Για να διαχειρίζεστε το πλαίσιο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τακτικό και οργανωμένο τρόπο, ανεξάρτητα από το εργαλείο που χρησιμοποιείται για τη λήψη και την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε φίλτρα που σας επιτρέπουν να οργανώνετε τα μηνύματά σας όπως θα κάνατε με τα αρχεία μέσα στους φακέλους. Τα φίλτρα, μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες οποιασδήποτε υπηρεσίας ή προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σέβονται τον χρήστη, σας επιτρέπουν να διαιρείτε αυτόματα τα μηνύματα που λαμβάνονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κατηγορίες . Για παράδειγμα, μπορείτε να τοποθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εργασίας σε ένα μέρος, αυτά των φίλων σε ένα άλλο, οι ειδοποιήσεις στο Facebook σε ένα τρίτο, και σε ένα άλλο τα νέα του Navigaweb.net (συνιστώ να εγγραφείτε με το κιβώτιο στο πλάι !). Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να διατηρήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο οργανωμένο χωρίς να έχετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρονται στην ίδια μακρά και συγχέοντας λίστα.
Αυτή η κατανομή των μηνυμάτων σε διάφορους φακέλους ή κατηγορίες μπορεί να γίνει αυτόματα ρυθμίζοντας τα φίλτρα σε όλες τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, όπως θα δούμε λεπτομερώς, στο Gmail, το Outlook και το Yahoo Mail .
Για να ρυθμίσετε ένα φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί ταχυτήτων επάνω δεξιά και στη συνέχεια στις Ρυθμίσεις και μετά να μεταβείτε στην καρτέλα Φραγή φίλτρων και διευθύνσεων . Εάν έχουν ήδη ρυθμιστεί φίλτρα, εμφανίζονται σε αυτήν την οθόνη. Σχεδόν σίγουρα θα βρείτε αυτά τα αυτόματα φίλτρα που έχουν προκαθοριστεί από το Gmail για να χωρίσουν πράγματα όπως προωθήσεις, ενημερώσεις φόρουμ και ενημερωτικά δελτία από το κύριο πλαίσιο.
Κάνοντας κύλιση προς τα κάτω, στο κέντρο, υπάρχει ο σύνδεσμος για να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο και να ξεκινήσετε έναν οδηγό που είναι πολύ εύκολος να καταλάβετε και να χρησιμοποιήσετε, όπου πρέπει να επιλέξετε τη λειτουργία φιλτραρίσματος αλληλογραφίας.
Μπορεί να ενεργοποιηθεί μία ή περισσότερες συνθήκες για τη βάση του φίλτρου: εάν το Email φθάνει Από (ονόματα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των αποστολέων), αν έχει σταλεί σε, Εάν το Θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις, εάν υπάρχουν ή δεν υπάρχουν μερικές λέξεις ή φράσεις στο κείμενο του μηνύματος, εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ένα συνημμένο αρχείο και σε ποιο μέγεθος.
Πατώντας το κουμπί Αναζήτηση μπορείτε να δείτε όλα τα μηνύματα που ικανοποιούν το φίλτρο ως προεπισκόπηση.
Πατώντας το κουμπί Δημιουργία φίλτρου συνεχίζεται ο οδηγός επιλέγοντας την ενέργεια που πρέπει να ακολουθηθεί αν πληρούται η προϋπόθεση .
Μεταξύ αυτών, οι πιο χρήσιμοι είναι: να το επισημάνετε όπως ήδη διαβάσατε, να μην εμφανίζεται στα Εισερχόμενα και να το αρχειοθετείτε αμέσως, να διαγράψετε το μήνυμα, να στείλετε μια αυτόματη απάντηση, να προωθήσετε το μήνυμα σε άλλο γραμματοκιβώτιο (χρήσιμο για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail σε άλλο λογαριασμό).
Η επιλογή που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε κατηγορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να αντιστοιχίσετε μια ήδη υπάρχουσα ετικέτα ή μια νέα ετικέτα στα φιλτραρισμένα μηνύματα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Gmail απευθείας από τα εισερχόμενα, επιλέγοντας ένα μήνυμα και κάνοντας κλικ στο Άλλο στο επάνω μέρος. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Φιλτράρισμα μηνυμάτων αυτού του τύπου για να δημιουργήσετε ένα γρήγορο φίλτρο.
