Όταν πρέπει να μοιραστείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να μεταφορτώσετε μια ομάδα αρχείων στο διαδίκτυο, δεν πρέπει ποτέ να τα στείλετε μεμονωμένα, αλλά να τα ομαδοποιήσετε σε ένα συμπιεσμένο φάκελο, ο οποίος ονομάζεται επίσης αρχείο. Ο παραλήπτης μπορεί στη συνέχεια να αποσυνδέσει το αρχείο, εξάγοντας τα διάφορα αρχεία σε ένα φάκελο έτσι ώστε να μπορούν να ανοίξουν και να προβληθούν.
Η συμπίεση ενός φακέλου σημαίνει μετασχηματισμό του σε ένα απλό αρχείο Zip το μέγεθος του οποίου είναι περισσότερο ή λιγότερο μικρότερο από το άθροισμα των αρχείων που ήταν μέσα στο φάκελο.
Η μορφή αρχείου Zip ήταν πάντα η πιο συνηθισμένη για τη συμπίεση και την αποθήκευση δεδομένων σε έναν υπολογιστή και λειτουργεί πολύ καλά με αρχεία εικόνας, έγγραφα, βίντεο και αρχεία ήχου.
Για παράδειγμα, εάν διαθέτετε 50 έγγραφα Word σε ένα φάκελο που έχει συνολικό μέγεθος 5 MB, μπορείτε να συμπιέσετε ολόκληρο το φάκελο σε ένα αρχείο zip που μπορεί να είναι 1 MB ή μικρότερο σε μέγεθος, πολύ πιο γρήγορα για αποστολή και κοινή χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όποιος ανοίγει το αρχείο Zip μπορεί να αποσυνδέσει τα αρχεία του αρχείου zip σε ένα φάκελο στον υπολογιστή του χωρίς απολύτως καμία απώλεια της ποιότητας του ίδιου.
Ακόμα κι αν υπάρχουν πολλά προγράμματα για να συμπιέσετε και να αποσυμπιέσετε αρχεία και φακέλους, στα Windows μπορείτε να φτιάξετε ένα φάκελο με μια ήδη ενσωματωμένη λειτουργία, ακόμα και αν είναι λίγο κρυμμένη.
Είναι δυνατό να συμπιέσετε ένα ή περισσότερα αρχεία ενός φακέλου με τον ακόλουθο τρόπο: επιλέξτε το αρχείο ή τα αρχεία (για να επιλέξετε πολλά αρχεία κάθε φορά, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ κάνετε κλικ το καθένα με τη σειρά). Στη συνέχεια πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σε ένα από αυτά, μεταβείτε στην επιλογή Αποστολή σε: συμπιεσμένο φάκελο .
Τα Windows δημιουργούν αυτόματα ένα αρχείο zip με το όνομα του τελευταίου επιλεγμένου αρχείου και δίνει τη δυνατότητα να το μετονομάσετε αμέσως.
Αν θέλετε να μεταφέρετε ένα ολόκληρο φάκελο, κάντε δεξί κλικ πάνω του, μεταβείτε στην επιλογή Αποστολή σε: συμπιεσμένο φάκελο .
Το δημιουργημένο αρχείο Zip μπορεί στη συνέχεια να σταλεί σε οποιονδήποτε μπορεί στη συνέχεια να το ανοίξει και να εξαγάγει τα αρχεία από αυτό πάντα χωρίς να χρησιμοποιήσει ένα εξωτερικό πρόγραμμα.
Για να αποσυμπιέσετε το αρχείο Zip, απλά πατήστε το με το δεξί κουμπί και επιλέξτε την επιλογή " Εξαγωγή όλων ".
Τα αρχεία Zip μπορούν επίσης να ενημερωθούν προσθέτοντας άλλα αρχεία σε αυτά, απλά μεταφέροντάς τα στο παράθυρο φακέλων.
Εάν θέλετε περισσότερες επιλογές και για να ανοίξετε αρχεία συμπιεσμένα με άλλους τρόπους (με μορφή διαφορετική από το .zip), είναι απαραίτητο να εγκαταστήσετε ένα διαφορετικό πρόγραμμα, όπως το Winzip ή, ακόμα καλύτερα, το 7Zip το οποίο ανοίγει κάθε αρχείο ZIP, RAR ή άλλο αρχείο καθολική και η οποία, ως ανοιχτή πηγή, παραμένει ελεύθερη και ελεύθερη για πάντα.
Το 7zip προσθέτει μια καταχώρηση στο μενού περιβάλλοντος των Windows για να προσθέσει τα επιλεγμένα αρχεία σε ένα αρχείο που μπορεί στη συνέχεια να συμπιεστεί περισσότερο από τα Windows κανονικά και με τη δυνατότητα προστασίας αυτού του φακέλου με κωδικό πρόσβασης, -256).
Όπως γράφτηκε σε άλλο άρθρο, αρχεία RAR και αρχεία ZIP μπορούν να δημιουργηθούν και να αποσυμπιεστούν μέσω εφαρμογών ιστού όπως το B1 Archiver και το EzyZip.
