Για όποιον χρειάζεται να δημιουργήσει ένα τιμολόγιο για να ζητήσει τα χρήματα για μια εργασία ως ελεύθερος επαγγελματίας ή σύμβουλος ή για μια εταιρεία, βλέπουμε εδώ πώς να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο τιμολόγιο στο Excel, απλό, ξεκινώντας από ένα λευκό φύλλο, χωρίς στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο έτοιμο.
Δημιουργώντας ένα τιμολόγιο στο Excel είναι μια σχετικά απλή δουλειά, απλά πρέπει να ετοιμάσετε ένα τραπέζι, να ορίσετε ορισμένους κανόνες, να προσθέσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες και στη συνέχεια, εάν θέλετε να κάνετε μια πιο τεχνική εργασία, προσθέστε και κάποια αυτοματοποίηση υπολογισμού. Είναι προφανές ότι είναι δυνατή η χρήση ενός προτύπου τιμολογίου που έχει ήδη εκπονήσει ένας εμπειρογνώμονας, να το κατεβάσετε και να το προσαρμόσετε. Ορισμένα μοντέλα είναι ήδη διαθέσιμα στο Excel, ανοίγουν ένα νέο φύλλο και στη συνέχεια πηγαίνουν στην καρτέλα Αρχείο και αναζητούν τιμολόγια στο πεδίο αναζήτησης. Άλλα μοντέλα διατίθενται στην εξειδικευμένη ιστοσελίδα του Free Templates ή σε άλλους ιστότοπους με μοντέλα του Excel για δωρεάν λήψη .
Σε αυτήν την περίπτωση, ωστόσο, βλέπουμε τα βήματα για να δημιουργήσουμε από το μηδέν ένα απλό τιμολόγιο στο Excel (ο οδηγός λειτουργεί επίσης με το LibreOffice Calc ).
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 10 δωρεάν προγράμματα τιμολόγησης και λογιστικής για αυτοαπασχολούμενους και μικρές επιχειρήσεις
Για να δημιουργήσετε ένα απλό τιμολόγιο στο Excel, οι απαιτούμενες πληροφορίες είναι:
Τώρα πρέπει να αλλάξουμε το μέγεθος κάποιων από τις στήλες και τις σειρές, για να έχουμε περισσότερο χώρο για να γράψουμε περισσότερες πληροφορίες όπως είναι οι περιγραφές του αντικειμένου πωλήσεων. Για να αλλάξετε το μέγεθος μιας γραμμής ή μιας στήλης, κάντε κλικ σε αυτήν και σύρετέ το με το ποντίκι. Από προεπιλογή, οι γραμμές έχουν οριστεί σε ύψος 20 εικονοστοιχείων και οι στήλες έχουν οριστεί σε πλάτος 64 εικονοστοιχείων. Για μια βελτιστοποιημένη διαμόρφωση μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στηλών και των γραμμών με αυτόν τον τρόπο:
Η γραμμή 1 πρέπει να περιέχει το όνομα του πωλητή και τη λέξη "Τιμολόγιο". Ο επιπλέον χώρος σάς επιτρέπει να αυξήσετε το μέγεθος γραμματοσειράς αυτού του τίτλου για να έχετε καλύτερη απόδοση γραφικών που τραβάει την προσοχή του παραλήπτη. Η στήλη Α περιέχει τις περισσότερες από τις σημαντικές (και τις μεγαλύτερες) πληροφορίες στο τιμολόγιο: δεδομένα αγοραστή και πωλητή, περιγραφή είδους και τρόπο πληρωμής. Η στήλη B περιέχει τις ημερομηνίες. Στη στήλη Γ θα γράψουμε τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία τιμολόγησης, την ατομική τιμή κάθε καταχωρημένου στοιχείου και το συνολικό οφειλόμενο ποσό.
