Η διαχείριση ενός κουτιού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τακτικό τρόπο σημαίνει δύο βασικά πράγματα: την εκκαθάριση και την αφαίρεση του τμήματος των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων και την οργάνωση των εισερχομένων μέσω φίλτρων και ετικετών. Ενώ για να οργανώσουμε την αλληλογραφία έχουμε ήδη δει πολλούς οδηγούς, συμπεριλαμβανομένου και εκείνου για την παραγγελία των εισερχομένων με φίλτρα και ψευδώνυμα στο Gmail, βλέπουμε εδώ τον καλύτερο τρόπο για να επαναφέρουμε τα εισερχόμενα γρήγορα, χωρίς να χρειάζεται να διαβάζουμε κάθε μήνυμα που λάβαμε στο Gmail και χωρίς να διαγράψετε τίποτα.
Το κόλπο για να κρατάτε πάντοτε το εισερχόμενο μήνυμα με το Gmail στο μηδέν (αλλά ισχύει και για άλλα γραμματοκιβώτια) είναι να χρησιμοποιήσετε τη μυστηριώδη και ελάχιστα χρησιμοποιούμενη λειτουργία που "Αρχειοθετεί" το ταχυδρομείο, δηλαδή να το κρατά κρυμμένο, χωρίς ωστόσο να το διαγράψετε και να το διατηρήσετε τα μη αναγνωσμένα μηνύματα έχουν επισημανθεί.
Όταν χρησιμοποιείτε το κουμπί "Αρχείο" στα επιλεγμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτά καταργούνται από τα εισερχόμενα .
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα, ωστόσο, δεν διαγράφονται από το Gmail, αλλά μόνο από το φάκελο των ληφθέντων μηνυμάτων.
Η ειδοποίηση ενός μηνύματος εξαφανίζεται ακόμα και αν δεν έχει διαβαστεί αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
Σε οποιοδήποτε πρόγραμμα ή εφαρμογή διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίζονται κυρίως σε 5 ενότητες:
- Τα εισερχόμενα πρέπει να περιλαμβάνουν όλα τα ληφθέντα μηνύματα τα οποία είναι σημαντικά και ενδιαφέροντα.
- Αλληλογραφία που στάλθηκε, με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στάλθηκαν σε άλλους
- Spam, με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρούνται αυτόματα ανεπιθύμητα.
- Κάδο απορριμμάτων, διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
- Αρχειοθετημένα, όλα τα μηνύματα έχουν αφαιρεθεί από τα Εισερχόμενα, αλλά δεν έχουν διαγραφεί.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεται να διαβαστούν ή να ανοιχθούν αμέσως, αλλά τα οποία διατηρούνται καλύτερα και δεν διαγράφονται, πρέπει να μεταφερθούν στο Αρχείο .
Οι διαφορές μεταξύ αρχειοθετημένων και διαγραμμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ σημαντικές:
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν διαγράφονται αυτόματα μετά από μια ορισμένη χρονική περίοδο καθώς βρίσκονται στον κάδο απορριμμάτων, αλλά θα παραμείνουν στο Gmail μέχρι να διαγραφούν με μη αυτόματο τρόπο.
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα περιλαμβάνονται επίσης σε γενικές αναζητήσεις που πραγματοποιούνται μέσω της μηχανής αναζήτησης του Gmail, κάτι που δεν ισχύει για τα ανεπιθύμητα ή τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετράνε εντός του ορίου του χώρου αποθήκευσης του Gmail, ενώ, αντιθέτως, τα διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν υπολογίζονται.
Τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως προαναφέρθηκε, δεν σημειώνονται αυτόματα ως αναγνωσμένα και στην πραγματικότητα, εάν αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να το ανοίξετε ή να το διαβάσετε, παραμένει επισημασμένο ως αδιάβαστο ακόμα και αν δεν συμπεριλαμβάνεται στην καταμέτρηση του μηνύματος που διαβάζεται.
Από πού καταλήγουν τα μηνύματα που έχουν αρχειοθετηθεί στο Gmail "> όλα τα μηνύματα ", θα εμφανιστούν όλα τα εισερχόμενα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όλα τα αρχεία του Αρχείου όλα μαζί.
Αν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, υπάρχει μια καρτέλα Αρχείο για να περιηγηθείτε μόνο σε αυτά.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένα με μια ετικέτα θα είναι στη συνέχεια ορατά στους διάφορους φακέλους με μια ετικέτα, τόσο εκείνα που δημιουργεί αυτόματα το Gmail όσο και εξατομικευμένα.
