Τα αρχεία PDF είναι η πιο δημοφιλής μορφή εγγράφων σε γραφεία, δημόσια διοίκηση και οικιακή χρήση, λόγω των εγγενών χαρακτηριστικών τους (το έγγραφο είναι πάντα το ίδιο για όλους, είναι δύσκολο να τροποποιηθεί και να διαμορφωθεί για να υπογραφεί ή να ολοκληρωθεί μόνο στα απαιτούμενα πεδία). Εάν είμαστε αρχάριος με PC και smartphone και βρισκόμαστε να στέλνουμε ένα PDF, ίσως αντιμετωπίζουμε μερικές μικρές δυσκολίες στην σωστή εισαγωγή του συνημμένου ή στην αποστολή ιδιαίτερα μεγάλων αρχείων PDF (ή μιας σειράς μεγάλων αρχείων PDF). Δεδομένου ότι κανείς δεν γεννήθηκε μάθει, αποφασίσαμε να σας δείξουμε σε έναν απλό οδηγό όλα τα βήματα που πρέπει να σταλούν για να στείλετε PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πώς να στέλνετε μεγαλύτερα αρχεία PDF μέσω του cloud ή πώς να στέλνετε μεγάλα αρχεία PDF μέσω εξωτερικών υπηρεσιών e-mail). Στο τέλος του οδηγού θα μπορέσουμε να στείλουμε οποιοδήποτε είδος εγγράφου PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να στείλετε PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (απλό συνημμένο)
Η απλούστερη και πιο γραμμική μέθοδος για την αποστολή ενός PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να συνδεθείτε στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (για παράδειγμα το Gmail, το Outlook, το Yahoo Mail και τα παρόμοια), συνδεθείτε με τα διαπιστευτήριά σας και κάντε κλικ στο Νέο μήνυμα ή στο κουμπί Γράψτε για να ξεκινήσετε την οθόνη αφιερωμένη στην αποστολή ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τώρα εντοπίστε το εικονίδιο των συνημμένων (με τη μορφή ενός συνδετήρα) ή κάντε κλικ στο Attach, επιλέξτε το αρχείο PDF που θέλετε να αποσταλεί (μεταξύ των αρχείων στον υπολογιστή), εισαγάγετε έναν αποστολέα, ένα θέμα και ένα μήνυμα στο email στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αποστολή για να στείλετε το PDF.
Δυστυχώς, αυτή η μέθοδος, αν και η απλούστερη από όλες, μπορεί να μην ισχύει για μεγαλύτερα αρχεία PDF (συχνά το όριο είναι 10 MB, αλλά όλο και πιο συχνά το πρόβλημα σχετίζεται με το antispam και το σύστημα προστασίας από ιούς που μπλοκάρει τα συνημμένα υπερβολικά μεγάλο και "ύποπτο"): ο παραλήπτης μας μπορεί να μην λαμβάνει αρχεία ή να λαμβάνει μόνο κενό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς συνημμένο (λόγω σφάλματος του παρόχου). Σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μία από τις μεθόδους που συνιστώνται στα δύο κεφάλαια παρακάτω για να μπορείτε να στείλετε οποιοδήποτε PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία PDF μέσω του Google Drive
Αν θέλουμε να στείλουμε ένα μεγάλο αρχείο PDF μέσω του Gmail, αρχικά ανεβάζουμε το αρχείο στο σύννεφο του Google Drive. Ανοίγουμε τον ιστότοπο, συνδεθούμε με τον ίδιο λογαριασμό Google που χρησιμοποιήσαμε για το Gmail και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο Νέο -> Μεταφόρτωση αρχείου .Επιλέγουμε το αρχείο PDF και στη συνέχεια περιμένουμε τη μεταφόρτωση στο χώρο του cloud. στο τέλος ανοίγουμε ξανά το Gmail, κάνουμε ξανά κλικ στο γράμμα και στη συνέχεια επιλέγουμε το κουμπί με τη μορφή Google Drive, που βρίσκεται στο κάτω μέρος.
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο, όπου μπορούμε να επιλέξουμε το αρχείο που θα εισαχθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. επιλέξτε το μεγάλο PDF και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή παρακάτω. Το αρχείο θα προστεθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως κοινόχρηστος σύνδεσμος, δηλ. Θα υπάρχει στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως σύνδεσμος με δυνατότητα κλικ. ο παραλήπτης θα πρέπει μόνο να ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο σύνδεσμο ή στο κουμπί που θα εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορεί να δει (σε άλλο παράθυρο) το περιεχόμενο του PDF, έχοντας επίσης την επιλογή να το αποθηκεύσει στο Οδηγήστε ή κατεβάστε το στον υπολογιστή σας.
