Στην εργασία γραφείου υπάρχουν δύο προγράμματα που χρησιμοποιούνται περισσότερο: Word και Excel. Η καλή σχέση με αυτά τα δύο προγράμματα δεν σημαίνει ούτε τη λήψη ευρωπαϊκής άδειας, η οποία είναι πιστοποιητικό χωρίς πρακτικό νόημα, ούτε να γνωρίζουμε πώς να χρησιμοποιούμε κάθε επιλογή των προγραμμάτων του Office.
Το σημαντικό είναι να γνωρίζουμε πώς να χρησιμοποιούμε ορισμένες βασικές λειτουργίες της σύνταξης εγγράφων και της εργασίας με υπολογιστικά φύλλα, προκειμένου να είμαστε γρήγοροι και ικανοί στις πιο συχνές καθημερινές εργασίες.
Εδώ είναι τέσσερις βασικές λειτουργίες που μπορείτε να κάνετε με το Word και το Excel, οι οποίες ενσωματώνουν άλλους οδηγούς που έχουν ήδη γραφτεί σε αυτό το blog.
1) Έχουμε ήδη εξηγήσει, σχετικά με το Excel, 4 πράγματα που πρέπει να κάνουμε για να γίνουμε καλοί με τα λογιστικά φύλλα .
Με αυτή την ευκαιρία τροφοδοτούμε αυτό το άρθρο μιλώντας για την αυτόματη πλήρωση των κυττάρων που είναι μια σημαντική πράξη που πρέπει να γνωρίζουμε για να δουλέψουμε σε κάθε επίπεδο.
Για να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη πλήρωση, απλά πληκτρολογήστε έναν αριθμό σε ένα κελί και τον επόμενο αμέσως κάτω.
Στη συνέχεια, πατήστε το ποντίκι στη γωνία του δεύτερου κελιού, όπου υπάρχει ένα μικρό τετράγωνο που επισημαίνεται, και σύρετε προς τα κάτω κρατώντας πατημένο για να δείτε ότι τα άλλα κελιά γεμίζουν με διαδοχικούς αριθμούς.
Οι ακολουθίες μπορεί να είναι αριθμοί, ημερομηνίες ή ακόμα πιο πολύπλοκες φόρμουλες.
Για παράδειγμα, εάν έχετε αρκετές στήλες αριθμών, μπορείτε να υπολογίσετε όλες τις τιμές αυτής της στήλης καταγράφοντας τον σχετικό τύπο στο κάτω κελί.
Για να μετρήσετε τους αριθμούς των άλλων στηλών τώρα απλά χρησιμοποιήστε το σύστημα αυτόματης πλήρωσης, σύροντας το τετράγωνο στα κενά κελιά δίπλα του, για να κάνετε τον ίδιο υπολογισμό στο κάτω μέρος της κάθε άλλης στήλης επίσης.
Όταν αφήνετε το ποντίκι αφού σύρετε τη γωνία της γεμάτης στήλης πάνω στα κενά, θα έχετε τον μέσο όρο των αριθμών για κάθε κελί.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με την αυτόματη συμπλήρωση του Excel, μπορείτε να διαβάσετε τον πολύ πλήρη οδηγό ιστότοπων της Microsoft.
2) Εύκολη διαχείριση δεδομένων με τον πίνακα περιστροφής
Αξίζει επίσης να θυμηθούμε πώς κατασκευάζονται τα συγκεντρωτικά πινάκια, τα οποία είναι απολύτως απαραίτητα στο Excel.
Ο πίνακας περιστροφής είναι προσβάσιμος από το μενού " Εισαγωγή ".
Εάν κάνετε κλικ στο εικονίδιο του πίνακα περιστροφής μετά την επισήμανση ενός ολόκληρου πίνακα δεδομένων (συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων), το εργαλείο αναλύει τα δεδομένα και τα μεταφέρει σε ένα νέο φύλλο όπου μπορείτε να χειριστείτε τις στήλες με διάφορους τρόπους.
Γίνεται δυνατή η επιλογή των στηλών των προς ανάλυση δεδομένων και η επιλογή του τρόπου χειρισμού τους, για παράδειγμα για τον υπολογισμό του μέσου όρου.
Η χρήση ενός πίνακα περιστροφής σώζει πολύ χρόνο, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε αυτόματα λειτουργίες.
3) Τώρα ας προχωρήσουμε στο Microsoft Word, το πιο χρησιμοποιημένο πρόγραμμα στον κόσμο για την εγγραφή εγγράφων.
Το γράψιμο δεν είναι δύσκολο, αλλά η μορφοποίηση του κειμένου και η απόδοση του με κάποιο τρόπο στο φύλλο μπορεί να σας οδηγήσει σε τρελό.
Υπάρχουν δύο πράγματα που πρέπει να μπορείτε να κάνετε με το Word: τη διαχείριση των κεφαλίδων και τη διάταξη σελίδας και τη μορφοποίηση κειμένου.
Οι επικεφαλίδες είναι σημαντικές για την πραγματοποίηση των ίδιων των τίτλων παραγράφων στο έγγραφο.
Σχεδιάζοντας τις επικεφαλίδες στο Word είναι σημαντικό να μην χρειάζεται να τις επαναλάβετε κάθε φορά για κάθε νέο έγγραφο.
Οι κεφαλίδες μπορούν να μορφοποιηθούν από το μενού "Εισαγωγή" επιλέγοντας το εικονίδιο "Κεφαλίδα".
Χρησιμοποιώντας κεφαλίδες, μπορείτε να επεξεργαστείτε όλες τις σελίδες ενός εγγράφου με μια κίνηση.
Αυτή η σελίδα βοήθειας εξηγεί πώς να εισάγετε κεφαλίδες και υποσέλιδα εγγράφων.
4) Διαχείριση διάταξης σελίδας
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να γνωρίζει κάθε άτομο που συνεργάζεται με το Word είναι ο τρόπος ρύθμισης και προεπισκόπησης της μορφής μιας σελίδας σε ένα έγγραφο.
Ορισμένα από τα εργαλεία που σχετίζονται με τη διάταξη σελίδας είναι στο μενού " Εισαγωγή ".
Από εδώ μπορείτε να προσθέσετε "Αριθμοί σελίδων" για να αυτοματοποιήσετε και να διαχειριστείτε την αρίθμηση σελίδων.
Στο μενού " Διάταξη σελίδας " υπάρχουν διάφορες επιλογές μορφοποίησης, για τη διαχείριση των περιθωρίων αυτόματα.
Οι επιλογές περιθωρίων σελίδας, από την άλλη πλευρά, σας επιτρέπουν να αλλάξετε χειροκίνητα τα περιθώρια του εγγράφου αριστερά και δεξιά.
Σχετικά με το Word, αναφέρομαι σε δύο άλλους οδηγούς αυτού του blog σχετικά με τις βασικές έννοιες για να γνωρίζω και τις πιο σημαντικές λειτουργίες που πρέπει να χρησιμοποιήσω:
- 5 χρήσιμες λειτουργίες για τη χρήση του Word με επαγγελματικό και γρήγορο τρόπο
- Οδηγός μορφοποίησης κειμένου λέξεων: στυλ, ενότητες και παραγράφους
