορεί να είναι βολικό να τεθεί ο σταυρός στην επιλογή ισχύει για μηνύματα που υπάρχουν ήδη και για ενεργό κανόνα .
Αυτό εξασφαλίζει ότι νέα και παρελθόντα μηνύματα που πληρούν τον κανόνα μεταφέρονται στον αντίστοιχο φάκελο .
Εάν θέλετε να συντομεύσετε τη διαδικασία, εάν δεν χρειάζεστε πιο λεπτομερή κανόνα, μπορείτε να κάνετε το ίδιο, πιο γρήγορα, κάνοντας κλικ σε ένα μήνυμα από τα εισερχόμενα και επιλέγοντας Δημιουργία κανόνα .
Αυτό κάνει πολύ πιο εύκολο να επιλέξετε συνθήκες και να διαμορφώσετε ένα φίλτρο που μετακινεί αυτόματα μηνύματα σε συγκεκριμένους φακέλους του Outlook.