Τώρα που γνωρίζουμε πώς να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία για την αρχειοθέτηση μηνυμάτων, ας δούμε πώς να το χρησιμοποιήσουμε για να επαναφέρουμε τον αριθμό των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων στα εισερχόμενα .
Πρώτα απ 'όλα, για να αρχειοθετήσετε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα, συμπεριλαμβανομένων των παλιών, χωρίς να τα διαγράψετε, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο.
Στη συνέχεια, πατήστε το κάτω βέλος που βρίσκεται στο πλαίσιο αναζήτησης του Gmail, πατήστε το κουμπί δίπλα στην Αναζήτηση και τοποθετήστε τα "μη αναγνωσμένα μηνύματα".
Στο κάτω μέρος, πατήστε το σύνδεσμο δημιουργίας φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση, επιβεβαιώστε τη δράση και, στη συνέχεια, στο παράθυρο φίλτρου, επιλέξτε μόνο το πλαίσιο "Ignore Inbox (Archive)".
Πριν κάνετε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου, επιλέξτε την επιλογή " Εφαρμογή φίλτρου επίσης σε προηγούμενες συνομιλίες ".
Όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα μέχρι σήμερα θα αρχειοθετηθούν και θα επαναρυθμιστεί ο αριθμός που εμφανίζει τα μηνύματα προς ανάγνωση.
Για να ολοκληρώσετε, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις του Gmail πιέζοντας το κουμπί ταχυτήτων επάνω δεξιά, μεταβείτε στην ενότητα Φίλτρα και διαγράψετε το νεοδημιουργημένο φίλτρο (για να αποτρέψετε την αυτόματη αρχειοθέτηση των επόμενων εισερχόμενων μηνυμάτων).
Με τη δημιουργία φίλτρων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι δυνατόν να διασφαλιστεί ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από σαφώς καθορισμένες διευθύνσεις αρχειοθετούνται αυτόματα, αφήνοντάς τα ακόμη ως μη αναγνωσμένα.
Μπορείτε επίσης να αρχειοθετήσετε όλα τα μηνύματα, τόσο ανάγνωσης όσο και μη, που έχουν ληφθεί πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία .
Για να το κάνετε αυτό, αναζητήστε : στα εισερχόμενα πριν: 2016/12/31 (σε αυτό το παράδειγμα θέλω να αρχειοθετήσω όλα τα μηνύματα που ελήφθησαν πριν από τις 31 Δεκεμβρίου 2016), στη συνέχεια πατήστε Δημιουργία φίλτρου για αυτήν την αναζήτηση και επιλέξτε την ενέργεια Ignore Inbox ), με την επιλογή να εφαρμοστεί το φίλτρο σε όλες τις συνομιλίες.
Στο μέλλον, κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα που δεν χρειάζεται να διαβάσετε (όπως μια ειδοποίηση από το Facebook, το Amazon ή άλλες εφαρμογές), χωρίς να το διαγράψετε, μπορείτε να το καταθέσετε απευθείας.
Για να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, απλά επιλέξτε το από τη λίστα και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί Αρχείο στην κορυφή για να εξαφανιστεί από τα εισερχόμενα.
Η ενέργεια για την αρχειοθέτηση των μηνυμάτων μπορεί να επιταχυνθεί σε έναν υπολογιστή επιλέγοντας Email και πατώντας το πλήκτρο E στο πληκτρολόγιο.
Στο Gmail για Android μπορείτε να μεταβείτε στο Μενού> Ρυθμίσεις> Γενικές Ρυθμίσεις> προεπιλεγμένη ενέργεια Gmail και να επιλέξετε Αρχείο (αντί για Διαγραφή.
Με αυτό τον τρόπο, απλά σύρετε ένα μήνυμα αριστερά ή δεξιά για να το αρχειοθετήσετε χωρίς να το διαγράψετε.
Επίσης στο Gmail για iPhone και iPad μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αρχείο αφού επιλέξετε τα μηνύματα εισερχομένων.
Εάν κατά λάθος αρχειοθετήσατε ένα μήνυμα, μπορείτε να το επιστρέψετε εύκολα στα Εισερχόμενά σας, αναζητώντας το από τη λίστα Όλες οι μηνυμάτων, επιλέγοντάς το και στη συνέχεια χρησιμοποιώντας το πλήκτρο για να το μετακινήσετε στα Εισερχόμενα .