Στη στήλη Α γραμμές 4, 5, 6 και 7 εισάγουμε τη διεύθυνση (χωρισμένη σε δύο γραμμές), τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό ΦΠΑ και τον φορολογικό κωδικό
Στη στήλη B γραμμές 4 και 5, γράψτε " DATA: " και " INVOICE NO.: " Με έντονο κείμενο και ευθυγραμμίστε το κείμενο προς τα δεξιά. Οι στήλες 4 και 5 της στήλης C είναι οι χώροι όπου εισάγεται η ημερομηνία και ο αριθμός τιμολογίου.
Τέλος, για το τελευταίο μέρος των βασικών πληροφοριών, θα εισαγάγουμε το κείμενο " Τιμολόγιο Α: " (με έντονα γράμματα) στη στήλη Α, σειρά 9 . Οι σειρές 10, 11, 12 και 13 μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εισαγωγή των δεδομένων του παραλήπτη.
Στη συνέχεια, συνδέστε τις στήλες Α και Β στη σειρά 15 (επιλέξτε τα δύο κελιά και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Συγχώνευση στην κορυφή), ώστε να γράψετε έναν τίτλο για τα αναφερόμενα στοιχεία που μπορούν να αναγραφούν στη στήλη Α από τη σειρά 16 έως 30) ημερομηνίες διαφυγής (στήλη Β, γραμμές 16-30). Αφού συνδέσετε τις στήλες Α και Β στη σειρά 15, δώστε στο κελί ένα περίγραμμα από όλες τις πλευρές (χρησιμοποιώντας το κουμπί περιγράμματος στην ενότητα Γραμματοσειρά της καρτέλας Αρχική σελίδα), ίσως και με ένα ανοιχτόχρωμο χρώμα πλήρωσης ή άλλο χρώμα. Κάνετε το ίδιο και για το κύτταρο C15.
Στο πρώτο κελί της σειράς 15, γράψτε το DESCRIPTION και ευθυγραμμίστε το κείμενο στο κέντρο. Στο C15, γράψτε PRICE, τοποθετώντας και τα δύο με έντονη γραφή για μια κεφαλίδα πίνακα. Επιλέγουμε το χώρο από τη γραμμή 16 στη σειρά 30 των στηλών Α και Β για να προσθέσουμε ένα κατώτερο όριο. Τα κύτταρα της στήλης C από 16 έως 29 μπορούν να περιβάλλονται από ένα αριστερό και δεξί περιθώριο.
Επισημάνετε το κελί C30, δώστε του περιγράμματα γύρω από ολόκληρο το κελί και μια κλίση χρώματος έτσι ώστε να ξεχωρίζει. Αριστερά (στη συνέχεια το B30), γράψτε TOTAL και ευθυγραμμίστε δεξιά.
Αυτό ολοκληρώνει τη δομή του τιμολογίου, με τη δυνατότητα προσθήκης μιας άλλης σειράς ανάλογα με τον αριθμό των προϊόντων. που θα πρέπει να μοιάζει με αυτό.
Ομοίως, επισημάνετε τα κελιά C16-30 και επιλέξτε την επιλογή " Νόμισμα " για να διαμορφώσετε τις τιμές σε Ευρώ.
Για να προσθέσετε αυτόματα όλα τα μεμονωμένα ποσά και να τα αντανακλάσετε στο κελί " Σύνολο " που έχουμε δημιουργήσει, επιλέξτε το κελί (C31 σε αυτό το παράδειγμα) και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:
= SUM (C16: C29)
Αφού συμπληρώσετε τα πεδία τιμών, το συνολικό στοιχείο θα συμπληρωθεί αυτόματα με το άθροισμα .
Συνεχίζοντας, εισάγετε το κείμενο " Μέθοδος πληρωμής: " στο A34 ή άλλες πληροφορίες ανάλογα με το τι χρειάζεστε, π.χ. εισάγοντας τους τρόπους πληρωμής που έγιναν αποδεκτοί για την πληρωμή του τιμολογίου ή τις εξαιρέσεις από τον ΦΠΑ ή άλλες σημαντικές σημειώσεις.
