Το Microsoft Word είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιημένα προγράμματα σπουδαστών, υπαλλήλων γραφείου και όσων χρειάζεται να εργαστούν με έγγραφα. Το γράψιμο ενός κειμένου με το Word είναι πολύ εύκολο, αλλά το χρησιμοποιεί γρήγορα, επιλύοντας κάθε πρόβλημα μορφοποίησης και "σχεδιάζοντας" ακόμη και το κείμενο με επαγγελματικό τρόπο, παρουσιάζοντας και εκτυπώνοντας το έγγραφο καλά.
Τα σημαντικά πράγματα που πρέπει να προσέξετε σε ένα έγγραφο του Word είναι τα μεγέθη γραμματοσειρών, έντονα, πλάγια και τα παρόμοια και τα αντικείμενα μέσα, όπως πίνακες και εικόνες.
Υπάρχουν πολλά κρυμμένα κόλπα και συντομεύσεις στο Word που διευκολύνουν την επεξεργασία κειμένου, οπότε σε αυτό το σύντομο οδηγό βλέπουμε 10 πράγματα για να μάθετε καλύτερα να γράφετε ένα έγγραφο του Word (εκδόσεις του Office 2007 και του 2010).
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: Οδηγός για στυλ, ενότητες και παραγράφους στο Word
1) Η επιλογή του κάθετου κειμένου
Κανονικά μπορείτε να επιλέξετε έναν χαρακτήρα, μια λέξη, μια φράση ή μια παράγραφο με το ποντίκι, πάντα οριζόντια.
Μερικές φορές μπορεί να είναι απαραίτητο να επιλέξετε κείμενο κάθετα, για παράδειγμα, για να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μια σειρά αριθμών.
Για να επιλέξετε το κείμενο κάθετα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο ALT, σύρετε προς τα κάτω με το ποντίκι και αφήστε το πλήκτρο ALT πριν απελευθερώσετε το ποντίκι (διαφορετικά θα ανοίξει η αναζήτηση).
2) Προεπιλογή γραμμής (διάστημα μεταξύ δύο γραμμών)
Η προεπιλεγμένη απόσταση γραμμών στο Microsoft Word 2010 είναι 1, 15 ενώ είναι 1 στο Microsoft Word 2003. Η Microsoft άλλαξε την απόσταση μεταξύ γραμμών για να κάνει το κείμενο ευανάγνωστο, αλλά εάν προτιμάτε το παλιό στυλ με διαστήματα 1, μπορείτε να αλλάξετε το διάστημα μεταξύ τις γραμμές, ρυθμίζοντας:
από την καρτέλα Αρχική στο επάνω μενού, το προεπιλεγμένο Κανονικό στυλ, πατήστε το δεξί κουμπί και εισάγετε Επεξεργασία.
Στο παράθυρο που εμφανίζεται, πατήστε Μορφή, επιλέξτε Παράγραφο και, κάτω από την απόσταση, τροποποιήστε το διάστημα.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK και επιλέξτε το πλαίσιο "σε νέα έγγραφα με βάση αυτό το μοντέλο" για να έχετε πάντα αυτό το διάστημα μεταξύ τους στο μέλλον.
3) Αλλάξτε την προεπιλεγμένη διαδρομή Αποθήκευση
Από προεπιλογή, το Microsoft Word αποθηκεύει κάθε νέο αρχείο στο φάκελο "Έγγραφα". Για να αλλάξετε το φάκελο όπου θα αποθηκευτούν τα αρχεία, κάντε κλικ στο κουμπί επάνω αριστερά και, στη συνέχεια, στο κουμπί Επιλογές του Word στη δεξιά γωνία του παραθύρου.
Στην ενότητα " αποθήκευση " μπορείτε να αλλάξετε τόσο τη διαδρομή της αυτόματης αποθήκευσης όσο και την προεπιλεγμένη αποθήκευση εγγράφων.
4) Αλλάξτε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά
Η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά για νέα έγγραφα στο MS Word 2010 είναι το Calibri, εξαιρετική γραμματοσειρά για online προβολή, όχι το καλύτερο για εκτύπωση.
Πολύ καλύτερα να χρησιμοποιείτε Times New Roman ή Arial για την εκτύπωση επίσημων εγγράφων για παρουσίαση στην εργασία ή το σχολείο.
Αντί να αλλάζετε γραμματοσειρές κάθε φορά, είναι προτιμότερο να αλλάξετε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά κάνοντας δεξί κλικ στο κουμπί Κανονικό στυλ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
Μεταβείτε στην επιλογή Επεξεργασία, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Γραμματοσειρά.
Στο παράθυρο διαλόγου επιλέξτε τη γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιηθεί με όλα τα έγγραφα.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK και, στη συνέχεια, επιλέξτε πάντα το στοιχείο " σε νέα έγγραφα που βασίζονται σε αυτό το μοντέλο ".
5) Μετακίνηση κειμένου σε πίνακα
Για να μετακινήσετε μια ή περισσότερες σειρές μέσα σε ένα τραπέζι προς τα επάνω ή προς τα κάτω χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε τη μορφοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επικόλληση αντιγραφής, αλλά αυτό δεν είναι ο καλύτερος τρόπος.
Χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα ALT + SHIFT + UP ή DOWN, μπορείτε να μετακινήσετε ολόκληρη τη γραμμή πάνω ή κάτω.
Πριν μετακινήσετε μια σειρά, επιλέξτε την με το ποντίκι.
Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να μετακινείτε τμήματα κειμένου χωρίς να καταστρέφετε τη μορφοποίηση.
ΔΙΑΒΑΣΤΕ ΕΠΙΣΗΣ: 12 ειδικές λειτουργίες του Word που χρησιμοποιούνται πάντα κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου
6) Αλλάξτε γρήγορα την απόσταση μεταξύ γραμμών (απόσταση γραμμών)
Για να αλλάξετε γρήγορα το διάστημα μεταξύ των διαφόρων παραγράφων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης:
CTRL + 1 -> απόσταση γραμμής σε 1
CTRL + 2 -> απόσταση γραμμής στο 2
CTRL + 5 -> απόσταση γραμμής στο 1, 5
Δεν είναι απαραίτητο να επιλέξετε την παράγραφο, απλά τοποθετήστε το δρομέα στο σημείο που πρέπει να τροποποιηθεί.
7) Προσθέστε γρήγορα σύνορα ή συμπαγή γραμμές
Για να προσθέσετε ένα περίγραμμα, ένα διαιρέτη ή μια συμπαγή γραμμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ειδικούς χαρακτήρες στο Word:
Πατήστε 3 φορές - (παύλα) και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε μια συνεχή υπογράμμιση.
Πατήστε το κουμπί _ (υπογράμμιση) τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε μια πιο έντονη υπογράμμιση.
Πατήστε * (αστερίσκο) τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε μια διακεκομμένη γραμμή.
Πιέστε = (ίσο με) τρεις φορές και πατήστε Enter για να σχεδιάσετε μια διπλή υπογράμμιση.
Στην ενότητα Διάταξη υπάρχει το κουμπί για να προσθέσετε σύνορα σελίδων ή σύνορα σε μια παράγραφο.
8) Βρείτε μορφοποιημένα κομμάτια
Ένα κείμενο μπορεί να έχει ένα τρομερό μίγμα διαφορετικών γραμματοσειρών και διαφορετικών μεγεθών.
Ευτυχώς, από την αναζήτηση, είναι δυνατό να βρεθεί γραπτό κείμενο με συγκεκριμένο χαρακτήρα και επίσης τολμηρό ή πλάγια κείμενο.
Στο Word 2010 Πατήστε CTRL + F για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση, ενώ στο Word 2007 πατήστε CTRL - Shift - T.
Στο πλαίσιο Εύρεση θέσης (Find What), κάντε κλικ στην επιλογή Άλλο (Other) και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις επιλογές από το μενού μορφοποίησης.
Για αναζήτηση, πατήστε το κουμπί Εύρεση επόμενου .
Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε μια γραμματοσειρά για να δείτε ποια μέρη του κειμένου είναι γραμμένα με αυτόν τον τρόπο.
9) Αντιγράψτε ένα κείμενο που έχει μορφοποιηθεί με κάποιο τρόπο και επικολλήστε το σε ένα νέο έγγραφο .
Όταν αντιγράφετε κάτι από ένα έγγραφο σε άλλο, μπορεί να θέλετε να διατηρήσετε την αρχική μορφοποίηση ή όχι.
Μπορείτε να ορίσετε μια ειδική μορφοποίηση για το επικολλημένο κείμενο αλλάζοντας τη γραμματοσειρά στο μικρό παράθυρο που εμφανίζεται κάνοντας δεξί κλικ σε ένα κενό τμήμα του φύλλου.
Πολύ πιο απλά, μπορείτε να μεταβείτε στις Επιλογές του Word από το κύριο μενού στο επάνω αριστερό μέρος, να μεταβείτε στις προχωρημένες ρυθμίσεις και να αλλάξετε τις επιλογές στην ενότητα Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση .
10) Η μορφή αντιγραφής είναι το κλειδί για την αντιγραφή της μορφοποίησης μιας λέξης σε ένα άλλο τμήμα του κειμένου.
Για να γίνει αυτό πρώτα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό πλήκτρων CTRL - Shift - C και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λέξη και πατήστε CTRL - Shift - V.
11) Τέλος, θυμηθείτε ότι στο Word μπορείτε γρήγορα να δημιουργήσετε ένα εξώφυλλο του εγγράφου από το μενού Insert -> Frontispiece (Δεν είναι γνωστό ποιος το μεταφράζει έτσι).
Κάνοντας δεξί κλικ σε ένα από τα προκαθορισμένα καλύμματα, μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητές του και να τα προσαρμόσετε.
Σε άλλα άρθρα, θυμάμαι να διαβάζω:
- Συνδυασμοί πλήκτρων για το Word 2007 και το 2010 και προσαρμοσμένη γραμμή μενού
- Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word επαγγελματικά και γρήγορα με 5 χρήσιμες λειτουργίες