Το φίλτρο μπορεί να είναι αναδρομικό και μπορεί επίσης να εφαρμοστεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ήδη ληφθεί μέσω του σχετικού πλαισίου ελέγχου.
Χάρη στα φίλτρα του Gmail, όπως φαίνεται σε άλλα άρθρα, μπορείτε:
Στο στοιχείο " Κανόνες ", μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να ταξινομήσετε αυτόματα τα εισερχόμενά σας βάσει μιας προϋπόθεσης . Στο Outlook.com υπάρχουν πολλές προϋποθέσεις, από το όνομα του αποστολέα, έως τις λέξεις-κλειδιά στο θέμα ή το σώμα του μηνύματος και πολλά άλλα. Η ενέργεια μπορεί να είναι να επισημάνει το μήνυμα ως διαβασμένο, να το διαγράψει, να το αρχειοθετήσει ή να το μετακινήσει σε ένα συγκεκριμένο φάκελο που ήδη υπάρχει ή πρόκειται να δημιουργηθεί. Αφού γίνει το φίλτρο, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να το εφαρμόσετε.
Όπως και στο Gmail, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα μήνυμα και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί με τρεις κουκκίδες (δίπλα στο κουμπί Κατηγοριοποίησης) για να βρείτε το κουμπί Δημιουργία νέου κανόνα .
Για παράδειγμα, εάν έχετε εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο Navigaweb.net και λαμβάνετε τα άρθρα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να τα φιλτράρετε έτσι ώστε να μην σας ενοχλούν και χωρίς να φράζουν τα εισερχόμενα. Ως κριτήριο, είναι επομένως δυνατό να ορίσετε ένα φίλτρο για το οποίο, για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το θέμα που περιέχει τη λέξη Pom-HeyWEB, πρέπει να μετακινηθούν στο νέο φάκελο "Navigaweb".
Στην αριστερή πλευρά της σελίδας πηγαίνετε στα φίλτρα και μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο φίλτρο πατώντας το σχετικό κουμπί. Στο Yahoo Mail μπορείτε να βάλετε τις συνήθεις συνθήκες, εκείνες που σχετίζονται με τον αποστολέα ή τις λέξεις-κλειδιά στο αντικείμενο ή το σώμα. Ωστόσο, ως ενέργεια, μπορείτε να ορίσετε μόνο το φάκελο στον οποίο πρέπει να συμπεριληφθεί, ένας φάκελος που υπάρχει ήδη ή γράφοντας ένα όνομα νέα για να δημιουργήσετε ένα νέο. Ωστόσο, μεταξύ των φακέλων είναι δυνατό να επιλέξετε Αρχείο ή Κάδο απορριμμάτων για να το διαγράψετε αυτόματα.
4) Για τους πιο δημοφιλείς υπολογιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Microsoft Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για την οργάνωση μηνυμάτων, ξεκινώντας από έναν αποστολέα ή από ένα Email. Από αυτή την άποψη, έχουμε γράψει έναν οδηγό για τον τρόπο δημιουργίας κανόνων και φίλτρων αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook.
Στο Thunderbird ενεργοποιούνται τα φίλτρα πατώντας το κουμπί μενού με τρεις γραμμές, πατώντας τα φίλτρα μηνυμάτων . ο πλήρης οδηγός βρίσκεται στον ιστότοπο Mozilla.
5) Όλες οι άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Virgilio και το Libero Mail, έχουν τη λειτουργία φιλτραρίσματος μεταξύ των επιλογών αλληλογραφίας και λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο με το Gmail, ρυθμίζοντας τα φίλτρα στις Ρυθμίσεις.
Να θυμάστε ότι όταν δημιουργείτε ένα φίλτρο, να μην δημιουργείτε ασυνέπειες και να διασφαλίζετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλτράρονται με ένα μόνο συμβάν, κοινό σε πολλά μηνύματα, όπως μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια λέξη στο θέμα ή μια φράση στο που περιέχονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Δημιουργήστε ψευδώνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε Outlook, Gmail, Yahoo για να προσθέσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό σας
Αυτή η κατανομή των μηνυμάτων σε διάφορους φακέλους ή κατηγορίες μπορεί να γίνει αυτόματα ρυθμίζοντας τα φίλτρα σε όλες τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, όπως θα δούμε λεπτομερώς, στο Gmail, το Outlook και το Yahoo Mail .