Πώς να στείλετε μεγάλα αρχεία PDF μέσω του OneDrive
Εάν αντίθετα αποφασίσαμε να στείλουμε ένα μεγάλο αρχείο PDF μέσω του Outlook, μπορούμε να το φορτώσουμε στο OneDrive, την υπηρεσία cloud που προσφέρεται από τη Microsoft. Ανοίγουμε τον ιστότοπο που υποδείξαμε λίγο πριν, συνδεθούμε με τα διαπιστευτήρια της Microsoft που χρησιμοποιούνται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή το Office και στη συνέχεια ανεβάζουμε το αρχείο κάνοντας κλικ στην κορυφή στο αρχείο Upload -> File .Στη συνέχεια, επιλέξτε το μεγάλο αρχείο PDF, περιμένετε μέχρι το τέλος της μεταφόρτωσης και στη συνέχεια μεταβείτε στην ιστοσελίδα του Outlook. από εδώ επιλέγουμε το στοιχείο Νέο μήνυμα, κάνουμε κλικ στο Attach και στη συνέχεια επιλέγουμε το στοιχείο Search in path paths .
Στο νέο παράθυρο, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το βαρύ αρχείο PDF που θα συμπεριληφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο Κοινή χρήση ως σύνδεσμος προς το OneDrive . Το αρχείο θα προστεθεί τώρα ως κοινόχρηστος σύνδεσμος μέσα στο σώμα του μηνύματος, έτοιμο για προβολή ή λήψη από τον παραλήπτη, ανεξάρτητα από το μέγεθος του αρχείου.
Πώς να στέλνετε μεγάλα αρχεία PDF σε εξωτερικούς ιστότοπους
Εάν το αρχείο ή ο φάκελος που είναι γεμάτος PDF είναι πραγματικά πολύ μεγάλο για να σταλεί με κοινή χρήση μέσω του cloud, μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε τις υπηρεσίες που προσφέρονται από ιστότοπους όπως το Filemail και το WeTransfer για να μπορούν να μεταφέρουν με ασφάλεια μεγάλα αρχεία.
Χρησιμοποιώντας τους δύο ιστότοπους που έχουμε συστήσει, μπορούμε να στείλουμε, χωρίς εγγραφή και με όριο 2 GB, οποιοδήποτε μεγάλο PDF σε οποιονδήποτε συνάδελφο, φίλο ή συγγενή, ο οποίος θα έχει έτσι τη δυνατότητα πρόσβασης στο έγγραφο ή στον φάκελο των εγγράφων χωρίς να χρειαστεί χρόνο για να καταλάβουμε εάν το αρχείο μπορεί να αποσταλεί μέσω απλού συνημμένου ή μέσω σύννεφου.
Σε αυτό το πλαίσιο, σας προσκαλούμε να διαβάσετε τον οδηγό μας σχετικά με τον τρόπο μεταφοράς και αποστολής αρχείων όλων των μεγεθών μέσω του διαδικτύου, στον οποίο εξηγούμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις υπηρεσίες και τις εναλλακτικές λύσεις στις δύο υπηρεσίες που σας έχουμε ήδη αναφέρει.
Συμπεράσματα
Όπως έχουμε δει, ακόμη και η αποστολή ενός απλού PDF ως συνημμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ένα από τα πρώτα πράγματα που μαθαίνετε να κάνουμε όταν στέλνουμε ηλεκτρονικό μήνυμα μέσω υπολογιστή) μπορεί να κρύψει νέα και εκπλήξεις για να μάθει: έχουμε δει πώς μπορείτε να στείλετε PDF άλλος τύπος αρχείου) εκμεταλλευόμενοι την ενσωμάτωση του cloud στο Gmail και στο Outlook, τα οποία χρησιμοποιούν το Google Drive και το OneDrive αντίστοιχα για να μπορούν να αποθηκεύουν και να στέλνουν τα μεγαλύτερα αρχεία. Εκτός από τη μέθοδο cloud, έχουμε αναφερθεί σε ιστότοπους για την αποστολή μεγάλων αρχείων, για την αποστολή πολύ βαρύ αρχείων PDF ή φακέλων PDF χωρίς φόβο ότι θα μπλοκαριστούν από τον παροχέα email του παραλήπτη.Ένας άλλος τρόπος για να στείλετε μεγάλα αρχεία είναι να χρησιμοποιήσετε δίκτυα P2P, όπως περιγράφεται στον οδηγό μας για το πώς να στέλνετε μεγάλα αρχεία μέσω του Διαδικτύου χωρίς όρια με την άμεση αποστολή P2P . Εάν, από την άλλη πλευρά, θέλαμε να κατεβάσετε τα συνημμένα που έχουν ληφθεί μέσω των πελατών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σας συνιστούμε να διαβάσετε τον οδηγό μας για τον τρόπο λήψης των συνημμένων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook, το Gmail, το Thunderbird και άλλα .