Στα δεξιά της στήλης τιμών μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη για τον υπολογισμό της συνολικής τιμής με ΦΠΑ, τοποθετώντας στην πρώτη στήλη την τιμή χωρίς ΦΠΑ ή Φορολογητέα . Για να προσθέσετε ΦΠΑ 22%, η στήλη συνολικής τιμής πρέπει να έχει τον ακόλουθο τύπο: = C16 * 1.22 . Από την κάτω δεξιά γωνία, σύρετε προς τα κάτω το σύνολο για να επεκτείνετε τον τύπο σε άλλα κελιά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια στήλη E με τον συντελεστή ΦΠΑ (22%) γραμμένο σε αυτό και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τον τύπο στη στήλη D του τύπου: = C16 * E16 + C16 .
Για την τελική πινελιά, μην ξεχάσετε να προσθέσετε μια ευχαριστώ στην κατώτατη γραμμή.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Δωρεάν και πλήρη προγράμματα ηλεκτρονικών τιμολογίων
Δημιουργώντας ένα τιμολόγιο στο Excel είναι μια σχετικά απλή δουλειά, απλά πρέπει να ετοιμάσετε ένα τραπέζι, να ορίσετε ορισμένους κανόνες, να προσθέσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες και στη συνέχεια, εάν θέλετε να κάνετε μια πιο τεχνική εργασία, προσθέστε και κάποια αυτοματοποίηση υπολογισμού. Είναι προφανές ότι είναι δυνατή η χρήση ενός προτύπου τιμολογίου που έχει ήδη εκπονήσει ένας εμπειρογνώμονας, να το κατεβάσετε και να το προσαρμόσετε. Ορισμένα μοντέλα είναι ήδη διαθέσιμα στο Excel, ανοίγουν ένα νέο φύλλο και στη συνέχεια πηγαίνουν στην καρτέλα Αρχείο και αναζητούν τιμολόγια στο πεδίο αναζήτησης. Άλλα μοντέλα διατίθενται στην εξειδικευμένη ιστοσελίδα του Free Templates ή σε άλλους ιστότοπους με μοντέλα του Excel για δωρεάν λήψη .
Σε αυτήν την περίπτωση, ωστόσο, βλέπουμε τα βήματα για να δημιουργήσουμε από το μηδέν ένα απλό τιμολόγιο στο Excel (ο οδηγός λειτουργεί επίσης με το LibreOffice Calc ).
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 10 δωρεάν προγράμματα τιμολόγησης και λογιστικής για αυτοαπασχολούμενους και μικρές επιχειρήσεις
Για να δημιουργήσετε ένα απλό τιμολόγιο στο Excel, οι απαιτούμενες πληροφορίες είναι:
- Στοιχεία πωλητή
- όνομα
- Διεύθυνση και ταχυδρομικός κώδικας
- Αριθμός τηλεφώνου
- Αριθμός ΦΠΑ P
- Κώδικα Φορολογίας
- Δεδομένα αγοραστή
- όνομα
- Διεύθυνση και ταχυδρομικός κώδικας
- ΦΠΑ
- Κώδικα Φορολογίας
- Ημερομηνία χρέωσης
- Αριθμός τιμολογίου
- Περιγραφή υπηρεσίας ή προϊόντος που πωλήθηκε
- Τιμή προϊόντος (ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας)
- Συνολικό οφειλόμενο ποσό
- Μέθοδος πληρωμής
Προετοιμάστε το φύλλο τιμολογίου με το Excel
Στη συνέχεια, ανοίξτε ένα κενό φύλλο του Excel και διαγράψτε αμέσως τα πλέγματα, για να έχετε ένα καθαρό φύλλο για να εργαστείτε. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στην καρτέλα " Διάταξη σελίδας" και καταργήστε την επιλογή "Πλέγμα " στην επιλογή "Προβολή".Τώρα πρέπει να αλλάξουμε το μέγεθος κάποιων από τις στήλες και τις σειρές, για να έχουμε περισσότερο χώρο για να γράψουμε περισσότερες πληροφορίες όπως είναι οι περιγραφές του αντικειμένου πωλήσεων. Για να αλλάξετε το μέγεθος μιας γραμμής ή μιας στήλης, κάντε κλικ σε αυτήν και σύρετέ το με το ποντίκι. Από προεπιλογή, οι γραμμές έχουν οριστεί σε ύψος 20 εικονοστοιχείων και οι στήλες έχουν οριστεί σε πλάτος 64 εικονοστοιχείων. Για μια βελτιστοποιημένη διαμόρφωση μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των στηλών και των γραμμών με αυτόν τον τρόπο:
- Σειρά 1: 45 εικονοστοιχεία
- Στήλη Α: 385 εικονοστοιχεία
- Στήλη Β: 175 εικονοστοιχεία
- Στήλη C: 125 εικονοστοιχεία
Η γραμμή 1 πρέπει να περιέχει το όνομα του πωλητή και τη λέξη "Τιμολόγιο". Ο επιπλέον χώρος σάς επιτρέπει να αυξήσετε το μέγεθος γραμματοσειράς αυτού του τίτλου για να έχετε καλύτερη απόδοση γραφικών που τραβάει την προσοχή του παραλήπτη. Η στήλη Α περιέχει τις περισσότερες από τις σημαντικές (και τις μεγαλύτερες) πληροφορίες στο τιμολόγιο: δεδομένα αγοραστή και πωλητή, περιγραφή είδους και τρόπο πληρωμής. Η στήλη B περιέχει τις ημερομηνίες. Στη στήλη Γ θα γράψουμε τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία τιμολόγησης, την ατομική τιμή κάθε καταχωρημένου στοιχείου και το συνολικό οφειλόμενο ποσό.
Τιμολόγιο προκαταρκτικές πληροφορίες
Στη στήλη Α σειρά 1, πληκτρολογήστε το όνομα, με μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς (18 pt μπορεί να πάει) και έντονη γραφή του κειμένου ώστε να είναι σαφέστερη. Στη στήλη Β σειρά 1, γράψτε "Τιμολόγιο" για να κάνετε αμέσως αυτό που είναι αυτό το έγγραφο. ως μέγεθος γραμματοσειράς μπορείτε να βάλετε 28pt και ως στυλ γραφής μπορούμε να το κάνουμε όλα με κεφαλαία και ίσως να αλλάξουμε το χρώμα με γκρι.Στη στήλη Α γραμμές 4, 5, 6 και 7 εισάγουμε τη διεύθυνση (χωρισμένη σε δύο γραμμές), τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό ΦΠΑ και τον φορολογικό κωδικό
Στη στήλη B γραμμές 4 και 5, γράψτε " DATA: " και " INVOICE NO.: " Με έντονο κείμενο και ευθυγραμμίστε το κείμενο προς τα δεξιά. Οι στήλες 4 και 5 της στήλης C είναι οι χώροι όπου εισάγεται η ημερομηνία και ο αριθμός τιμολογίου.
Τέλος, για το τελευταίο μέρος των βασικών πληροφοριών, θα εισαγάγουμε το κείμενο " Τιμολόγιο Α: " (με έντονα γράμματα) στη στήλη Α, σειρά 9 . Οι σειρές 10, 11, 12 και 13 μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εισαγωγή των δεδομένων του παραλήπτη.
Λεπτομέρειες προϊόντος ή υπηρεσίας
Για να προσθέσετε τα τιμολογημένα προϊόντα και υπηρεσίες, πρέπει να προσθέσουμε μερικές ακόμη γραμμές στο φύλλο.Στη συνέχεια, συνδέστε τις στήλες Α και Β στη σειρά 15 (επιλέξτε τα δύο κελιά και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Συγχώνευση στην κορυφή), ώστε να γράψετε έναν τίτλο για τα αναφερόμενα στοιχεία που μπορούν να αναγραφούν στη στήλη Α από τη σειρά 16 έως 30) ημερομηνίες διαφυγής (στήλη Β, γραμμές 16-30). Αφού συνδέσετε τις στήλες Α και Β στη σειρά 15, δώστε στο κελί ένα περίγραμμα από όλες τις πλευρές (χρησιμοποιώντας το κουμπί περιγράμματος στην ενότητα Γραμματοσειρά της καρτέλας Αρχική σελίδα), ίσως και με ένα ανοιχτόχρωμο χρώμα πλήρωσης ή άλλο χρώμα. Κάνετε το ίδιο και για το κύτταρο C15.