1) Δημιουργήστε φίλτρα στο Gmail
Στο Gmail, οι " φάκελοι " ονομάζονται ετικέτες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ταξινομηθούν τα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διάφορες ξεχωριστές ενότητες.Για να ρυθμίσετε ένα φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί ταχυτήτων επάνω δεξιά και στη συνέχεια στις Ρυθμίσεις και μετά να μεταβείτε στην καρτέλα Φραγή φίλτρων και διευθύνσεων . Εάν έχουν ήδη ρυθμιστεί φίλτρα, εμφανίζονται σε αυτήν την οθόνη. Σχεδόν σίγουρα θα βρείτε αυτά τα αυτόματα φίλτρα που έχουν προκαθοριστεί από το Gmail για να χωρίσουν πράγματα όπως προωθήσεις, ενημερώσεις φόρουμ και ενημερωτικά δελτία από το κύριο πλαίσιο.
Κάνοντας κύλιση προς τα κάτω, στο κέντρο, υπάρχει ο σύνδεσμος για να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο και να ξεκινήσετε έναν οδηγό που είναι πολύ εύκολος να καταλάβετε και να χρησιμοποιήσετε, όπου πρέπει να επιλέξετε τη λειτουργία φιλτραρίσματος αλληλογραφίας.
Μπορεί να ενεργοποιηθεί μία ή περισσότερες συνθήκες για τη βάση του φίλτρου: εάν το Email φθάνει Από (ονόματα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των αποστολέων), αν έχει σταλεί σε, Εάν το Θέμα περιέχει συγκεκριμένες λέξεις, εάν υπάρχουν ή δεν υπάρχουν μερικές λέξεις ή φράσεις στο κείμενο του μηνύματος, εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ένα συνημμένο αρχείο και σε ποιο μέγεθος.
Πατώντας το κουμπί Αναζήτηση μπορείτε να δείτε όλα τα μηνύματα που ικανοποιούν το φίλτρο ως προεπισκόπηση.
Πατώντας το κουμπί Δημιουργία φίλτρου συνεχίζεται ο οδηγός επιλέγοντας την ενέργεια που πρέπει να ακολουθηθεί αν πληρούται η προϋπόθεση .
Μεταξύ αυτών, οι πιο χρήσιμοι είναι: να το επισημάνετε όπως ήδη διαβάσατε, να μην εμφανίζεται στα Εισερχόμενα και να το αρχειοθετείτε αμέσως, να διαγράψετε το μήνυμα, να στείλετε μια αυτόματη απάντηση, να προωθήσετε το μήνυμα σε άλλο γραμματοκιβώτιο (χρήσιμο για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Gmail σε άλλο λογαριασμό).
Η επιλογή που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε κατηγορίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να αντιστοιχίσετε μια ήδη υπάρχουσα ετικέτα ή μια νέα ετικέτα στα φιλτραρισμένα μηνύματα.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Gmail απευθείας από τα εισερχόμενα, επιλέγοντας ένα μήνυμα και κάνοντας κλικ στο Άλλο στο επάνω μέρος. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Φιλτράρισμα μηνυμάτων αυτού του τύπου για να δημιουργήσετε ένα γρήγορο φίλτρο.
Το φίλτρο μπορεί να είναι αναδρομικό και μπορεί επίσης να εφαρμοστεί στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν ήδη ληφθεί μέσω του σχετικού πλαισίου ελέγχου.
Χάρη στα φίλτρα του Gmail, όπως φαίνεται σε άλλα άρθρα, μπορείτε:
- Παραγγείλετε τα εισερχόμενα με φίλτρα και ψευδώνυμα στο Gmail για τη διαχείριση των ληφθέντων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αποκλεισμός ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail από συγκεκριμένες διευθύνσεις.
- Αρχείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αυτόματη προώθηση στο Gmail και το Outlook.com για να μετατρέψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλη διεύθυνση
- Αποκλείστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανεπιθύμητων μηνυμάτων, τις διαφημίσεις και τα ανεπιθύμητα
2) Δημιουργήστε ένα φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.com
Στο Outlook.com, τα φίλτρα μηνυμάτων ονομάζονται "Κανόνες" και μπορούν να δημιουργηθούν κάνοντας κλικ, μετά τη σύνδεση στο λογαριασμό, στο κουμπί με ταχυτήτων στο πάνω δεξιά μέρος και, στη συνέχεια, στο " Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook " στο κάτω μέρος.Στο στοιχείο " Κανόνες ", μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να ταξινομήσετε αυτόματα τα εισερχόμενά σας βάσει μιας προϋπόθεσης . Στο Outlook.com υπάρχουν πολλές προϋποθέσεις, από το όνομα του αποστολέα, έως τις λέξεις-κλειδιά στο θέμα ή το σώμα του μηνύματος και πολλά άλλα. Η ενέργεια μπορεί να είναι να επισημάνει το μήνυμα ως διαβασμένο, να το διαγράψει, να το αρχειοθετήσει ή να το μετακινήσει σε ένα συγκεκριμένο φάκελο που ήδη υπάρχει ή πρόκειται να δημιουργηθεί. Αφού γίνει το φίλτρο, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να το εφαρμόσετε.
Όπως και στο Gmail, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα μήνυμα και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί με τρεις κουκκίδες (δίπλα στο κουμπί Κατηγοριοποίησης) για να βρείτε το κουμπί Δημιουργία νέου κανόνα .
Για παράδειγμα, εάν έχετε εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο Navigaweb.net και λαμβάνετε τα άρθρα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να τα φιλτράρετε έτσι ώστε να μην σας ενοχλούν και χωρίς να φράζουν τα εισερχόμενα. Ως κριτήριο, είναι επομένως δυνατό να ορίσετε ένα φίλτρο για το οποίο, για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το θέμα που περιέχει τη λέξη Pom-HeyWEB, πρέπει να μετακινηθούν στο νέο φάκελο "Navigaweb".
3) Ρυθμίστε ένα φίλτρο στο Yahoo Mail
Όπως ήδη φαίνεται στον οδηγό Yahoo Mail, για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Yahoo θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Settings ( Ρυθμίσεις ) επάνω δεξιά και μετά σε " άλλες ρυθμίσεις ".Στην αριστερή πλευρά της σελίδας πηγαίνετε στα φίλτρα και μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο φίλτρο πατώντας το σχετικό κουμπί. Στο Yahoo Mail μπορείτε να βάλετε τις συνήθεις συνθήκες, εκείνες που σχετίζονται με τον αποστολέα ή τις λέξεις-κλειδιά στο αντικείμενο ή το σώμα. Ωστόσο, ως ενέργεια, μπορείτε να ορίσετε μόνο το φάκελο στον οποίο πρέπει να συμπεριληφθεί, ένας φάκελος που υπάρχει ήδη ή γράφοντας ένα όνομα νέα για να δημιουργήσετε ένα νέο. Ωστόσο, μεταξύ των φακέλων είναι δυνατό να επιλέξετε Αρχείο ή Κάδο απορριμμάτων για να το διαγράψετε αυτόματα.
Άλλα φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
4) Για τους πιο δημοφιλείς υπολογιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Microsoft Outlook, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για την οργάνωση μηνυμάτων, ξεκινώντας από έναν αποστολέα ή από ένα Email. Από αυτή την άποψη, έχουμε γράψει έναν οδηγό για τον τρόπο δημιουργίας κανόνων και φίλτρων αλληλογραφίας στο Microsoft Outlook.
Στο Thunderbird ενεργοποιούνται τα φίλτρα πατώντας το κουμπί μενού με τρεις γραμμές, πατώντας τα φίλτρα μηνυμάτων . ο πλήρης οδηγός βρίσκεται στον ιστότοπο Mozilla.
5) Όλες οι άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Virgilio και το Libero Mail, έχουν τη λειτουργία φιλτραρίσματος μεταξύ των επιλογών αλληλογραφίας και λειτουργούν με παρόμοιο τρόπο με το Gmail, ρυθμίζοντας τα φίλτρα στις Ρυθμίσεις.
Να θυμάστε ότι όταν δημιουργείτε ένα φίλτρο, να μην δημιουργείτε ασυνέπειες και να διασφαλίζετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φιλτράρονται με ένα μόνο συμβάν, κοινό σε πολλά μηνύματα, όπως μια συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια λέξη στο θέμα ή μια φράση στο που περιέχονται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Δημιουργήστε ψευδώνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε Outlook, Gmail, Yahoo για να προσθέσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό σας