Στο πρώτο κελί της σειράς 15, γράψτε το DESCRIPTION και ευθυγραμμίστε το κείμενο στο κέντρο. Στο C15, γράψτε PRICE, τοποθετώντας και τα δύο με έντονη γραφή για μια κεφαλίδα πίνακα. Επιλέγουμε το χώρο από τη γραμμή 16 στη σειρά 30 των στηλών Α και Β για να προσθέσουμε ένα κατώτερο όριο. Τα κύτταρα της στήλης C από 16 έως 29 μπορούν να περιβάλλονται από ένα αριστερό και δεξί περιθώριο.
Επισημάνετε το κελί C30, δώστε του περιγράμματα γύρω από ολόκληρο το κελί και μια κλίση χρώματος έτσι ώστε να ξεχωρίζει. Αριστερά (στη συνέχεια το B30), γράψτε TOTAL και ευθυγραμμίστε δεξιά.
Αυτό ολοκληρώνει τη δομή του τιμολογίου, με τη δυνατότητα προσθήκης μιας άλλης σειράς ανάλογα με τον αριθμό των προϊόντων. που θα πρέπει να μοιάζει με αυτό.
Κανόνες, τύποι και αυτοματισμοί
Εάν οι ημερομηνίες είναι γραμμένες στη στήλη Β, γραμμές 16-29, επιλέξτε αυτά τα κελιά και πατήστε στο πλαίσιο " Αριθμός μορφής " στην ενότητα " Αριθμός " της καρτέλας " Αρχική σελίδα ". Στη συνέχεια, επιλέξτε τη μορφή ημερομηνίας σε αριθμούς, έτσι ώστε αυτό το πεδίο να είναι πάντα σωστά γραπτή ημερομηνία.Ομοίως, επισημάνετε τα κελιά C16-30 και επιλέξτε την επιλογή " Νόμισμα " για να διαμορφώσετε τις τιμές σε Ευρώ.
Για να προσθέσετε αυτόματα όλα τα μεμονωμένα ποσά και να τα αντανακλάσετε στο κελί " Σύνολο " που έχουμε δημιουργήσει, επιλέξτε το κελί (C31 σε αυτό το παράδειγμα) και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:
= SUM (C16: C29)
Αφού συμπληρώσετε τα πεδία τιμών, το συνολικό στοιχείο θα συμπληρωθεί αυτόματα με το άθροισμα .
Συνεχίζοντας, εισάγετε το κείμενο " Μέθοδος πληρωμής: " στο A34 ή άλλες πληροφορίες ανάλογα με το τι χρειάζεστε, π.χ. εισάγοντας τους τρόπους πληρωμής που έγιναν αποδεκτοί για την πληρωμή του τιμολογίου ή τις εξαιρέσεις από τον ΦΠΑ ή άλλες σημαντικές σημειώσεις.
Στα δεξιά της στήλης τιμών μπορείτε να προσθέσετε τη στήλη για τον υπολογισμό της συνολικής τιμής με ΦΠΑ, τοποθετώντας στην πρώτη στήλη την τιμή χωρίς ΦΠΑ ή Φορολογητέα . Για να προσθέσετε ΦΠΑ 22%, η στήλη συνολικής τιμής πρέπει να έχει τον ακόλουθο τύπο: = C16 * 1.22 . Από την κάτω δεξιά γωνία, σύρετε προς τα κάτω το σύνολο για να επεκτείνετε τον τύπο σε άλλα κελιά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια στήλη E με τον συντελεστή ΦΠΑ (22%) γραμμένο σε αυτό και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε τον τύπο στη στήλη D του τύπου: = C16 * E16 + C16 .
Για την τελική πινελιά, μην ξεχάσετε να προσθέσετε μια ευχαριστώ στην κατώτατη γραμμή.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Δωρεάν και πλήρη προγράμματα ηλεκτρονικών τιμολογίων
